Le Bureau International des droits des Enfants recherche un(e) Adjoint (e) en administration et logistique

Sans limiter à la généralité !je ce qui précède et sans exclure d'autres mandats qui pourraient lui être confiés par la Cheffe de projet, l'employé (e) doit notamment:

A. Appuyer la cheffe de projet dans la réalisation des tâches administratives :
• Organisation des réunions d'équipe et prise de note
• Accueil des visiteurs et réception téléphonique
• Offrir un support administratif général et effectuer toute autre tâche reliée au bon fonctionnement du bureau
• Assurer une circulation fluide de l'information administration au sein au Bureau et favoriser l'émergence d'une bonne dynamique
• Faire le suivi des renouvellements des contrats de bail, l'assurance de responsabilité civile, et de tout document officiel lié aux locaux bureau et domiciles de l'IBCR au Burkina Faso.
• Tenir à jour le suivi des renouvellements et informer la cheffe de projet des dates de renouvellement pour les besoins d'amendement.
• Evaluer les besoins en fournitures, mobilier, produits d'entretiens et tout autre produit consommable du bureau
• Préparer les factures et les documents de paiement pour les règlements des impôts ou tout autre facturation telle que l'électricité, l'eau courante, et porter le paiement à l'institution pertinente, sur validation de la cheffe de projet en collaboration avec le chauffeur magasinier
• Archiver toute la documentation administrative du bureau et des logements IBCR, selon le respect des procédures administratives.

B. Appuyer le lia cheffe de projet dans la réalisation des tâches logistiques :
• Gérer au quotidien le réseau informatique et les télécommunications en tant que point focal en technologie de l'information, en collaboration directe avec le point focal au siège.
• Assurer la gestion des achats du bureau, selon les demandes d'achat émises par ses collaborateur(ices), dans le respect des procédures du Bureau.
• Faire le suivi des contrats avec les fournisseurs, en assurer la bonne conformité et respect des deux parties et informer la cheffe de projet en cas de renouvellement nécessaire.
• Faire la liaison avec les fournisseurs selon les besoins et les demandes de la cheffe de' projet ou de la Direction RH-Admin et Sécurité du siège
• Préparer les contrats de service, d'achat ou autres prestations fournisseurs nécessaire au bon fonctionnement du bureau, pour validation siège et signature siège et fournisseur.
• Préparer les documents nécessaires à la validation du paiement des fournisseurs pour le département finances, dans le respect des procédures IBCR. .
• Archiver les contrats et les dossiers d'achat en version papier et électronique et les faire parvenir au siège mensuellement.
• S'assurer que les normes infrastructures de l'IBCR sont appliquées et les vices de forme reportés à la cheffe de projet et au Responsable Santé-Sécurité du siège.

C. Assurer la réalisation des tâches logistiques lors des activités ateliers :
• Etre présent aux ateliers du projet et appuyer l'équipe technique dans les tâches logistiques dans le respect des procédures d'achat du Bureau (Organisation de la salle, achats du matériel pour les ateliers commander les repas, etc.)
• Préparer et ranger la salle (mise en place gestion des documents, appui aux participant (e)s, clôture, vérifier le son et le matériel informatique ...)
• Faire les suivis avec les hôtels pour la gestion de l'intendance lors des ateliers
• Appuyer la cheffe de projet dans les aspects de communication et à la demande de la chelle de projet,
• procéder à la publication de photographies et visuels de qualité dans les communications de l'IBCR Burkina Faso en relation avec la Coordinatrice des communications du siège et son équipe
• payer les per diem et les remboursements des frais de transport des participants lors des activités du projet
• Collaborer avec tous les employés du bureau et sur délégation, assurer l'organisation des activités

D. Autres tâches liées au poste:
• Participer activement aux réunions d’équipe et rendre compte à la cheffe de projet de l'évolution des activités sous sa responsabilité,
• Partager les priorités et planning mensuels après validation
• Participer activement à la préparation et au déroulement de toutes les missions de travail pertinentes à la mise en œuvre du projet demandée par son superviseur
• Contribuer à la cohésion sociale de l'équipe
• Appuyer la cheffe de projet dans la gestion de la sécurité .
Sur demande de son responsable hiérarchique, effectuer toute autre tâche reliée à ses compétences et au bon fonctionnement du Bureau