INSO Burkina recherche une personne expérimentée pour rejoindre son équipe en tant que Operations Officer

Mission 1: Logistique
A. Achat
• Responsable de la mise en place et de son respect strict des procédures d’achat et de logistique (à la fois internes et celles des bailleurs)
• Responsable du suivi et de la mise à jour à jour des dossiers d’achat ;
•Responsable de la mise en œuvre et du suivi des contrats et accords-cadres avec les fournisseurs et prestataires de service ;
• Responsable du suivi du paiement des achat et de la soumission de toutes les pièces justificatives au département finance ;
• Responsable du suivi de l’archivage physique et électronique des dossiers d’achats ;
• Fait preuve de talent de négociationavec les fournisseurs en matière de prix, service de livraison, qualité, garantie, etc... ;
• Anticipe de manière pro-active les besoins du bureau et des guest house ;
• Soutenir en cas de besoin les achats des bureaux régionaux et organiser la livraison du matériel demandé ;
• Participe aux enquêtes qualité prix sur les fournisseurs locaux et tiendra à jour le registre des fournisseurs ;
• Participe au renforcement de tous les dispositifs anti-fraude et anti-corruption.

B.Gestion de la flotte
• Responsable de la gestion de la flotte de véhicules, en coordination avec les besoins opérationnels ;
• Responsable du suivi des véhicules (administration, maintenance)
• En charge de la consolidation du suivi mensuel de la consommation de carburant ;
• Rapporte immédiatement tout problème de consommation de carburant ;•Responsable du suivi de l’archivage physique et électronique de la documentation liée à la gestion de la flotte.

C.Gestion des équipements et des stocks
• Supervise la mise à jour du suivi des actifs et équipements ;
• Assure un inventaire biannuel de l’ensemble des actifs et des équipements ;
• Supervise le suivi et maintenance des équipements lourds ;
• Responsable du bon fonctionnement des générateurs ;
• En charge de la consolidation du suivi mensuel des générateurs ;
• Rapporte immédiatement tout problème de consommation de carburant
• Supervise le suivi et la gestion des actifs (distribution, entretien, retour...) ;
• Anticipe les besoins de renouvellement des équipements ;
• Supervise le rapport et l’inventaire de stock mensuel (papeterie, produit ;d’entretiens, produits de consommation) ;
• Responsable du suivi de l’archivage physique et électronique de la documentation liées aux équipements (document d’achat, suivi d’entretien/réparation, suivi de distribution inventaire...).

D. Gestion des communications
• En charge des relations et du suivi contractuel et technique avec les compagnies de téléphonie et d’internet ;
•Responsable du suivi mensuel des coûts de communication.

E. Gestion des Ressource Humaines logistiques
• Supervise la mise en œuvre du planning des chauffeurs, gardiens et du personnel de maison, les remplacements en cas d’absence, ou jours fériés ;
• Assure la planification des activités et de la gestion des tâches du personnel sous sa responsabilité ;
• Vérifie que le personnel sous sa responsabilité assure de manière générale, les tâches qui ont été définies dans leur description de poste
• Informe l’Operations Manager des difficultés avec le personnel sous sa responsabilité et en cas de manque de performance ;
• Organise le suivi et la planification des congés du personnel sous sa responsabilité et les remplacements ;
• Veille, sur une base hebdomadaire, à ce que le personnel sous sa responsabilité ait les équipements requis et prépare un formulaire de demande si cela est nécessaire ;
• Participe au processus de recrutement lorsque pertinent ;
• Evalue le personnel sous sa responsabilité.

Mission 2: Administration
A. Gestion des locaux
• Participe à la recherche et sélection des bureaux, guest house ;
• Prépare les contrats de bail dans le pays et en assure le suivi ;
• Suit, avec le Finance Officer, les cautions versées ;
• Supervise le suivi maintenance, réparations des locaux ;
• Assure l’archivage physique et électronique de toute la documentation liée à la gestion des locaux.

B.Gestion des assurances
• Assure la mise en œuvre et le suivi des contrats d’assurance (bâtiments, véhicules, santé...) ;
• Prépare les dossiers de paiement et soumet au département finance avec tous les justificatifs nécessaires ;
• Point focal pour les termes de références mission terrain (préparation des ordres de mission, réservation hébergement, véhicules, perdiem...) ;
• Assure l’archivage physique et électronique de toute la documentation liée à la gestion des assurances.

