Sous la supervision de l’Administrateur des Ressources Humaines, des Achats et de la Logistique, les Responsabilités du titulaire ou tutrice seront les suivantes :
Responsabilités :
– Assister l’Administrateur des Ressources Humaines, des Achats et de la Logistique dans la gestion et l’organisation des recrutements de personnel (dépouillement des candidatures, organisation des tests écrits et entretiens, documentation des processus, lettres et contrats) ;
– Faciliter l’orientation des nouveaux agents recrutés par leur introduction auprès des collègues, la remise des documents-clés de la structure et la préparation des documents requis en début de contrat ;
– Faciliter l’installation des expatriés à leur arrivée au Burkina et à leur déménagement en fin de contrat ;
– Suivre le contrat d’assurance maladie et de vie pour les incorporations et retraits des agents ;
– Faire la mise à jour régulière du registre de l’employeur et de la base de données du personnel de HKI ;
– Suivre l’élaboration des timesheet et préparer la timesheet summary mensuelle ;
– Préparer les salaires du personnel local mensuellement ;
– Gérer les congés du personnel local ;
– Initier les demandes de renouvellement des contrats en coordination avec l’Administrateur des Ressources Humaines, des Achats et de la Logistique et assurer la préparation ou le renouvellement en temps opportun de tous les types de contrats de prestation ;
– Mettre régulièrement à jour les informations du personnel dans le système de gestion des ressources humaines Netsuite de l’organisation telles que : le renouvellement des contrats, les informations concernant le salaire etc.
– Assurer le classement et l’archivage (papier et électronique) des dossiers administratifs et du personnel ;
– Assister l’Administrateur des Ressources Humaines, des Achats et de la Logistique dans la recherche de formations pour le personnel ;
– Assister l’Administrateur des Ressources Humaines, des Achats et de la Logistique dans l’organisation des événementiels (Anniversaire de Helen Keller, rencontres annuelles du personnel, etc.) ;
– Mettre à jour les procédures de HKI et la rédaction des notes de service en collaboration avec l’Administrateur des Ressources Humaines, des Achats et de la Logistique ;
– Rédiger les comptes rendus des réunions du département ;
– Appuyer l’Administrateur des Ressources Humaines, des Achats et de la Logistique pour l’élaboration du rapport trimestriel des ressources humaines ;
– Coordonner les examens médicaux périodiques et des examens médicaux de sortie du personnel national en collaboration avec l’Administrateur des Ressources Humaines, des Achats et de la Logistique et le service de l’OST ;
– Répondre aux questions générales des RH du personnel national en coordination avec l’Administrateur des Ressources Humaines, des Achats et de la Logistique ;
– Assurer l’intérim de l’Assistant(e) en logistique ou de l’assistant(e) administratif(ve) chargé(e) des achats en cas d’absence ;
– Assurer l’intérim de l’Administrateur des Ressources Humaines en cas de besoin ;
– Effectuer toute autre tâche qui lui serait demandée en lien avec ses compétences et de ses capacités.
