Le PAM recrute un(e) Assistant de soutien aux entreprises SC4_URGENCES
Ouagadougou
08/02/2022 - 00:12
Annonceur
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM)
Professionnel
Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d’origine nationale, d’origine ethnique ou sociale, d’informations génétiques, de sexe, d’identité et/ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de religion. ou croyance, séropositivité, handicap physique ou mental.
À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (RB) et le siège (HQ). Les titulaires de poste peuvent soit exercer des fonctions de soutien administratif au front office et rendre compte à l’associé au soutien commercial, soit fournir un soutien administratif à l’équipe ou aux équipes avec la ligne de rapport au chef d’unité, au chef ou à la personne désignée. Dans les cas où ces postes soutiennent un flux d’activité spécifique, la ligne hiérarchique peut être celle du chef d’unité, du chef ou de la personne désignée.
À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. Les titulaires de poste sont censés produire un travail organisé et précis, en entreprenant des activités spécifiques de soutien aux entreprises. Ils peuvent offrir des conseils sur les pratiques standard au personnel subalterne dans leur domaine de travail.
OBJECTIF DU POSTE
Fournir des processus de soutien aux entreprises standard pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de faciliter une prestation de services efficace.
Emploi
Coopération internationale
Services à la personne
BEP / BAC
Ouagadougou
Contrat à durée déterminée
Durée : un an renouvelable
PAM
PAM/Burkina Faso
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)
1. Recueillir des informations avec des directives claires pour soutenir la rédaction de documents et la préparation de rapports par d’autres membres du personnel.
2. Répondre aux requêtes et les escalader le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.
3. Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives et financières de routine dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et opportune des ressources.
4. Fournir des services de révision et de relecture de documents standards, afin de contribuer à l’élaboration d’une documentation précise.
5. Assumer la responsabilité de la maintenance des systèmes et fichiers standard établis, pour s’assurer que les informations sont exactes et facilement disponibles pour la fonction.
6. Identifiez les écarts simples dans les statistiques et les données, telles que les informations manquantes, et signalez-les aux cadres supérieurs afin d’aider les clients à exécuter leur travail.
7. Assumer la responsabilité de l’intégrité des données pour faciliter la disponibilité d’informations exactes dans les systèmes de l’entreprise.
8. Fournir des conseils sur les méthodes et pratiques de soutien aux entreprises de routine aux collègues subalternes pour s’assurer que les services sont fournis de manière cohérente et selon les normes requises.
9. Travailler avec une variété de personnes, en prenant en compte les commentaires, le cas échéant, pour aider à fournir un soutien commercial au personnel.
But
• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM.
• Être une force de changement positif : Suggère au superviseur des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe.
• Rendre la mission inspirante pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires aux coéquipiers.
• Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de sa propre unité serviront la mission du PAM.
Gens
• Cherchez des moyens de renforcer les compétences des personnes : formez vos coéquipiers juniors à de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherche des opportunités de travailler avec des personnes d’horizons différents.
• Soyez un coach et fournissez des commentaires constructifs : Sert de coach pour les collègues dans le même domaine de travail.
• Créer un esprit « Je vais »/« Nous allons » : suit les progrès vers les objectifs et partage régulièrement ces informations avec le superviseur.
Performance
• Encourager l’innovation et les solutions créatives : explore des moyens d’être constamment plus efficace et précis dans ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues.
• Concentrez-vous sur l’obtention de résultats : concentrez-vous sur l’obtention de résultats et suivez les tendances des taux d’achèvement pour vos propres tâches afin d’identifier les opportunités d’efficacité.
• Prendre des engagements et respecter les engagements : assume la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards potentiels dans le respect des délais ou des engagements.
• Soyez décisif : décidez indépendamment des mesures à prendre face à des choix critiques sur le lieu de travail ou à des situations dangereuses sur le terrain.
Partenariat
• Connectez-vous et partagez entre les unités du PAM : Suggère des opportunités de partenariat avec d’autres unités au superviseur.
• Construire des partenariats externes solides : Identifie les opportunités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs.
• Être politiquement agile et adaptable : développe une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.
• Soyez clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : aligne ses propres activités sur les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.
• Éducation : Diplôme d’études secondaires.
• Expérience : Quatre ans ou plus d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des affaires avec une expérience dans le travail administratif général.
Connaissances & Compétences :
• Maîtrise de l’utilisation du matériel de bureau et des progiciels informatiques, tels que Microsoft Word.
• Connaissance des routines et des méthodes de travail afin de compléter les processus sous une supervision minimale.
• Fait preuve de tact et de courtoisie pour donner et recevoir des informations à un large éventail de personnes.
• Capacité d’identifier les écarts de données et de rectifier les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité d’offrir des conseils ou une formation de base sur le tas au personnel subalterne.
• Langue : Services généraux (Siège) : Maîtrise (niveau C) de la langue anglaise. La maîtrise (niveau C) ou une connaissance intermédiaire (niveau B) d’une autre langue officielle peut être requise selon le lieu du poste ou le
domaine de responsabilité.
• Services généraux (terrain) : Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l’ONU en usage au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle est différente.
