Un (h/f) Administrateur Finance & RH Zone Nord

 
AVIS DE RECRUTEMENT  INTERNE ET EXTERNE
Un (h/f) Administrateur Finance & RH Zone Nord


Contexte:

La Fédération Handicap International, organisation de solidarité internationale à but non lucratif, met en œuvre des programmes sous le nom d’usage Humanité & Inclusion et intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Présente au Burkina Faso depuis 1991, Humanité & Inclusion intervient dans plusieurs domaines dont la santé, et réadaptation, l’éducation inclusive, la promotion des droits des personnes handicapées, la prévention des violences.
Depuis 2018, Humanité & Inclusion a étendu ses interventions pour répondre aux besoins des personnes vulnérables dans plusieurs domaines dont la santé, la réadaptation, l’éducation inclusive, la promotion des droits des personnes handicapées, la prévention des violences. 
Dans le cadre du renforcement de ses équipes, Humanité et Inclusion recrute Un (h/f) Administrateur Finance & RH Zone Nord. Vous êtes expérimenté(e) ? Vous aimez créer des liens et entrainer vos équipes vers un objectif commun ? Postulez pour rejoindre les équipes d’Humanité & Inclusion !
Type de contrat : CDD
Durée du contrat : 1 an avec possibilité de renouvellement
Localisation : Djibo
Rattachement hiérarchique : Responsable Finance pays
Mission :
Assurer la gestion financière et RH de la Zone Nord, dans le respect du cadre interne de l’association et des règles des bailleurs de fonds et, dans un souci de soutien constant aux projets mis en œuvre

Responsabilité 1 : Garantir la conformité administrative de HI sur sa zone 
Activités :

1. Réaliser les formalités exigées par les instances gouvernementales au niveau des localités du site ;
2. S’assurer de la présentation, la circulation, le classement et l’archivage des documents administratifs, comptables et financiers ;
3. Assurer la bonne tenue des registres de correspondances « Courriers Départ » et « Courriers Reçus » ;
4. Apporter un soutien aux collaborateurs affectés ou en mission au bureau des localités du site dans l’exécution de tâches administratives ;
5. Mettre en place la gestion administrative des sites sous sa supervision lors de leur ouverture ou adaptation en fonction des besoins.

Responsabilité 2: Assurer la gestion administrative du personnel national du site.
Activités :

1. Assurer la gestion administrative des dossiers individuels du personnel national ;
2. Etablir les contrats de travail du personnel national et des travailleurs journaliers
3. Assurer le suivi de la base de données RH ;
4. Communiquer aux responsables d’équipe le suivi des contrats de leurs collaborateurs ;
5. Communiquer aux responsables d’équipe le suivi des congés de leurs collaborateurs ;
6. Réaliser le classement et l'archivage des dossiers du personnel national ;
7. Assurer la communication des documents de suivi du personnel du site au département RH Capitale ;
8. Etre l’interlocuteur privilégié du personnel sur les règles du droit de travail ou les règles internes de gestion du personnel ;
9. Gérer les demandes d’acomptes et d’avances sur salaires du personnel national ;
10.  

Responsabilité 3: Participer à la définition et à la miseen œuvre des politiques, processus et règles de gestion des compétences (recrutement, intégration, évaluation, formation) du programme.
Activités :

1. Participer à la planification et au pilotage des processus de recrutement et d’intégration du personnel affecté sur le site en lien avec les responsables du recrutement, le contexte sécuritaire et opérationnel et dans le respect du principe d’équité de traitement des candidats : publication des offres, réception et sélection des CV, préparation des sessions de test et d’entretien, conduite des entretiens, intégration RH ;
2. Participer à l’alimentation du vivier externe ;
3. Faire appliquer les règles légales et internes relatives à la contractualisation des travailleurs journaliers.

Responsabilité 4: Assurer la gestion de la trésorerie du site
Activités :
Gestion de la caisse

1. Verser les avances demandées au personnel dans le site en respectant les procédures en cours à HI ;
2. Suivre les avances de services individuelles et faire les relances nécessaires auprès des intéressés en cas de non-respect des procédures ;
3. Tenir à jour la fiche de suivi des avances ;

Gestion des Livres de Bord

4. Tenir à jour les livres de bord de caisse et  banque ouverts dans le site ;
5. Gestion des Avances de Service ;
6. Gestion des paiements ;
7. Assurer tous les paiements (espèces, chèques, transfert…) en respectant les procédures d’engagement des dépenses du Programme ;
8. Vérifier la validité et l’adéquation des justificatifs des dépenses (contrat, commandes, factures, bons de livraison,...) ;
9. Assurer le classement méthodique des justificatifs comptables de toutes les opérations passées dans le site ;

Gestion de la banque

10. Demander régulièrement les relevés de compte ;
11. Recueillir, analyser les données des extraits (historiques) bancaires et à rapprocher avec celles du livre de bord ;
12. Etablir l’état de rapprochement bancaire mensuel ;
13. Commander les carnets de chèque ;
14. Gérer les certifications de chèques ;

