Le Fonds FIDA recrute un(e) Assistant(e) de programme de pays(burkinabè uniquement)

Les principaux résultats/activités majeures peuvent inclure :
• Appui aux programmes/projets (COSOPs, conception, mise en œuvre, achèvement) ;
• Gestion des ressources et support Office ;
• Fonctions managériales.
Fonctions clés et résultats
1. APPUI PROGRAMME/PROJET : L’Assistant de programme de pays veille à ce que des informations et des données opportunes, complètes et précises soient disponibles pour appuyer l’exécution efficiente et efficace des projets appuyés par le FIDA, au nom des équipes de pays qui leur ont été assignées dans toutes les phases du projet (COSOP, Conception/Mise en œuvre/Achèvement) pour ces activités dans la Région.

Les responsabilités peuvent inclure :
• Assistance à la rédaction des mandats de préparation des membres des missions (COSOP, conception, soutien à la mise en œuvre, achèvement) ;
• Appuyer la préparation des documents et leur harmonisation avec les normes et procédures du FIDA (p. ex. pour le rapport de conception des projets), assurer la surveillance pour assurer leur soumission en temps opportun aux processus d’examen internes et leur présentation aux organes directeurs;
• Organiser des réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes au projet/programme (par exemple, réunions de l’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites par pays de la haute direction, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et le repérage des sites et des activités connexes (par exemple, la conservation des données dans les systèmes d’entreprise du FIDA) ;
• Saisie de la base de données des nouveaux projets/subventions/programmes d’investissement dans le Système de subventions et de projets d’investissement (GRIPS) et le Système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) du FIDA au cours de la phase de conception (par exemple.log cadre et jalons prévus) ainsi que la saisie et la mise à jour des données dans le Système de subventions et de projets d’investissement (GRIPS) et le Système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) du FIDA, et l’extraction d’informations sur les projets et les stratégies de pays selon les besoins;
• Télécharger et profiler les documents requis à des fins de gestion des documents et de gestion des connaissances (par exemple, dans la bibliothèque des opérations (ODC), sur xdesk, via le système de gestion électronique des documents du FIDA), et partager l’information avec les partenaires du projet et d’autres parties prenantes, au besoin.

2. APPUI DE BUREAU: L’assistant de programme de pays veille à ce que toute la gamme des activités relatives aux opérations administratives du programme de pays respecte les règlements, règles et procédures établis.
Les responsabilités administratives couvrent les déplacements, les ressources humaines et financières et l’approvisionnement. Les responsabilités peuvent inclure :
• Préparer les préparatifs de voyage liés au programme, y compris les transactions relatives à la planification des ressources d’entreprise (ERP) de PeopleSoft Financials, pour le personnel situé dans le RO/ACO/bureau(x) de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système d’entreprise, le traitement des visas et des arrangements logistiques, et aider le personnel à se conformer aux recommandations de l’UNDSS sur les voyages;
• Assistance logistique pendant les processus de recrutement de personnel non membre du personnel, par exemple consultants et stagiaires, et activités d’approvisionnement connexes, y compris la saisie de PeopleSoft et la maintenance des données
• Effectuer des transactions liées aux RH et aux finances erp et initier des demandes de paiement;
• Appuyer l’administration et l’exécution des budgets alloués aux programmes et procéder à l’examen de premier niveau des dépenses administratives, selon les besoins;
• Fournir de l’aide au bureau, en s’occupant de l’administration de routine des documents (y compris la gestion des communications entrantes et sortantes et la tenue des dossiers du bureau et des systèmes de classement) au besoin;
• • Fournir des documents d’information/à l’appui sur demande, formater/rédiger des éléments standard des documents en veillant à ce que la documentation appropriée soit soumise en temps opportun au système de gestion des documents du FIDA;
• • Effectuer d’autres activités administratives liées à la gestion du bureau, selon les besoins et les attributions du chef de bureau.

3. FONCTIONS MANAGÉRIALES : L’Assistant de programme de pays est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Il s’agit notamment de contribuer aux exercices de préparation du budget du bureau de pays et de suivre les sous-allocations émises; mettre en œuvre des processus d’approvisionnement et aider aux procédures de clôture des contrats; l’utilisation efficace de la fonctionnalité ERP pour améliorer les résultats opérationnels; la simplification des processus de transaction et de déclaration; et l’amélioration des services à la clientèle, la supervision du personnel de soutien, le cas échéant.

Indicateurs de rendement clés:
Les principaux résultats ont un impact indirect sur l’efficacité globale de l’équipe en matière d’appui aux bureaux de pays et sur le succès de la mise en œuvre des opérations du programme régional. La saisie précise des données et la présentation de l’information renforcent la position du FIDA en tant que partenaire de développement solide. Les informations fournies facilitent les activités d’appui aux projets/programmes et la prise de décisions relatives aux programmes.

Relations de travail:
L’Assistant de programme de pays travaille en étroite collaboration avec le spécialiste régional (P3), l’analyste régional (P-2), l’analyste de données (NOB) et en coordination avec le siège du FIDA (équipe de liaison du programme régional), pour échanger des informations à l’appui de l’exécution du programme ainsi que de l’appui administratif. Le titulaire participe continuellement à l’appui et à la coopération des unités administratives.