L’objectif général de cette mission est de fournir un appui administratif, logistique et opérationnel au bureau de pays de la Banque mondiale au Burkina Faso. Les principales fonctions comprennent, sans toutefois s’y limiter :
Soutien opérationnel et administratif:
• Être en charge de la réception, donner aux clients des directions vers diverses parties du bureau, contacter les employés concernant les visiteurs, répondre au téléphone et prendre les messages, trier et distribuer le courrier,
• Utilisez les compétences de traitement de bureau pour produire des textes complexes, des rapports, des présentations, des tableaux, des figures, des graphiques, etc., selon le format et la distribution de la Banque.
• Recueillir et saisir les données fournies par les chefs d’équipe de travail dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports d’état d’avancement des projets.
• Se tenir au courant des directives de l’Organisation et assurer un traitement efficace des documents administratifs et opérationnels.
• Rédiger une correspondance de routine (lettres types, notes de service, etc.) conforme aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés et des documents de relecture;
• Rédiger des procès-verbaux de réunions et fournir de l’aide pour la révision de documents volumineux.
• Tenir à jour les dossiers de projet divisionnaires (papier et électroniques) et extraire des données de diverses sources et les compiler à l’intention du Directeur de pays et/ou de l’Unité de gestion des pays (UMC).Intégrez les commentaires convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs partagés et les fonctionnalités logicielles.
Gestion de l’information et interaction avec les clients:
• Répondez aux questions internes et externes, au besoin, prenez des messages téléphoniques précis et complets et acheminez-les vers les personnes appropriées pour les traiter.
• Tenir à jour les listes de distribution, les listes de téléphone/adresse des contacts de projet/produit et distribuer des documents pour l’équipe;
• Coordonner avec les unités de service et assurer fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe à Washington et au bureau de pays;
• Faire le suivi et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe.
Gestion du temps et planification logistique:
• Organiser un horaire de travail et une réunion avec les homologues des équipes visiteuses;
• Coordonner la gestion du temps et les calendriers, en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et surveiller les changements et communiquer l’information;
• Suivre les tâches assignées / les étapes du projet / les calendriers à l’aide de technologies de gestion de bureau modernes, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et / ou des informations sur les questions liées au projet;
• Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, la présentation et la signature du conseil d’administration, etc.
Autres fonctions:
• Servir de remplaçant à d’autres membres du personnel et aux adjoints au programme de tâches pour les tâches de projet et administratives.
• Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande de l’UMC.;
• Effectuer d’autres tâches à la demande des superviseurs.
