MSI Burkina lance un avis de recrutement d'un(e) Un Chargé d'Administration

Le titulaire du poste assurera les activités suivantes:
Gestion de l'Administration
• Etablir et suivre les différents contrats (bail, vacataires, divers personnels occasionnels, fourniture de biens et services) ;
• Suivre les différentes conventions et accords-cadres avec l'Etat
• Suivre les échéances des différents contrats ainsi que leur renouvellement dans les délais requis ;
• Veiller au respect strict des clauses contractuelles consignées dans les différents contrats et conventions;
Faire la veille législative et réglementaire dans son domaine de compétence;
• Apporter un appui à la logistique, aux finances et aux RH dans l'exécution des différents contrats tout en facilitant la collaboration entre les 3 départements;
• Etablir les différentes expressions de besoins et s'assurer de leur efficience;
• Vérifier les factures liées aux consommations du bureau (eau, électricité, Internet, téléphone, etc) et les transmettre au service des finances;
• Préparer les demandes de paiement des vacataires et du personnel occasionnel;
• Assurer un archivage systématique (numérique et physique) de tous les documents administratifs;
• Gérer la salle d'archives de l'ONG ;
• Exécuter toutes autres tâches spécifiques confiées par son superviseur hiérarchique.

Gestion des équipements et des stocks du bureau:
• Organiser/appuyer la remise des équipements aux staffs ou partenaires conformément aux procédures de MSI BF ;
• Gérer le stock de fournitures de bureau, de produits d'entretien et alimentaires gardés au niveau du siège ;
• Garantir la disponibilité des produits, articles et consommables

Secrétariat:
• Planifier les réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réserver les salles de réunion; .
• Rédiger les comptes rendus des réunions;
• Reproduire & classer les documents conformément aux procédures d'archivage en vigueur à MSI BF ;
• Rédiger les documents administratifs (Memos, notes de service, attestions, PV et comptes rendus, décisions) ;
Gestion des évènements et des voyages
Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes:
• Elaborer et vérifier les budgets des événements si nécessaire (atelier, formation, séminaire, etc.) conformément à la politique des perdiems à MSI BF ;