(Intrahealth) Recrutement d'un(e) Assistant Administration & Logistique

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Localité: 

  • Ouagadougou
Dimanche, 3 Octobre, 2021 - 10:31

Annonceur

INTRAHEALTH
Professionnel

Contact téléphonique: 

(00226) 25-39-20-03

Email: 

ih-burkinafaso@intrahealth.org

Objet de l'annonce: 

POURQUOI REJOINDRE INTRAHEALTH ?

A IntraHealth, nous sommes une équipe mondiale d'humanitaires engagés et créatifs dans une mission. Nous sommes des défenseurs, des techniciens, des agents de santé et des professionnels de la communication. Chargés de programmes, Experts en Finances, en Ressources Humaines, Responsables Techniques, nous sommes passionnés et diversifiés. Et nous sommes unis dans notre conviction que tout le monde devrait avoir les soins de santé dont ils ont besoin pour prospérer. C'est pourquoi nous travaillons tous les jours pour améliorer les performances des agents de santé dans le monde entier et renforcer les systèmes dans lesquels ils travaillent.

Depuis près de 40 ans dans plus de 100 pays, IntraHealth s'est associée aux communautés locales pour s'assurer que les agents de santé sont présents là où ils sont les plus nécessaires, prêts à faire le travail, connectés à la technologie dont ils ont besoin et en sécurité pour faire le meilleur de leur travail.

Nos programmes sont conçus avec une compréhension et une appréciation profonde du contexte des droits humains, de l'équité et l’égalité genre sans discrimination aucune, de l'autonomisation économique et de l'évolution de la population. Et les relations de longue durée que nous avons établies avec les partenaires gouvernementaux, les partenaires du secteur privé et les membres de la société civile rendent nos efforts plus solides et plus efficaces.

Rejoignez-nous et ensemble, nous pourrons faire des changements durables dans la santé mondiale - pour nous tous

FINALITE-RAISON D’ETRE DU POSTE

Dans le respect des politiques et procédures établies, l’Assistant(e) Administration et Logistique aura pour rôle de fournir une assistance dans la gestion administrative et logistique pour appuyer la mise en œuvre des projets et fonctionnement optimal du bureau. Il/Elle devra assurer une exécution efficace et à temps opportun des tâches qui lui sont confiées conformément aux politiques et procédures d’IntraHealth et des bailleurs de fonds. 

Catégorie: 

  • Emploi

Secteur d'activité: 

  • ONG

Spécialité concernée: 

  • Services à la personne

Niveau d'étude: 

Technicien / BAC+2

Lieu d'affectation: 

Ouagadougou

Type de contrat: 

Contrat à durée indéterminée

Durée du contrat: 

Temps plein

Nombre de postes à pourvoir: 

1

Recruteur: 

INTRAHEALTH

Structure bénéficiaire: 

Projet / Programme: INSPiRE 2

Tâches et responsabilités liées à l'emploi: 

PRINCIPALES MISSIONS/RESPONSABILITES DU POSTE
• Exécuter toutes les opérations administratives et logistiques du bureau en lien avec les approvisionnements, les baux, la sécurité, le parc automobile, les déplacements dans le cadre des projets, les réunions et ateliers;
• Assister les employés expatriés et les membres de leur famille dans les procédures de déménagement et d’installation au Burkina Faso conformément aux dispositions nationales en vigueur;
• Réceptionner et traiter, dans les délais requis, les requêtes pour l’acquisition de biens/services, s'occuper de la préparation et du suivi des achats des biens et services (spécifications, factures pros forma, mémos, requêtes de paiements, contrats, etc.) en conformité avec le manuel de procédures et les politiques de Intrahealth;
• Recevoir, contrôler et vérifier toutes les livraisons d’équipements, de meubles et fournitures consommables et organiser leur affectation aux utilisateurs;
• Initier et suivre les formalités douanières jusqu’à l’obtention des exonérations visées;
• Suivre et évaluer la performance des contrats de services et les services externes du bureau (sécurité, nettoyage, maintenance des équipements) afin de garantir une performance optimale et le respect des termes contractuels;
• Assurer la fonctionnalité des aménagements, installations et dispositifs de sécurité du bureau;
• S’assurer que les locaux sont bien entretenus et que les travaux d’entretien et de maintenance sont effectués avec toute la diligence requise;
• Assurer le classement des contrats de services et autres contrats (eau, électricité, téléphone, gardiennage, entretien etc…), et s’assurer qu’ils sont renouvelés en temps opportun;
• Superviser la tenue et la mise à jour de tableaux de bord, des registres de véhicules et préparer les projets de rapports sur l’historique des véhicules et de plans de maintenance;
• Assurer l’identification des immobilisations et la tenue et la mise à jour du système de de gestion et des fichiers d’inventaire, et assurer le suivi des stocks de fournitures et consommables du bureau;
• Planifier et exécuter la prise d’inventaire annuel en collaboration avec les partenaires;
• Veiller au respect des politiques et procédures administratives, financières d’acquisition et de gestion des biens;
• Assister le Responsable Administratif et Financier dans la rédaction et la mise à jour des procédures standards (SOPs) et notes de service;
• Exécuter toute autre tâche opérationnelle, administrative et logistique confiée par le supérieur hiérarchique dans le cadre du fonctionnement et de la mise en œuvre des projets;

Critères de sélection: 

• Être titulaire d’un diplôme de premier cycle universitaire (DUT, DEUG, BTS) en Gestion, Administration des Affaires, Administration publique, Gestion des Ressources Humaines, Gestion logistique, Economie, Gestion de Projets ou d’une certification professionnelle en gestion logistique et chaine d’approvisionnement. La possession d’une licence serait un atout;
• Avoir au moins quatre (04) années d’expérience de travail administratif, de gestion administrative et/ou logistique dans une grande entreprise, dans des programmes/projets de développement, dans des organisations internationales, des Organisations non gouvernementales.

