OBJECTIFS DU POSTE/PRINCIPALE RESPONSABILITÉ:
Sous la supervision directe de la Coordinatrice des subventions, et en étroite collaboration avec les Directeurs Adjoints en charge des Programme, des Operations et des Finances, l’assistant(e) communication et subventions est chargé(e) d’une part de fournir un soutien à l'équipe des subventions et d’autre part de mettre en œuvre la communication interne et externe.
L’assistant(e) devra mettre en œuvre les stratégies de communication, de relations publiques et de relations avec les médias nationaux. Il/Elle travaillera avec les chefs de projets et les coordinateurs techniques des secteurs, afin d’intégrer les stratégies de communication au processus de planification et de développement des activités d’IRC Burkina Faso.
La fonction principale de ce poste est d’apporter un soutien à la Coordinatrice des subventions afin de travailler sur la rédaction initiale des histoires de succès, les affiches de projets et autres documents de communication externe, le soutien à l’équipe pour la conception et production de matériels de visibilité, cordonner la rédaction de newsletters, notes mensuelle bailleurs, tenir un registre des correspondances de demande de partenariat issues des institutions locales ou nationales, appuyer le département des programmes dans les rendez-vous avec le Gouvernement, les rapports pour le gouvernement et les rendez-vous avec les partenaires locaux et autres acteurs clés.
Il/Elle travaillera également sur l’archivage et le stockage des fichiers de subventions et des documents de suivi (en Excel), des photos digitalisées illustrant les activités du projet et les bases de données d'IRC, la planification et l'organisation de réunions de subventions régulières, le suivi des subventions.
RESPONSABILITÉS SPECIFIQUES:
Gestion des subventions et conformité :
• Appuyer les équipes du programme et des opérations dans la préparation et le suivi des réunions sur les subventions ;
• Aider à la préparation des visites de suivi externes, des examens et des audits, et des évaluations intersites et participer si nécessaire ;
• Maintenir des fichiers sur le portefeuille de subventions et des partenaires IRC Burkina Faso ;
• Aider l'équipe du Programme et des Opérations à préparer, réviser et modifier les protocoles d'accord et les contrats de conventions de subvention, selon les besoins du Programme pays de l'IRC au Burina Faso ;
• Établir et tenir à jour des fichiers électroniques et papier pour chaque projet financé par une subvention à des fins de suivi et de production de rapports.
Documentation des résultats, rapportage:
• Travailler avec le personnel concerné pour tirer parti des résultats programmatiques et opérationnels de l'IRC à des fins de marketing, de positionnement et de collecte de fonds directs, y compris le maintien et la diffusion des données sur les performances passées, la capacité organisationnelle, les publications et les visites des bailleurs
• Participer aux examens et aux évaluations trimestriels des programmes afin d'assurer une documentation systématique des bonnes pratiques et des leçons tirées du programme par le personnel, maintenir un système centralisé auquel tout le personnel a accès et le diffuser, au besoin.
• En collaboration avec le département M&E, appuyer le département des programmes dans la rédaction initiale des histoires de succès, les affiches de projets et autres documents de communication externe, Coordonner la collection et le stockage digitalisés des photos illustrant les activités du projet
Communication externe et interne :
• Assurer la liaison avec les membres de la mission de l'IRC pour collecter des informations pertinentes, basées sur le contexte et les besoins actuels (internes et externes) ;
• Travailler en étroite collaboration avec les coordinateurs de programme et les équipes de mise en œuvre ainsi que l'équipe de M&E pour collecter, capturer et documenter les activités du projet et les besoins des personnes déplacées ou autres clients IRC sous forme d'études de cas et d'autres contenus.
• Répondre aux demandes d'informations du siège et aux exigences de visibilité des donateurs ;
• Effectuer une veille des publications, outils et ressources disponibles concernant le Burkina Faso ou l’intervention humanitaire qui devraient être disponibles pour les informations sur la mission de l’IRC au Burkina Faso ;
• Soutenir les chefs de projets et la Coordinatrice des subventions pour développer et publier des produits réguliers : notes mensuelle bailleurs, newsletter trimestrielle, une newsletter hors-série par an, rapport annuel selon les normes de branding d’IRC ;
• Aider à développer et assurer la conformité des objets de visibilité pour IRC et pour les bailleurs.
