Sous l’autorité du coordonnateur du projet, l’expert en passation des marchés sera responsable de toutes les activités liées à la passation des marchés du projet ; notamment la planification des acquisitions (plan de passation des marchés) la mise en œuvre des processus d’acquisition conformément aux dispositions de l’accord de financement, de l’appui au processus d’évaluation des offres et propositions suivi de l’attribution des contrats, du rapport d’évaluation du projet dans ses aspects passation des marchés et du suivi de la gestion des contrats. Il sera chargé des tâches suivantes :
De la coordination et du suivi des activités de passation des marchés
L’expert en passation des marchés est responsable de la passation des marchés de l’ensemble du projet ; et assurer la coordination de tous les marchés passés aussi bien au niveau central qu »au niveau des communes. A cet effet il assure la coordination de tous les rapports sur la passation des marchés durant les missions de supervision et de la revue à postériori. Il ou Elle mettra en place des mécanismes de suivi périodique( mensuel et hebdomadaire) de la passation des marchés afin de pouvoir identifier rapidement les retards et aider à leur résolution ;
De la programmation
- Inscrire et tenir à jour dans STEP(systomatic Tracking and Exchanges in Procurement) toutes les activités de passation des marchés. Ce plan indiquera l’estimation prévisionnelle, la procédure de passation des marchés convenue, l’approche de marchés suivant les termes de l’accord de financement ; les dates de préparation et d’approbation des appels d’offres, des consultations, d’évaluation des offres, d’approbation des propositions, d’attribution des marchés, la notification de l’intention d’attribution de signature et de notification des marchés ; de livraison et de réception des travaux ou fournitures ainsi que les mécanismes d’examen convenus(avis préalables/avis à postériori) ;
- Elaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens ; travaux et services prévues sur le financement du projet pour toutes les composantes ;
- Tenir également un répertoire de consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations d’intérêts ;
- Ouvrir et tenir à jour au besoin un bordereau des prix unitaires les plus usuels en rapport avec les activités du projet ;
De la préparation des documents d’appels d’offres
- Finaliser avec les équipes techniques( ou expert désignés à cet effet) les caractéristiques ou spécifications techniques des biens et travaux ainsi que les Termes de référence pour la sélection des consultants ;
- Elaborer les dossiers d’appels d’offres et les demandes de proposition des acquisitions ou prestations prévues au plan de passation des marchés approuvé par le STEP suivant les modèles appropriés en vigueur et veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations requises ;
- S’assurer dans le cadre des ententes directes que les dispositions prévues dans le cadre de la mise en œuvre de ce projet pour la contractualisation des marchés sont en adéquation avec la règlementation
De la passation des marchés
- Préparer et faire publier les avis généraux, avis spécifiques d’appels d’offres, avis à manifestation d’intérêt et avis de publication de résultats ou d’attribution de contrats conformément aux textes en vigueur ;
- Veiller à une large publicité de ces avis en les faisant publier, si requis dans UNDB et si nécessaire dans les revues spécialisées, dans les journaux locaux de grandes diffusons ;
- Veiller à l’inscription à l’ordre du jour des commissions les étapes du processus d’évaluation de la passation des marchés (ouverture des plis, évaluation des offres et attributions des marchés)
- Assister pour le compte du projet à toutes les séances d’ouverture et d’évaluation des offres ainsi qu’à toutes les séances d’attribution des marchés ;
- Assurer le contrôle qualité des rapports d’ouvertures des plis et d’évaluation des offres et s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des membres compétents de l’administration avant de requérir si requis l’avis de non objection éventuel de la Banque ;
- Préparer les projets de contrats et veiller à ce qu’ils soient validés et signés conformément aux dispositions pertinentes du manuel de procédures ;
- S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que la restitution de leur caution de soumission dans les délais requis à cet effet ;
- Contribuer à la résolution des plaintes en cas de survenance ;
- Signaler les pratiques contraires à la bonne gouvernance dans le processus, notamment les cas de fraude et corruption, de trafic d’influence, de conflits d’intérêts ou de délits d’initiés ;
De l’assistance ay suivi de l’exécution des marchés
- Veiller à ce que les engagements relatifs aux marchés soient systématiquement communiqués au responsable administratif et financier du projet ;
- Veiller à ce que les dispositions nécessaires soient prises pour que la supervision de l’exécution des marchés soit faite suivant les exigences spécifiques de chaque marché ;
- Organiser les commissions de réception des biens, travaux et services de consultants ;
- Veiller à ce que les services techniques commis aux tâches de réceptions s’assurent que ces biens, travaux et services sont conformes aux spécifications des marchés ou aux termes de référence des contrats ;
- Prendre des mesures nécessaires pour que les biens soient livrés et entreposés en surzté aux endroits et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés
- Préparer les rapports trimestriels et annuels sur la situation des marchés.
De la tenue de l’archivage
- Suivre au quotidien de la base de données du projet sur le STEP pour s’assurer de sa qualité et que tout document est bien activé à l’étape correspondante de la feuille route de l’activité ;
- Préparer les documents nécessaires pour les missions d’audit et revue à postériori
Du rôle d’assistance et de conseil
- Conseiller et assister le coordonnateur ainsi que les autres membres de l’équipe du projet sur toutes les questions liées aux procédures d’acquisition de travaux de biens et services ;
- Conseiller utilement les commissions d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’attribution des marchés sur les règles et procédures d’acquisition de la Banque ;
- Assurer la formation régulière de l »équipe projet sur les règles et procédures de la Banque ;
- Exécuter toutes les tâches en rapport avec la passation des marchés pour l’atteinte des objectifs du projet
Du respect de l’accord avec le bailleur de fonds
- Veiller au respect des dispositions relatives aux acquisitions prévues dans l’accord de financement du projet et ses documents connexes ;
- Veiller à ce que les règles et procédures acquisition de la banque ou du pays selon le système de passation applicable, soient respectées, tous les stades des acquisitions de biens, travaux et services ;
- L’expert en passation des marchés doit s’abstenir de se mettre en situation de conflit d’intérêt si cette situation se présentait ; il doit le signaler promptement par écrit au coordonnateur du projet pour disposition pratique à prendre en se faisant notamment remplacer pour les travaux de la commission qui examine le marché considéré.
