(PNUD) Chef(fe) du Programme Management Support Unit (PMSU) (Poste ouvert uniquement aux candidats burkinabè)

Sous la supervision générale du Représentant Résident du PNUD et sous la supervision directe de la Représentante Résidente Adjointe, le/la Chef(fe) du Programme Support Management Unit (PMSU) a la charge de la planification budgétaire et financière, du suivi et de l’évaluation des activités du Programme Pays et appuie le Management du bureau pour la coordination et l’assurance d’une gestion efficace et rigoureuse des ressources financières. Il/elle fournit des services d’appui et de conseil au Senior Management du Bureau Pays.

Il/elle assure le renforcement des capacités nationales et de celles du PNUD en matière de NIM (National Implémentation), DIM (Direct Implémentation), ONG (Exécution); à la gestion et au suivi des conventions de financement en appui au Programme Pays; à la mise en œuvre du plan d’évaluation du Programme du PNUD Burkina. Il/elle a la charge de l’analyse de la qualité des rapports d’audits NIM et du suivi des recommandations d’audit (NIM et DIM). Il/elle assure une communication stratégique dans l’utilisation des ressources financières pour le Bureau Pays. Il/elle s’assure de la conformité des résultats en termes de règles et procédures du PNUD et du Cadre de Contrôle Interne du Bureau Pays.

Il/elle supervise le personnel sous sa supervision et travaille en étroite collaboration avec les unités du programme et les projets ainsi que les Opérations du Bureau Pays, le personnel de programme des autres Agences du Système des Nations Unies, le personnel du siège, les représentants du Gouvernement, les conseillers techniques et experts des partenaires multilatéraux et bilatéraux ainsi que la société civile pour le succès de la mise en œuvre du Programme Pays, pour la mise en œuvre du Plan d’Action du programme Pays (CPAP) en utilisant le Document de programme de Pays (CPD).
Résumé des fonctions clés :
Fournir des conseils techniques au Senior Management Team en matière d’analyse de la performance financière du Programme et du suivi de l'allocation stratégique des ressources financières.
Appuyer les Team Leaders aux Programmes, les Coordonnateurs et les Experts Nationaux des Projets dans la gestion budgétaire et la maîtrise effective des coûts dans la gestion programmatique du Bureau Pays.
Assurer la gestion budgétaire et exécution financière du Programme Pays en conformité avec les procédures et réglementation du PNUD.
Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, éclairer tous les intervenants sur les questions budgétaires/financières Contribuer à la mise en œuvre du plan de travail de l'unité et aux autres tâches du Bureau.

1. Fournir des conseils techniques au Senior Management Team en matière d’analyse de la performance financière du Programme et du suivi de l'allocation stratégique des ressources financières :
Conformité aux règles, stratégies et politiques du PNUD sur les activités financières, le système d’enregistrement/reporting et le suivi des recommandations des audits, mise en application effective des contrôles internes, le fonctionnement d’un système de gestion des ressources financières orienté vers le client ;
Faire le suivi des accords de financement dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Bureau ;
Assurer une gestion optimale des ressources financières du programme allouées par le siège ;
Faire le suivi de l’application des ressources non régulières aux projets respectifs ;
Examiner, auditer, exploiter et analyser les informations en fonction des indicateurs de performance requis ;
Elaborer et publier les rapports financiers.

2. Appuyer les Team Leaders aux Programmes, les Coordonnateurs et Experts Nationaux des Projets dans la gestion budgétaire et la maîtrise effective des coûts dans la gestion programmatique du Bureau Pays :
Faire le suivi et contrôler les révisions en fonction des allocations fixées au cours des réunions sur l’arbitrage budgétaire ;
Préparation et suivi des budgets des projets de développement ;
Appuyer le processus de création et de clôture des projets dans Atlas ;
Veiller à la préparation et à l’archivage physique et électronique de tous les documents des projets : compte(rendu, les conventions de financement, les rapports d’évaluation et des bailleurs, inventaire etc.;
Faire le suivi de l’application des taux de remboursement des coûts indirects « GMS » dans les révisions faites à la suite des contributions non régulières reçues des bailleurs de fonds ;
Faire le suivi des projets conformément au manuel de gestion de projet (Programme and Operations Policies and Procédures) et au Standard Operating Procedures (SOP) du Bureau Pays ;
Enregistrer les données selon les exigences des Dashboards ;
Assurer un suivi régulier des décaissements du bureau et des tableaux de bord et des exceptions, en identifiant des mesures correctives ;
Vérification et réconciliation (rapprochements) des divers rapports de dépenses faites par le bureau, le siège et les Agences d’Exécution ;
Préparer à temps le recouvrement des coûts des services fournis dans Atlas, la mise en œuvre du système de traçabilité des entrées et suivi du recouvrement des coûts ;
Appuyer la réalisation des audits NEX/ONG et la mise en application des recommandations des audits ;
Fournir des informations et des rapports sur la situation du programme, l’identification des problèmes opérationnels et financiers et proposer des solutions ;
Enregistrement des Pending Items pour les contributions reçues des bailleurs, et veiller à ce que les pending items soient régulièrement réconciliés ;
En collaboration avec la Division des Opérations, assurer l’élaboration et l’exécution des plans d’achats et plans opérationnels annuels des projets NIM, DIM, ONG (achats, recrutement, gestion matériels et équipements) ;
Développement, mise en œuvre et suivi du pipeline du programmes de bureau et de l'arbre des projets (Project Tree) dans l'Atlas ;
Analyse des besoins et synthèse des propositions sur les mécanismes appropriés pour éliminer les déficiences de la gestion budgétaire ;
Assurer un suivi régulier des délivrables de bureau pays ;
Contrôle des comptes créditeurs/débiteurs pour les projets du PNUD ;
Suivi de la préparation des factures de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services fournis, mise en œuvre du système de suivi des revenus et suivi du recouvrement des coûts.