Autres Prérequis
• Bonne connaissance en passation de marché et contractualisation ;
• Très bonne capacité de rédaction (DAO, TDRs, rapports, PV, etc.) ;
• Bonne capacité de planification ;
• Bonne capacité de gestion de l’information y compris le classement de la documentation.
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques (Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint etc.) ; la connaissance d’une application de gestion des immobilisations est souhaitée;
• Capacité à répondre à une très forte demande;
• Excellente connaissance du Français;
Bonne connaissance de l’anglais;
• Aptitude à travailler de façon autonome et avoir de l’initiative;
• Aptitude à travailler efficacement en équipe et dans un environnement multiculturel

Compétences organisationnelles
• Respect des engagements : veille au respect des engagements (les siens et ceux des autres) pour l’ensemble des activités et des actions et décisions personnelles, assure le suivi des engagements et se focalise sur les activités ayant l’impact le plus élevé sur l’atteinte des résultats et la réussite d’IntraHealth;
• Innovation : développe des idées, des méthodes, des solutions ou des initiatives nouvelles, meilleures et fondamentalement différentes ayant pour résultats une amélioration de la performance de l’organisation et la réalisation des divers objectifs et engagements à l’échelle mondiale;
• Excellence : connaissance des concepts et des techniques relatifs au service clientèle et capacité à les mettre en application ; capacité à satisfaire les attentes ou les besoins internes ou externes des clients ou à les dépasser et à dispenser d’excellents services de manière directe ou indirecte.

Compétences fonctionnelles
• Communication efficace (orale & écrite) : capacité à comprendre les différents concepts, outils et techniques de communication efficace. Aptitude à transmettre et à expliquer des concepts techniques compliqués/complexes dans un langage simple, clair et précis approprié à l'audience. Aptitude à recevoir et à interpréter avec précision et clarté des idées, des informations dans un langage approprié, à travers une communication et un comportement adéquat;
• Gestion des relations interpersonnelles : aptitude à interagir efficacement et de manière responsable, constructive et collaborative dans le cadre de relations de travail, à savoir traiter les collègues avec respect et courtoisie, à avoir un esprit coopératif et collaboratif et être disposé faire à une bonne partie du travail pour la réalisation des objectifs du groupe, à baser son comportement quotidien sur le respect de la différence;
• Résolution de problème : connaissances des approches, outils et techniques pour identifier ou anticiper sur un problème, trouver les données pertinentes, élaborer une solution, la mettre en œuvre, puis à corriger la situation selon les résultats obtenus. Aptitude à appliquer ces connaissances de façon appropriée aux diverses situations de travail, problèmes opérationnels;
• Gestion du temps et des priorités : capacité à travailler simultanément sur plus d'une activité à la fois, à fixer régulièrement un ordre de priorité dans les activités et à s'organiser pour rester en phase avec les exigences et les attentes, à utiliser le temps de travail de manière rationnelle (de telle sorte que les interactions avec les autres se passent bien et que les tâches à accomplir le soient dans les délais convenus et avec un niveau d'attention soutenue, à réagir avec promptitude face aux demandes, à faire de la rétro information et à tenir à jour les dossiers avant les dates limites fixées.

Compétences spécifiques au poste
• Circuits et procédures administratifs et financiers;
• Procédures de passation des marchés de biens/services;
• Objectifs et fonctions d’un programme technique;
• Connaissance en Fiscalité, enregistrement et procédures d’exonération;
• Organisation et de gestion du temps;
• Gestion et évaluation des procédures des partenaires ;
• Connaissance des approches de partages de coûts;

Autres Prérequis
• Bonne capacité d'organisation;
• Attentif au détail;
• Bonne capacité de planification;
• Bonne capacité de gestion de l'information y compris le classement de la
documentation.
• Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques (Microsoft
Word, Excel, Out look, PowerPoint etc.) ; la connaissance d'une
application de gestion financière est souhaitée.
• Excellente connaissance du Français;
• Bonne connaissance de l'anglais;
• Aptitude à travailler de façon autonome et avoir de l'initiative;
• Aptitude à travailler efficacement en équipe et dans un environnement multiculturel.

Composition du dossier de candidature: 

Merci de vous rendre sur le lien ci-dessous pour la compostions du dossier de candidature et la soumission des dossiers:
https://recruiting.ultipro.com/INT1028/JobBoard/e2116091-25aa-2eb8-64d2-...

Procédure de recrutement: 

Pour la procédure de recrutement merci de soumettre en ligne au lien ci-dessous:
https://recruiting.ultipro.com/INT1028/JobBoard/e2116091-25aa-2eb8-64d2-...

Dépôt du dossier de candidature: 

Pour le dépôt de vos dossiers veuillez vous rendre sur le lien ci-dessous:
https://recruiting.ultipro.com/INT1028/JobBoard/e2116091-25aa-2eb8-64d2-...

Date limite de validité: 

Les personnes intéressées sont invitées à postuler à travers le lien ci-dessus au plus tard le 10 octobre 2021 :

Source de l'annonce: 

Journal Sidwaya du Vendredi 1er au dimanche 3 octobre 2021

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