Gestion des demandes de trésorerie

15. Communiquer les besoins en trésorerie mensuellement au service financier de la capitale.

Responsabilité 5: Assurer la gestion de la comptabilité du site

Activités :

1. S’assurer de la tenue correcte  de la comptabilité du site ;
2. S’assurer du respect des procédures comptables dans le site ;
3. Vérifier la validité du visa de réconciliation accompagnant chaque pièce comptable ;
4. Procéder à la saisie quotidienne de toutes les pièces justificatives dans les feuilles de saisie appropriées ou dans le logiciel comptable ;
5. S’assurer du suivi des tableaux d’affectation communiqués par la capitale ;
6. Clôturer la comptabilité le 25 de chaque mois concerné ;
7. Envoyer les scans de la dernière page du livre de bord caisse et du décompte caisse le 1er jour ouvrable de la date de clôture de la comptabilité du mois concerné ;
8. Envoyer mensuellement les versions électroniques des feuilles de saisie et les documents comptables de clôture au comptable programme. L’envoi du dossier doit se faire au plus tard  le dernier jour  ouvrable du mois concerné ;
9. Réclamer un accusé de réception au comptable programme après réception et vérification du contenu du dossier de clôture par ce dernier ;
10. Classer et archiver les copies des pièces comptables suivant les règles établies.

Responsabilité 6: Contribuer à la gestion financière de la structure et des projets et financements mis en œuvre sur sa zone

Activités :

1. Accompagner les signataires budgétaires dans la construction et le suivi de leur pilotage financier (dépenses réalisées, prévisions budgétaires) ;
2. Elaborer les rapports Financier à l’intention des bailleurs pour les projets qui se déroulent sur son site ;
3. Suivre et superviser les partenaires dans la réalisation de leurs activités ;
4. Participer à la construction des budgets de structure et des propositions de projet et le cas échéant aux demandes d’avenant et révisions budgétaires ;
5. Consulter le responsable financier Pays pour tous les aspects financiers et comptables non cités.

Responsabilité 7: Manager l’équipe Finance et RH du site

Activités :

1. Encadrer et animer l’équipe Finance et RH du site, fixer des objectifs et procéder à l’évaluation périodique ;
2. Assurer la formation de son équipe ;
3. Veiller à la gestion de carrière des membres de son équipe : définition des besoins de formation et accompagnement de l’évolution professionnelle ;
4. Mettre en place les mécanismes de  communication et de coordination de son équipe sur site ;
5. Participer à la mise en place des mécanismes de  communication et de coordination entre les services partagés du site et les équipes projet de la zone 
6. Participer activement aux mécanismes de communication et de coordination des départements RH et Finance Pays tout en assurant une communication fluide et transparente avec les autres responsables de service ou zone selon les besoins.

Profil requis

• Un niveau Bac + 3 minimum, en gestion/finance/comptabilité;
• Expérience d’au moins 02 ans en Finance ; Comptabilité ou Gestion ;
• Expérience dans une ONG ou un projet de développement ;
• Expérience en Gestion administrative et RH des contrats ;
• Cadre et règles bailleurs de fonds ;
• Maîtrise des outils informatiques (dont niveau Excel et Word avancé).

 Conditions particulières

• Capacité d’analyse
• Animation et mobilisation d’équipe
• Capacité à communiquer et à collaborer en situation d’éloignement géographique
• Capacité à travailler de façon indépendante

Condition salariale :
En fonction de la grille salariale de HI

Composition du dossier de candidature :

Un Curriculum Vitae détaillé limité à quatre pages, le diplôme et les certificats de travail  et une lettre de motivation d’une page maximum à envoyer au plus tard le 31/12/2020 à l’adresse suivante : recrutement@burkinafaso.hi.org. Mentionner l’objet de votre courrier : Candidature « ADMIN FIN» puis « votre nom» ou à déposer dans les bureaux de Humanité & inclusion de 07h30 à 12h30 et de 14h à 17h30

Humanité & Inclusion est une organisation qui s’engage pour l’égalité et la diversité au sein de son personnel. En vue d’offrir des opportunités égales d’accès à l’emploi à chacun/e (quel que soit l’âge, le sexe, la situation de handicap, etc.), Humanité & Inclusion s’engage à étudier l’ensemble des candidatures, avec le même intérêt.

Humanité & Inclusion est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels. Le candidat sélectionné devra s’engager à adhérer et respecter ces politiques éthiques et le code de conduite

N.B. : Le recrutement se déroulera en 3 phases : une sélection sur dossiers, un test écrit et, un entretien de positionnement.

Seuls les candidats retenus après la sélection des dossiers seront contactés.
Les candidats présélectionnés seront invités à compléter leurs dossiers.