3. Assurer la gestion budgétaire et exécution financière du Programme Pays en conformité avec les procédures et réglementation du PNUD :
L’appui à la préparation et au suivi des Audits HACT, et des Audits du Bureau Pays, l’assurance de suivi des recommandations des audits, y inclus la mise à jour en ligne de la base de données relatives au suivi de gestion des Audits NIM et Bureau Pays (CARDS) ;
L’assurance du respect des exigences statutaires des conventions de financement/accords de partenariats dans les délais prescrits (TTF, TF, C/S) ;
L’assurance que les budgets enregistrés dans ATLAS sont conformes aux PTAs signés avec la contrepartie nationale ;
Appui à la gestion budgétaire et l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG) ;
L’appui à la planification/allocation budgétaire pluriannuelle des ressources du Programme (TRAC, TF, C/S) ; l’analyse des écarts des plans de travail annuel et trimestriel des projets de développement avec le RPF et les recommandations de mesures rectificatives (révisions budgétaires) ;
L’assurance du suivi rigoureux de la trésorerie des projets de développement (ASL), l’identification de goulots d’étranglement et la mise en œuvre de mesures idoines conformes aux procédures ;
L’appui dans l’analyse de la fiabilité des demandes d’avances de fonds trimestrielles NIM et ONG et de leur conformité avec les procédures et réglementation du PNUD en matière de gestion des avances NIM ;
Le suivi de l’évolution de la situation globale des dépenses des programmes et projets à travers ATLAS : l’assurance de fiabilité des rapports de décaissements trimestriels consolidés (CDR), la génération, le partage et l’envoi à la certification trimestrielle et annuelle des CDRs par le Gouvernement et les autres agences d’exécution ;
Elaboration de rapports réguliers et ponctuels sur la situation des ressources programmatiques du programme ;
L’assurance d’une exploitation efficace d’ATLAS (insertion systématique des données relatives aux projets) en appui à la gestion financière des projets de développement et de gestion ;
L’application rigoureuse de la politique de recouvrement des coûts (GMS et autres coûts indirects) ;
L’assurance de l’inventaire annuel obligatoire des projets de développement (NIM, DIM, ONG) et de l’inspection physique des équipements et matériels ;
La transmission des directives administratives et financières d’usage aux agences d’exécution ;
L’assurance de la clôture opérationnelle et financière des projets de développement conformément aux procédures et dans les délais prescrits ;
L’assurance de l’archivage des documents du PMSU ;
Soutenir le Programme dans la mise en place d’IPSAS.

4. Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, éclairer tous les intervenants sur les questions budgétaires/financières en se focalisant sur les résultats suivants :
Aviser les agences d'exécution sur la mise en œuvre ordinaire de projets et l’utilisation des ressources financières ;
Donner des conseils sur l'établissement des rapports, la préparation de rapports, y compris les rapports des donateurs ;
Conseiller le personnel du Projet sur les exigences administratives des reportings UNDP et le rapport de NEX, particulièrement sur des questions budgétaires ;
Organiser des séances de formation pour le Personnel des Programmes/Opérations/Projets sur la gestion financière et le ERBM ;
Faire une synthèse des leçons apprises et les meilleures pratiques dans le programme et dans les finances du programme ;
Renforcement des capacités du NIM conformément aux recommandations des études macro/micro du processus d’Harmonisation des modalités de transfert de cash du SNU (HACT) ;
Renforcement du DIM conformément aux exigences du PNUD et du cadre de contrôle interne du Bureau Pays ;
L’appui au renforcement de l’exécution ONG, conformément aux exigences de la modalité, y inclus l’assurance du diagnostic de capacité.

5. Contribuer à la mise en œuvre du plan de travail de l'unité et aux autres tâches du bureau, en se focalisant sur la réalisation des résultats suivants :
Contribuer à la formulation d'un plan de travail annuel de l'unité ‘’ Oversight ’’ ;
Fournir l'encadrement, le mentorat et les conseils nécessaires aux autres membres du personnel de sous la supervision ;
Contribuer à tout autre service/tâche assigné par la direction du bureau de pays et le chef d'unité, y compris les responsabilités de point focal.