La GIZ /Burkina recherche des candidatures pour un poste de Chargé (e) de dossiers financiers pour le projet RBT-WAP

Placé (e) sous la responsabilité du coordonnateur Administration et finances, le/la titulaire du poste a pour mission de :
• gérer la caisse / banque de l'antenne du projet;
• assurer un bon fonctionnement du secrétariat de l'antenne du projet;
• assurer une bonne communication et transmission de l'information interne et externe;
• assurer un classement des documents dans des dossiers papiers conformément aux règles d'archivage de la GIZ ;
A ce titre, il/elle sera responsable des attributions suivantes:

Travaux de secrétariat :
• communiquer de manière prompt et efficace avec les différents collaborateurs dans le cadre de la mise en œuvre des activités du programme par différents canaux (mail, téléphone, affichage etc.)
• gérer le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organiser le traitement selon les priorités;
• s'occuper de la correspondance nécessaire (réponses) ;
• prêter assistance pour l'organisation d'événements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires au sein et en dehors du projet;
• soutenir la préparation de programmes de visite, gérer le planning des déplacements, organiser le transport des visiteurs/visiteuses, gérer les réservations d'hôtels;
• photocopier et numériser des documents en fonction des besoins;

Gestion de la caisse / Banque :
• assurer la gestion de la caisse, de là banque, du livre de caisse, les opérations de la caisse, les opérations banque et la préparation des justificatifs conformément aux procédures en vigueur;
• effectuer tous les jours le rapprochement entre la caisse et le livre de caisse;
• rendre compte au responsable des excédents ou déficits de trésorerie;
• informer immédiatement le responsable lorsque la trésorerie atteint un montant minimum;
• payer les frais de missions et les participants aux ateliers et autres rencontres organisées par le programme ;
• prêter appui à la préparation des documents relatifs aux achats (demande d'achat etc) et contrôler la conformité des factures aux procédures internes du programme; ..
• traiter physiquement les factures et reçus;
• classer des copies des pièces justificatives fournies par les prestataires;
• prêter appui dans les travaux de suivi des carnets de bord des véhicules, de l'inventaire du matériel et des congés du personnel.

Administration et gestion des connaissances:
• assister l'administrateur dans la gestion des contrats et de la logistique y compris les achats au niveau de l'antenne du projet;
• veiller à la mise à jour régulière du répertoire téléphonique (numéros de téléphone et de télécopie et adresses électroniques) •
• aider à la mise en place et à l'entretien d'un système de rangement et de classement des dossiers pour le bureau ou le projet, traiter les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines de l'administration et de la comptabilité;
• classer quotidiennement le courrier entrant et le courrier sortant;

Tâches à caractère général :
• veiller au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de programme;

Autres attributions:
• Assumer d'autres activités et tâches sur instruction de son supérieur hiérarchique.