C.Gestion des Expatriés
• Assiste l’Operations Manager dans la gestion administrative des expatriés ;
• Prépare les documents nécessaires des expatriés qui arrivent dans le pays ;
• Prépare les documents nécessaires à l’obtention des visas, permis et autres documents demandés par le gouvernement Burkinabé pour le personnel international ;
• Se renseigne sur les évolutions de législation et en informe l’Operations Manager ;
• Assure l’organisation des voyages et l'arrangement de l’hébergement à/de Ouaga pour le personnel INSO et/ou leurs invités ;
• Assure l’archivage physique et électronique de toute la documentation liée à la gestion administrative des expatriés .

Mission 3: Gestion des Ressources Humaines
A. Gestion administrative:
• Assure le respect et le suivi des lois et politiques nationales ;
• Suit l’évolution des règles du pays ;
• Développe un réseau au sein des différentes administrations et des autres ONG afin de suivre l’évolution des règles applicables ;
• Se renseigne sur les pratiques de nos partenaires ;
• Supervise la mise à jour et la disponibilité des fiches de poste ;
• Participe au recrutement quand pertinent et/ou demandé et s’assure d’un recrutement objectif et transparent en accord avec les lois & règlements, les règles des bailleurs de fond et les règles d’INSO ;
• Participe aux réunions d’orientation des nouveaux employés ;
• Participe au suivi des contrats de travail, des congés, des évaluations, des fins de contrat ;
• Supervise la préparation de la paye ;

B.Délégués du personnel
• S’assure du respect de la législation en vigueur en matière de délégués du personnel ;
• Organise et encadre les élections des délégués du personnel ;
• Est l’interlocuteur privilégié des délégués du personnel ;
• S’assure que chaque réunion avec les DP donne lieu à un procès-verbal signé.

C.Politique RH
• Participe à l’amélioration et au développement de la politique RH dans le pays ;
• S’assure d’une application nationale de cette politique ;
• Propose à l’Operations Manager, toute modification de la politique RH qui lui semble nécessaire/intéressante ;
• S’assure que tous les documents RH sont en cohérence avec la politique du moment ;
• Avec le soutien de l’Operations Manager, améliore et met à jour la grille de salaire, le Règlement Intérieur & autres documents ;
• Forme les administrateurs terrain ainsi que les managers et responsables à cette politique (lors de leur arrivée ou lors de mise à jour). ;

D.Formations
• S’informe et propose à l’Operations Manageret/ou aux managers des formations possibles pour les employés Suit et valorise les formations suivies par les employés ;

Missions 4: Divers
• Travaille au bon déroulement des relations entre les services support et programme de la mission ;
• Organise une planification claire et rigoureuse des activités des membres de son équipe et assure un suivi régulier sur l’état d’avancement des tâches ;
• Assure une communication écrite régulière et rigoureuse à l’Operations Manager sur l’avancement des activités et les problèmes rencontrés ;
• A la demande de son supérieur et/ou responsable du département, pour le bien de la mission, l’Operations Officer sera amené(e) à réaliser d’autres tâches non-décrites dans ce document ;
• Fait preuve d’une grande rigueur, de confidentialité et d’honnêteté dans son travail. Il/elle ne pourra divulguer les informations personnelles ou stratégiques de la mission sans en demander l’autorisation explicite de son supérieur ;
• Participe aux audits liés aux achats, à la logistique, aux ressources humaines ;
• Supervise et appui les membres de l’équipe Opérations dans leurs tâches ;
• Apporte un soutien opérationnel et technique aux administrateurs de base lorsque pertinent et/ou demandé ;
• Assure l’intérim de l’Opérations Manager durant ses congés ainsi durant les congés de HR Assistant et Logistics Assistant ;
• Force de proposition pour améliorer l’environnement et la qualité de travail de l’ensemble de la mission.

Missions 5: Prévention des abus
• Participe activement à la prévention et détection des abus en tout genre (harcèlement, abus de pouvoir, fraude, corruption...) ;
• Participe activement au renforcement de tous les dispositifs anti-fraude et anti-corruption ;
• Participe activement à la promotion et au strict respect:
O De la Politique de sauvegarde et de protection contre l'exploitation et les abus sexuels (PEAS) ;
o De la Politique du Traitement des rapports/signalements en matière de protection ;
o Du Code de conduite ;
o De la Politique de dénonciation ;
o De la Charte Ethique et Juridique pour le Personnel d’INSO ;
o Du Règlement d’Ordre Intérieur d’INSO Burkina Faso ;
•Informe l’Operations Manager (ou son supérieur si l’Operations Manager est concerné) de tout abus ou de suspicion d’abus.
Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.