Sous la supervision directe du Chargé National de l’administration et des Finance, Assistant(e) Logistique & des Achats aura pour tâches et responsabilités principales de :
Gestion Logistique & Reporting
• Veiller au respect des procédures de passation des marchés, des réglementations gouvernementales obligatoires et des directives des donateurs ;
• Gestion des processus d'approvisionnement et respect des règles et réglementations de et des donateurs, inspection de la qualité des marchandises reçues et fourniture d'une liste de fournisseurs pré-approuvés, y compris la planification indépendante des approvisionnements du projet conformément aux directives d'approvisionnement et des donateurs ainsi que des lois nationales ;
• Assurer la transparence (y compris toute la documentation connexe), le meilleur rapport qualité-prix, des achats non discriminatoires et éthiques. Participer et soutenir la gestion et assurer la supervision de tous les achats pour tous les projets (par exemple, appels d'offres, sélection du fournisseur, conception du contrat, suivi) ;
• S'assurer que tous les achats sont étayés par une documentation complète telle que les demandes d'achat, les devis des fournisseurs, l'analyse comparative des offres, les notes d'approvisionnement, les bons de commande, les factures et les bons de livraison avec les examens et approbations appropriés ;
• Assurer la vérification, la soumission et l'archivage (physiquement et électroniquement) appropriés des documents d'approvisionnement conformément aux politiques et procédures de et des donateurs ;
• Remplir la documentation mensuelle de rapport logistique à temps ;
• Responsable des installations de stockage et de la bonne garde, de l'inventaire, du transfert du matériel du programme, des actifs, des stocks, de l'équipement, etc. ;
• Développer et maintenir un suivi des achats pour surveiller l'état de tous les achats et contrats ;
• Participer à l'élaboration du budget et à la narration du projet sur les aspects et les exigences logistiques ;
• Planifier et organiser le transport sûr, efficace et rapide des biens et/ou du personnel du projet ;
• Gérer les actifs organisationnels en assurant la sécurité et la maintenance, y compris les véhicules et les générateurs, ainsi que les documents tels que l'analyse des coûts, les dossiers de maintenance, etc. sont tenus à jour ;
• Tenir à jour une base de données de bons et fiables fournisseurs de services et établir des listes de fournisseurs de services approuvés ;
• Identification et enregistrement de nouveau matériel dans le Système UMOJA ;
• Suivi des mouvements des équipements dans UMOJA ;
• Contrôle physique des équipements au moins une fois l'an dans tous les Bureaux, Sous-Bureaux ;
• Préparation des colis (matériel et fournitures, emballage, colisage, pesage, marquage et étiquetage) à l’expédition ;
• Etablissement des documents de frets (Packing List et Waybill) ;
• Prendre contact et faire le choix du transporteur pour expédier les colis ;
• Superviser le chargement des colis (matériel et fournitures) ;
• Faire le check-in et le déballage des colis internationaux ;
• Vérifier la conformité du contenu aux document d'expédition envoyés par e-mail ;
• Analyser, Préparer, soumettre et suivre les demandes d'enregistrement des fournisseurs dans UMOJA et UNGM
• Sensibiliser les fournisseurs potentiels à se faire enrôler dans les nouvelles Plateformes UMOJA et UNGM ;
• Obtenir des fournisseurs les documents requis pour faciliter leur enregistrement dans le système ;
• Analyser la conformité des documents d’enregistrement et les documents bancaires pour leur enrichissement ;
• Remplir le formulaire selon les exigences de UMOJA pour la création des "Business Partner", "Land Lord "et "Third Party "puis l'envoyer à UMOJA MDM pour création ;
Tâches administratives
• Veiller à ce que tous les contrats avec divers fournisseurs de services, y compris Internet, les agences de voyages, les téléphones portables, les baux et autres accords, soient correctement préparés et mis à jour conformément aux politiques de l'organisation ;
• Maintenir la surveillance de la gestion efficace et rentable des installations en ce qui concerne les maisons d'hôtes et la gestion des bureaux et des services connexes ;
• Maintenir la surveillance et assurer le paiement en temps opportun des factures liées à la gestion du bureau, de l'administration et des installations ;
• Responsable du fonctionnement et de la maintenance du groupe électrogène ;
• Soutenir tous les visiteurs du programme avec leurs demandes de visa ;
• Accompagner tous les expatriés avec leurs visas et permis de travail ;
• Effectuer toute autre tâche qui peut être assignée par le supérieur hiérarchique.
