Avis de recrutement N°001/RH/FY21 d'une Assistante Administrative bilingue
Ouagadougou
09/07/2020 - 11:25
Annonceur
Jhpiego
Professionnel
Jhpiegoburkinajobs@gmail.com
Jhpiego est une organisation internationale de santé à but non lucratif créée en 1973, affiliée à l'université Johns Hopkins dont le siège est à Baltimore dans l'état de Maryland aux USA. Depuis plus de 40 ans et dans plus de 155 pays à ravers le monde, Jhpiego oeuvre pour prévenir les décès inutiles de femees et de leurs familles.
Présent au Burkina depuis 1996, Jhpiego met actuellement en oeuvre des programmes de Lutte contre le Paludisme (IMC), de Planification Familiale du Post Partum (PFPP) et de la Prévention et Contrôle des Infections.
Dans le cadre de la mise en oeuvre de ses projets, Jhpiego lance un appel à candidature pour le poste d'Assistante Administrative bilingue.
Emploi
ONG
Administration
Non fourni
Bureau Pays Burkina Faso / Ouagadougou
Contrat à durée déterminée
1 an renouvelable
1
Jhpiego
Ses projets
Sous la supervision du Directeur Pays, l'Assistante Administrative bilingue sera chargée de fournir un appui au bureau de Jhpiego / Burkina Faso en administration générale afin de faciliter la mise en oeuvre des projets.
Tâches et responsabilités spécifiques :
- Fournir un appui administratif au personnel du Bureau Jhpiego Burkina, résoudre les problèmes de routine et assurer le bon fonctionnement du bureau
- Aider à organiser le voyage du personnel local, régional et international qui comprend la réservation de billets d'avion, les transferts aéroport, l'organisation d'avances de voyage, les réservations d'hôtels, les visas, etc.
- Aider à vérifier toutes les factures de voyage de la direction et joindre la documentation d'appui pertinente
- Aider à la planification de conférence et de réunions en réservant des lieux et en envoyant les invitations en temps opportun
- Préparer les rapports des réunions de bureau et les partager
- Aider le chef de l'administration à veiller à ce que les archives du bureau soient conservées en toute sécurité et correctement
- Coordonner avec la réceptionniste et le reste de l'équipe pour suivre le courrier entrant et le courrier sortant pour une action opportune par les bureaux concernés respectifs
- Traiter de manière appropriée les courriers entrants en les transmettant au personnel approprié, à la demande du directeur Pays
- Finaliser les documents à envoyer conformément au format standard utilisé par Jhpiego
- Veiller à ce que les courriers sortants, les contrats et les conventions soient conformes aux modèles/format standard et s'assurer qu'ils sont envoyés en temps opportun
- Suivi des délais pour rappeler à la Direction des décisions contenues dans les Mémos envoyés à la suite des réunions de direction
- Assurer un bon niveau de communication avec les membres du SMT et les autres collègues
- Appuyer l'administration dans l'organisation des réunions / voyages / missions avec confirmation rapide et fiable aux collègues/visiteurs
- Soutien quotidien aux membres du SMT, en particulier au Directeur Pays
- Surveiller et suivre la réservation d'hôtel et de salle de conférence
- Assumer d'autres responsabilités d'administration générale.
Une lettre de motivation précisant en objet le poste à pourvoir, un curriculum vitae, copies scannées des diplômes, les noms et adresses de 3 personnes de référence dans le domaine professionnel.
NP
- Diplôme universitaire et / ou deux années (ou plus) d'expérience pertinente dans un domaine connexe
- Formation en secrétariat et / ou en gestion de bureau
- Maîtrise de l'utilisation des ordinateurs et de Microsoft Office
- Expérience de travail dans un bureau dynamique, de préférence avec une organisation internationale
- Maîtrise de l'anglais et du français
- Expérience avec une grande variété de compétences administratives, de gestion de bureau et d'informatique
- Motivé, proactif et avoir une attitude positive face au travail nécessitant un minimum de supervision
- Excellentes compétences organisationnelles, y compris la capacité de gérer une variété de missions parfois sous la pression des délais
- Volonté d'assurer des responsabilités supplémentaires afin d'atteindre les buts / objectifs fixés par l'organisation.
Par courriel à Jhpiegoburkinajobs@gmail.com
NB.
- Mentionner dans l'objet du courriel de candidature le poste à pourvoir
- Les candidats retenus devront compléter leur dossier avec toutes pièces attestant leurs déclaration contenues dans le CV
- Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
