L’Organisation Mondiale de la Santé (OMS) recrute un(e) (01) Réceptionniste
Ouagadougou
27/03/2022 - 11:54
Annonceur
L’Organisation Mondiale de la Santé (OMS)
Professionnel
CONTEXTE
Le/la réceptionniste travaille en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe ainsi que les autres membres du personnel du bureau pour échange d'informations et pour assurer la prestation cohérente de services.
Sous la direction et la supervision de l’Administrateur Chargé des Opérations, le/la réceptionniste fournit les services de communication téléphonique et les services généraux de réception et d'information assurant la qualité et l'exactitude du travail. Le/la Réceptionniste favorise un service clientèle de qualité et la traçabilité du courrier. Le titulaire effectue des tâches extrêmement diverses et variées au point qu'elles ne sont pas classées dans un emploi de bureau spécifique et qui nécessitent une connaissance limitée des systèmes de gestion et des procédures de bureau. Les tâches de bureau peuvent être assignées conformément aux procédures du bureau pays
Emploi
Coopération internationale
Administration
BEP / BAC
Bureau pays OMS Burkina Faso, Ouagadougou
Contrat à durée déterminée
12 mois
L’Organisation Mondiale de la Santé (OMS)
l’Administrateur Chargé des Opérations de l'OMS au Burkina
Sous la supervision et les orientations générales de l’Administrateur Chargé des Opérations, le/la titulaire effectuera les principales tâches suivantes :
Accueil et réception des visiteurs
• Suivi des visiteurs du Bureau en les assistant et les orientant.
• Gestion du standard en accord avec les mesures protocolaires appropriées (répondre aux appels téléphoniques, transférer les appels et prendre les messages);
• Réceptionner, enregistrer, distribuer, classer le courrier, les documents et toutes autres pièces ;
• Assurer la gestion des factures des fournisseurs à travers un mécanisme de contrôle de la réception à la distribution pour traitement ;
• Maintenir et mettre à jour les systèmes de bases de données, email, de façon manuelle ou à l’aide d’un ordinateur ;
• Collecter et transmettre le courrier, les valises diplomatiques et autres documents des bureaux, des agences gouvernementales et autres institutions ;
• Tenir les registres comme requis ;
• Utiliser les machines de bureau, tels que les photocopieurs et les scanners, les duplicateurs
• Maintient et met à jour l’annuaire téléphonique des partenaires, des Agences des NU, des départements ministériels et autres entités gouvernementales, des organisations internationales, des ambassades, des ONG, ainsi que d`autres contacts jugés importants ;
• Collaboration avec les agents de sécurité pour les enregistrements des entrées/sorties.
• Effectuer toute autre tâche selon les besoins du service.
• Salaire mensuel, suivant la grille salariale d’un contrat SSA, équivalent au grade G2.
• Devise : FCFA
• Les horaires de travail sont ceux de l’OMS
Education (Qualifications):
• Essentielle : Niveau terminal ou formation technique équivalente
• Souhaitable : Une formation dans les tâches de dactylographie/Secrétariat ou dans un domaine administratif serait un avantage.
Expérience:
• Essentielle : minimum un (01) ans d’expérience pratique et progressive en tant que Commis de bureau/ réceptionniste ou dans un travail administratif
• Souhaitable : Une expérience de travail à des postes similaires au sein d’une Agence du Système des Nations Unies ou dans une structure internationale ou multinationale serait un avantage.
Compétences essentielles :
• Favoriser l’intégration et le travail en équipe,
• Communiquer de manière crédible et efficace,
• Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
• Produire des résultats,
• Se connaître et se gérer
Compétences fonctionnelles:
• Travaille activement vers une acquisition du savoir personnel et continu et agit sur le plan d’apprentissage et applique les aptitudes nouvellement acquises
• Capacité à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre/consolider les apports de plusieurs sources ;
• Capacité à concevoir, travailler et exécuter des tâches avec peu de supervision ;
• Habilité à créer et maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes de nationalité et de
culture différentes ;
• Excellentes compétences interpersonnelles, discrétion, tact et diplomatie.
• Fait preuve d’intégrité en mettant en avant les valeurs de l’OMS
Autres qualifications:
• IT : Excellence connaissance de l’outil informatique (Microsoft office).
Langues:
• Excellente connaissance du français.
• Une connaissance pratique de l'anglais serait un atout.
