Sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur de Projet Burkina Faso basé à Ouagadougou et sous la supervision fonctionnelle du service Finance du siège de la FPF basée en France, l’Administrateur/trice Projet assure la gestion financière courante, le suivi de la comptabilité et des questions administratives courantes du Projet au Burkina Faso.
Comptabilité :
- Prise en main et utilisation des outils comptables du Projet (SAGA, Excel);
- Tenue de la comptabilité locale du Projet pour les dépenses locales de la FPF (Burkina Faso);
- Consolidation des écritures comptables du Projet : intégration des écritures comptables du siège FPF et des partenaires nationaux;
- Assurer le suivi des opérations financières et réaliser le rapprochement bancaire mensuel du Projet;
- Tenir à jour les inventaires de caisse du Projet;
- Réaliser la déclaration de diverses taxes payables relatives au Projet par la FPF conformément à la réglementation au Burkina Faso;
- Appuyer les partenaires nationaux dans la gestion de leur comptabilité en lien avec le Projet;
Gestion de Trésorerie :
Sous la supervision du Coordinateur de Projet
- Procéder au règlement des dépenses locales validées par le Coordinateur de Projet selon les critères et manuels de procédure du Projet
- Vérifier et valider, selon les règles établies dans les conventions du Projet, les demandes d’avances faites par les partenaires;
- Réaliser le paiement des taxes dues par la FPF au Burkina Faso;
- Justifier les dépenses réelles locales faites par la FPF sur les avances demandées au siège de la FPF;
- Appuyer le Coordinateur de Projet dans la préparation de prévisionnels de dépenses et de demande de trésorerie, suivre l’approvisionnement en devise sur les comptes bancaires de la FPF dans le pays.
Contrôle de gestion :
Conformément aux procédures internes de la FPF et du Projet :**
- Collecter l’ensemble des justificatifs des dépenses du Projet (dépenses de la FPF et des partenaires du Projet) et procéder au contrôle de leur complétude et de leur éligibilité;
- Contrôler la bonne affectation analytique des pièces comptables (selon les codifications analytiques du budget du Projet);
- Communiquer les éventuelles anomalies détectées au Coordinateur de Projet et au Service Finance du siège, ainsi que les partenaires du Projet le cas échéant. Proposer des mesures correctives et en assurer le suivi;
- Archiver les pièces comptables et tous les justificatifs selon les normes du Projet.
Reporting et suivi budgétaire :
Sous la supervision hiérarchique du le Coordinateur de Projet et sous la supervision fonctionnelle du service Finances du Siège de la FPF en France pour :
- Élaborer des rapports de suivi budgétaire (mensuels, semestriels, annuels et spécifiques) portant sur l’intégralité du budget alloué au Projet;
- Réaliser le reporting financier demandés pour les toutes les instances du Projet en conformité aux exigences bailleur.;
- Et participe activement à la préparation et au suivi des audits (interne / externe)
Gestion générale des moyens :
Appuyer le Coordinateur de Projet pour :
- Suivre les achats, les approvisionnements et la gestion des stocks du matériel dédié au Projet;
- Traiter les dossiers d’approvisionnement : importation internationales, dédouanements, etc.;
- Veiller au respect des directives administratives du pays (assurance, fiscalité, etc…).;
- Suivre les démarches administratives;
- Gérer administrativement les moyens des ressources humaines affectées au Projet (fiche de temps, bulletins de paye, …);
- Suivre des procédures d’achats en conformité avec le manuel de procédures du Projet (en lien avec les services dédiés du siège FPF en France) :
o Mise en place d’une liste de fournisseurs
o Passation de marchés et mise en place de contrats avec les fournisseurs
- ET sur validation du CG, participer aux fora de discussion traitant des questions administratives et financières avec les organisations internationales opérants dans le pays (groupe des admins, etc.)
