(PAM) Recrutement d'Assistant de Programme/ Risque et control interne

Le/la titulaire relève généralement de l’unité Risk and Compliance et les objectifs du poste sont :
• Fournir un appui en matière de gestion de projet et un appui administratif général dans le respect des objectifs définis ainsi que des politiques et des procédures du PAM.
• Dans le domaine de responsabilité considéré, regrouper les données et aider à l'analyse et à l'établissement des rapports afin d'appuyer la prise de décisions opérationnelles.
• Assurer l'enregistrement précis et en temps voulu des données relevant du domaine technique considéré en respectant les normes et les directives du PAM.
• Collaborer et échanger des informations avec des collègues afin d'appuyer une collaboration, une mise en œuvre et un suivi efficace des activités de projet en cours.
• Jouer le rôle d'interlocuteur ou d'interlocutrice pour la résolution de demandes opérationnelles générales en sollicitant une assistance lorsque cela est nécessaire.
• Surveiller les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son responsable hiérarchique.
• Assurer le suivi des instances de l’unite de gestion de risque et de contrôle interne et tenir une situation mensuelle des instances.
• Veiller à ordonner et archiver les documents et les données de l’unite.
• Rassembler des informations à inclure dans des rapports, des courriers et divers autres documents.
• Gérer et alimenter des fichiers et des bases de données pour s'assurer que les informations sont structurées et que le personnel peut y accéder facilement
• Relire des rapports, des courriers et divers autres documents, en les corrigeant si nécessaire conformément aux directives établies.
• Contribuer à l'amélioration des procédures opératoires.
• Proposer des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au responsable hiérarchique.
• Rechercher des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents.
• Rechercher le moyen de faire preuve de toujours plus d'efficience et de rigueur dans son domaine d’activité et communique de nouvelles méthodes de travail à ses collègues.
• Axer ses efforts sur l’obtention des résultats et suivre l’évolution des taux d’achèvement des tâches qui lui sont imparties, afin de trouver des moyens de gagner en efficience.
• Exécuter tout autre tâche demandée par le superviseur ou la direction du bureau.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES
• Avoir de bonnes compétences en matière de communication nécessaires pour échanger des informations et travailler avec des personnes d'horizons divers.
• Avoir une aptitude à préserver la confidentialité des informations.

CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION
Mission
• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.
Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Développer et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.
Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain
Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes