Sous l’autorité du Coordonnateur du projet et en collaboration avec le spécialiste en passation de marchés actuel du projet, le spécialiste en passation des marchés sera responsable de toutes les activités liées à la passation des marchés du projet que le coordonnateur va lui confier. II s'agit notamment de :
La programmation
- Inscrire et tenir à jour dans STEP (Systematic Tracking and Exchanges in Procurement) toutes les activités de passation des marchés ;
- Élaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens, travaux et services prévus sur le financement du projet pour toutes les composantes;
- Tenir également un répertoire de consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations d'intérêts.
La préparation des documents d'appels d'offres
- Finaliser avec les équipes techniques (ou experts désignés à cet effet) les caractéristiques ou spécifications techniques des biens et travaux ainsi que les termes de référence pour la sélection des consultants;
-- Elaborer les dossiers d'appels d'offres et les demandes de propositions des acquisitions ou prestations prévus au Plan de Passation des Marchés approuvé dans le STEP, suivant les modèles appropriés en vigueur, et veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations requises.
La passation des marchés
- Préparer et faire publier les avis généraux, avis spécifiques d'appels d'offres, avis à manifestation d'intérêts et avis de publication de résultats ou d'attribution de contrats conformément aux textes en vigueur;
- Assister pour le compte du Projet, à toutes les séances d'ouverture et d'évaluation des offres ainsi qu'à toutes les séances d'attribution des marchés;
- Préparer les projets de contrats et veiller à ce qu'ils soient validés et signés conformément aux dispositions pertinentes du manuel des procédures.
L'exécution des marchés
- Organiser les commissions de réception des biens, travaux el services de consultants, ct s'assurer que ces biens, travaux et services sont conformes aux spécifications des marchés ou aux termes de référence des contrats ;
- Préparer les rapports trimestriels et annuels sur la situation des marchés.
La tenue de l'archivage
- Suivre au quotidien la base de données du projet sur le STEP pour s'assurer de sa qualité et que tout document est bien archivé à l'étape correspondante à la feuille de route de t'activité:
- Préparer les documents nécessaires pour les missions d'audit et de revue à posteriori.
Le Rôle d'assistance et de conseils
- Conseiller et assister le Coordonnateur ainsi que les autres membres de l'équipe du projet sur toutes les questions liées aux procédures d'acquisition de travaux, de biens et de services;
- Assurer la formation régulière de l'équipe projet sur les règles et procédures de la Banque;
- Exécuter toutes autres tâches en rapport avec la passation des marchés pour l'atteinte des objectifs du projet,
Le Respect de l'accord avec le bailleur de fonds
- Veiller au respect des dispositions relatives aux acquisitions prévues dans l'Accord de financement du projet ;
- Veiller à cc que les règles et procédures d'acquisition de la Banque ou du pays, selon le système de passation applicable, soient respectées à tous les stades des acquisitions de biens, travaux et de services.
Le spécialiste en passation de marchés recruté, formera une équipe binôme des spécialistes en passation de marchés et travaillera en étroite collaboration avec le spécialiste en passation de marchés actuel sur le projet et les Assistants en passation de marchés au niveau des régions.
