Fundraising
1.1 Analyse contextuelle
a) Analyser la situation socio-économique du pays, les tendances (des bailleurs), les besoins et les manques ;
b) Réaliser régulièrement une analyse des parties prenantes, notamment : qui, fait quoi où (3W).
1.2 Relations Externes
a) Entretenir des relations de travail actives et régulières avec les bailleurs ;
b) Maintenir des relations de travail actives et régulières avec les autres ONG, les agences onusiennes, les groupes de travail, Alliance2015, les consortiums/associations et les cercles de recherche ;
c) S’assurer de la mise en place et mettre à jour régulièrement un répertoire des bailleurs, des ONG internationales et nationales, des autres partenaires et parties prenantes ;
d) Contribuer au reporting auprès des autorités nationales et locales selon les exigences de l’enregistrement d’ACTED et le statut légal dans le pays ;
e) En l’absence de coordinateurs techniques, représenter ACTED dans les clusters clés et les réunions des groupes de travail.
1.3 Fundraising et développement de propositions
a) Identifier des opportunités de financement ;
b) Contribuer au repérage de potentiels partenaires pertinents internationaux et/ou locaux (partenaires du secteur privé, ONGs nationales et internationales, think tanks, milieu de la recherche, etc…) pour les inclure dans les propositions ;
c) Faire la liaison avec l’équipe AME pour contribuer aux termes de référence des enquêtes à conduire pour le développement des propositions et s’assurer de de leur prise en compte dans le cadre logique (en particulier la formulation des objectifs SMART) ;
d) Contribuer au développement des documents de fundraising (Manifestations d’intérêts, notes conceptuelles, propositions) en ligne avec la stratégie pays d’ACTED et les exigences des bailleurs et en collaboration étroite avec le département des subventions et de la finance du siège ;
e) Faire le lien avec les Coordinateurs de zone, les Responsables projets et les Coordinateurs techniques pour s’assurer que les propositions sont pertinentes et techniquement solides ;
f) Intégrer les enseignements retirés des projets précédents (leçons apprises et meilleures pratiques) dans les nouvelles propositions ;
g) Impliquer l’équipe FLATS dans l’élaboration de documents de fundraising, particulièrement financiers pour le budget et la logistique en cas de règles d’achats spécifiques des bailleurs.
1.4. Suivi de la contractualisation
a) Contribuer à la transmission en temps opportuns des commentaires des bailleurs sur les propositions en liaison
avec les équipes pertinentes dans le pays et les départements Grant Management et Finances du HQ d’ACTED.
b) Lire rigoureusement tous les contrats avant signature, demander les conseils des départements du Grant
Management et de la Finance du HQ d’ACTED quand nécessaire.
Grand Management
2.1. Suivi des contrats
a) S’assurer que les obligations contractuelles (notamment les exigences de visibilité) et les délais de reporting sont connus et intégrés par l’équipe programme, AME et FLATS ;
b) Quand en réunion un problème est identifié par rapport aux livrables attendus dans un délai et un budget donnés, informer le staff pays compétent et demander l’avis du département programme du HQ sur les éventuelles solutions qui seraient en ligne avec les règles des bailleurs.
2.2. Reporting
a) Participer et faire les comptes-rendus des réunions de lancement et de clôture pour chaque projet ;
b) Rédiger des rapports narratifs de qualité, retraçant les avancées et les étapes des projets de façon professionnelle, transparente et dans les délais, en lien avec l’unité grant management et Finance du siège d’ACTED, ce qui
contribuera in fine à une arrivée régulière de trésorerie ;
c) Travailler en relation étroite avec les équipes AME pour intégrer les données AME (notamment les données sur les apports, les process, les livrables, les résultats et les indicateurs d’impact, les leçons apprises et les meilleures pratiques) dans les rapports et les revues des rapports M&E de l’unité AME ;
d) Faire la liaison avec les équipes FLATS lors de la préparation des rapports, en particulier avec la Finance pour garantir la plus grande cohérence entre les rapports narratifs et financiers, en vérifiant la correspondance des données ;
e) Contribuer à la mise à jour mensuelle des Rapports de Suivi (RFU) et garantir une communication fluide et régulière avec le Grant Management du siège d’ACTED ;
f) S’assurer qu’il est répondu aux demandes ad hoc des bailleurs en lien avec le directeur pays, les équipes programme et support.
2.3. Suivi des partenariats
a) Faire le lien avec les partenaires de la région pour développer et signer des accords de financements pertinents en étroite coordination avec l’unité grant management et finance du HQ d’ACTED ;
b) S’assurer que les partenaires font un reporting de qualité et dans les délais à ACTED en ligne avec les exigences des contrats de financement.
Management et Coordination interne
3.1. Gestion du staff (s’il y a)
a) Gérer les Stagiaires développement de Projets et/ou les Assistants Développement de Projets s’il y a, suivre l’évolution du plan de travail et les activités au jour le jour ;
b) Former le Stagiaire Développement de Projets et/ou l’Assistant Développement de Projets dans le but de renforcer leurs compétences techniques.
3.2. Coordination et Communication interne
a) Faciliter la communication entre les départements et le partage d’informations de la base, vers la zone, la capitale, et même jusqu’aux bureaux région et le siège en prenant les minutes des différentes réunions de Coordination d’ACTED ;
3.3. Archivage
a) Classer correctement les documents contractuels de projets à la fois électroniquement et papier ;
b) Mettre à jour régulièrement le centre des ressources du bureau avec les ressources externes et internes appropriées et pertinentes.
Communication Externe
a) Contribuer à la stratégie de communication externe d’ACTED en alimentant régulièrement le département Communication du siège d’ACTED avec les actualités informelles sur l’avancée des projets, les flashs d’information, des photos, des articles sur les avancées des projets et/ou des événements spécifiques pour les outils de communication d’ACTED, notamment mais pas seulement : la newsletter ACTED, le site internet et le rapport annuel ;
b) S’assurer que les publications, les outils de visibilité sont réalisés et actualisés dans la communication pays, accessibles et diffusés aux équipes d’ACTED ainsi que la capitalisation d’images et d’articles sur la mission.
