Le/la Responsable Logistique et Approvisionnement est en charge de la gestion des tachés suivantes :
Approvisionnement
Bureaux et locaux de l’ONG
Actifs: matériel roulant, matériel informatique, stocks
Coordination des chauffeurs
Planification et gestion d’approvisionnement
· Plan d’achat **
o Il / elle prépare le format de plan d’achat à utiliser pour tous les projets de l’organisation au Burkina Faso à début de chaque projet (ou, en cas le projet a commencé, durant sa mise en œuvre)
o Il / elle dirige, en coordination avec les Coordinateurs/trice du projet et le Responsable financier pays, la préparation du plan d’achat de chaque projet
· Processus d’acquisition
o Il / elle veille sur l’application des procédures établies dans le plan d’achat pendant tout la mise en œuvre des projets
o Il / elle veille sur l’application des procédures du Progettomondo pour tous les achats et approvisionnements des tous les projets de l’ONG en Burkina Faso
o Il / elle coordonne et est responsable direct des processus d’acquisitions dans les catégories de: Offre Unique 3 devis,
Procédure Simplifié, Procédure Local Ouverte (DAO OL), Procédure International Ouverte (DAO IO) :
§ Préparer demandes des devis / les dossier
§ Obtenir les infos techniques auprès des coordinateurs / trices
§ Convoquer les comités d’évaluation
§ Gérer les communications avec les fournisseurs
§ Appuyer les Coordinateurs/trices du projet dans les suivis des contrats
o Il / elle supervise les comptables du projet (ou le personnel indiqué pour les Responsables des Operations) qui réalise les procédures d’achat dans les catégories Achat Direct et Offre Unique (1 devis)
· Il / elle réalise une formation spécifique avec tout le personnel impliqué dans les processus d’achat sur l’utilisation des formats et sur le manuel d’achat
Gestion des bureaux et de locaux de l’ONG
· Gestion des stocks de consommables, produit pour l’entretien et outils de prévention COVID
o Il / elle établit des formats pour la gestion des stocks à partir des stocks existants
o Il / elle établit des quantités des stocks et approvisionnement
o Il / elle veille sur la bonne utilisation des formats
o Il / elle prépare et mettre en œuvre un format pour le suivi et l’analyse du matériel des stocks
o Il / elle réalise les achats pour reconstituer les stocks selon le processus d'achat correspondant, en coordination avec les comptables et les coordinateurs des projets
· Gestion des contrats de location et assurance
o Participer à l’identification et à la contractualisation des bureaux et locaux du Progettomondo dans la ville de Ouagadougou et éventuellement dans les antennes, en coordination avec la CG et le département de finance / comptabilité
o Il / elle prépare les documents du DAO pour contractualiser l’assurance des personnels, véhicules, bureaux, moto, etc. (en coordination avec le Responsable Finance Pays)
· Entretien des bureaux
o Il / elle est responsable de préparer un format de liste des fournisseurs et de supervise sa mise à jour
o Il /elle est responsable de la supervision du personnel en charge des actions d’entretien du bureau
o Il / elle est responsable de préparer un format pour la gestion de la salle de réunion du bureau central
· Inventaire
o Il / elle est responsable de préparer le format pour la gestion des inventaires (code des inventaires qui comprend : type de bien, bailleur, projet, année d’achat, localisation, etc.)
o Il / elle est responsable de préparer les formats des fiches individuelles de chaque équipement acheté
o Il / elle est responsable de réaliser une formation initiale et des sessions d’actualisation avec les personnels en charge des tâches de logistique dans les antennes sur comme renseigner les formats
o Il / elle supervise la collecte des informations des inventaires et leur mise à jour continue
Gestion du matériel roulant
· Suivi de voitures et motos
o Il / elle établit des formats à utiliser pour l’entretien périodique (quotidien et hebdomadaire) des voitures
o Il / elle est responsable de l’archivage des documents des entretiens réguliers de véhicule dans les maisons commerciales, en coordination avec le département de finance et comptabilité
o Il / elle prépare les POS pour l’entretien ordinaires des voitures et des motos
· Gestion des chauffeurs
o Il/ elle est responsable de préparer les formats de planification des sorties et de former les coordinateurs / directeurs sur l’utilisation. Il / elle est aussi responsable de consolider les informations reçus
o Il / elle est en charge de coordonner des points hebdomadaires avec les chauffeurs pour la planification des sorties de la semaine
o Il / elle doit préparer, avec les responsables de sécurité (charge, expert et Représentant Pays), les POS de sécurité à suivre dans les missions dehors de la ville d’affectation
Gestion des matériels informatique
· Suivi des matériels informatiques : ordinateurs fixe et portables, imprimantes, photocopieurs, téléphones, tablettes, etc.)
o Il / elle est responsable préparer les formats d’inventaire de tous le matériel informatique et supervise sa mise à jour,
o Il / elle est responsable de préparer les POS pour son utilisation et les formats d’attribution et de réception et de superviser régulièrement son utilise
o Il / elle est responsable de coordonner avec le service externe un plan d’entretien périodique en coordination avec les équipes de projet et le personnel des départements
o Il / elle est responsable de la gestion des system de back-up et de emails “@progettomondosahel.org”
Gestion de l’archive
· Mise en place d’un système d’archivage du Progettomondo au Burkina Faso (structure, formats, POS, etc.) en coordination avec le Responsable des Operations et responsable du suivi.
