Le(a) Secrétaire Exécutif(ve) est rattaché(e) hiérarchiquement au Secrétaire Général de l’ONECCA-BF. Il est en charge des missions décrites ci-dessous. Il travaille en étroite collaboration avec le Président et les deux (2) vices présidents, le Secrétaire Général, le Trésorier et les autres membres du personnel de l’ONECCA-BF.
Missions
Contribuer à organiser/asseoir et à gérer les différents pôles nécessaires à une grande émergence de la profession, notamment les pôles :
Technique, pour les questions relatives aux normes et diligences d’exercice professionnel, normes comptables, d’audit et juridiques ;
Services aux membres : formation continue, formation initiale, systèmes d’information, responsabilités professionnelles, assurance, litiges entre membres de l’Ordre et entre membres de l’Ordre et les tiers ;
Administration, ressources humaines, technologie, patrimoine immatérielle ;
Services contrôle qualité et statistiques, réglementation et prospectives professionnelles, veille professionnelle, communication/marketing/édition, développement.
Tâches non limitatives
- Assister/Appuyer le Conseil de l’Ordre et ses commissions et comités, ainsi que son bureau dans leurs missions ;
- Assurer la coordination et la gestion administrative du Secrétariat Permanent de l’ONECCA-BF ;
- Organiser et assister aux différentes sessions et réunions des instances et organes de l’ONECCA-BF (Assemblée Générale, Conseil de l’Ordre et commissions et comités du Conseil de l’Ordre et Bureau du Conseil) et produire les rapports ;
- Préparer et transmettre aux différents membres des instances et organes de l’ONECCA-BF, les documents et dossiers en lien avec les sujets inscrits à l’ordre du jour des sessions ou réunions ;
- Rédiger les procès-verbaux des différentes sessions et réunions des instances et organes de l’ONECCA-BF ;
- Assister/Appuyer le Bureau du Conseil de l’Ordre lors de l’élaboration du programme d’activités et du budget annuel de l’ONECCA-BF ;
Sur la base du programme d’activités annuel de l’ONECCA-BF, assister/appuyer le Bureau à la détermination des priorités à mettre en œuvre par le biais d’un programme mensuel ;
- Assurer le suivi et accompagner la mise en œuvre des décisions du Bureau de l’ONECCA et veiller à la bonne exécution du programme d’activités de l’ONECCA-BF ;
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des activités de l’ONECCA-BF ;
- Assurer le suivi budgétaire en lien avec la mise en œuvre des activités programmées ;
- Produire les rapports d’activités et d’exécution du budget mensuels et trimestriels ;
- Gérer le personnel du Secrétariat Permanent de l’ONECCA-BF ;
- Gérer les biens du secrétariat permanent de l’ONECCA-BF ;
- Recevoir et ventiler le courrier arrivé au sein du Secrétariat Permanent de l’ONECCA-BF ;
- Préparer le courrier départ à l’appréciation du Secrétaire Général de l’Ordre ;
- Préparer le courrier départ approuvé par le SG à la signature du Président de l’Ordre ;
- S’assurer de l’expédition dans les délais requis du courrier départ de l’ONECCA-BF ;
- Tenir les archives de l’ONECCA-BF ;
- Assurer la diffusion effective de toute information destinée aux membres de l’ONECCA-BF ;
Appui au Secrétaire Général et des Commissions /Comités concernés pour la gestion de l’animation de la vie de l’Ordre:
- Organisation des assises/congrès de l’Ordre
- Organisation d’ateliers, séminaires, journées portes ouvertes
- Organisation de team buildings
- Gestion de la communication interne (newsletters, communiqués, sondages, invitations)
- Appui à la maîtrise d’ouvrage pour la mise en place éventuelle de plateformes de communication interactives et digitales (forums online, gestion de projet en ligne, …)
- Appui, en rapport avec les prestataires de l’Ordre, à la Gestion de la communication:Institutionnelle et de la communication digitale
- Gestion des communications évènementielles
- Gestion des publications et annonces de l’Ordre
- Suivi de l’actualisation du site Internet
Communication sur les réseaux sociaux
- Participer à l’actualisation et l’animation des espaces d’échanges et de communication à destination des membres de l’ordre ;
- Assurer l’administration des guides de procédures et participer à leur rédaction ou actualisation ;
- Participer à l’organisation de formations dédiées aux différents métiers des membres ;
- Suivi des règles de gouvernance au niveau du Conseil
- Mise à jour du manuel des procédures
- Créer et maintenir un environnement de travail agréable, afin de garantir un haut niveau d’efficacité organisationnelle, de communication et de sécurité ;
- Exécuter toute autre tâche a lui confiée par le Président et/ou le Secrétaire Général de l’ONECCA-BF.
Indicateurs de performance
- Le bon fonctionnement du Secrétariat Permanent de l’ONECCA-BF ;
- Le taux d’exécution du programme d’activités ;
- La qualité et les délais de production des différents rapports et documents relevant de ses responsabilités.
