Aperçu du poste :
Sous la supervision directe de l’Operations Manager Mali/BFA, le-la Operations Officer participera à :
. La gestion des ressources humaines et de l’administration au niveau du pays, avec l’appui technique de l’Operations Manager Mali/BFA ;
. Sera également en charge d’assister l’Operations Manager Mali/BFA dans la supervision des fonctions logistiques et achat ;
. Accompagnera des administrateurs dans les bases.
Le poste est basé à Ouagadougou avec des voyages réguliers dans les différents sous-bureaux régionaux du Burkina Faso.
Principales responsabilités
I) GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
1. Respect de lois et des pratiques RH
. Suit l’évolution des règles du pays ;
. Développe un réseau au sein des différentes administrations et des autres ONGs afin de suivre l’évolution des règles applicables ;
. Se renseigne sur les pratiques de nos partenaires ;
. S’assure que ces règles en matière de RH sont respectées par INSO.
2. Profils de poste
. S’assure que chaque employé de INSO dispose d’un Profil de Poste cohérent avec le poste occupé ;
Participe à la mise à jour des profils de poste sur la mission ;
. Informe/alerte le manager si des profils de poste sont manquants.
3. Recrutement
. Contribue à la création de la procédure de recrutement, la diffuse, la met à jour ;
. Mets en forme et diffuse les offres d’emploi via les canaux appropries ;
. S’assure du respect des lois & règlements pour toutes les embauches ;
. S’assure d’un recrutement objectif et transparent en accord avec les lois & règlements, les règles des bailleurs de fond et les règles d’INSO ;
. Participe aux entretiens des candidats ;
. S’assure du planning d’orientation pour les nouveaux arrivants dans le pays.
4. Contrats
. S’assure que chaque employé d’INSO a un contrat à jour et respectant le droit du travail ;
. S’assure de la validation par l’administration (inspection du travail, médecin du travail) des contrats de travail ;
. Supervise l’archivage et scan les dossiers du personnel ;
. S’assure que les dossiers du personnel sont complets ;
. Accueille les nouveaux employés et élabore le plan de briefing des nouveaux arrivants (avec la participation des managers) ;
. S’assure que chaque employé à une carte de service ;
. Prépare les contrats et avenants et les soumet à l’Operations Manager Mali/BFA ;
. Alerte les managers sur les fins de contrat à venir dans un délai raisonnable ;
. S’assure que tous les documents d’embauche sont dument signés.
5. Payes
. Est en charge de la mise à jour de la base staff d’INSO dans le pays ;
. Réceptionne, contrôle, questionne et corrige les variables des salaires des staffs ;
. Calcule les taxes et en organise les paiements ;
. Avec le Finance officer, organise et prépare la paye & les virements de paye après validation de l’Operations Manager Mali/BFA ;
. S’assure de l’édition des bulletins de payes et de leur signature.
6. Congés
. Réalise le suivi des congés payés des employés dans le pays (selon les règles de la mission) ;
. S’assure d’une prise de CP régulière par tous les employés ;
. S’assure de la documentation des congés.
7. Evaluations
. S’assure de la tenue régulière des évaluations des performances des employés ;
. Met en place et assure le suivi de la politique d’évaluation des performances des employés.
8. Délégués du personnel
. S’assure du respect de la législation en vigueur en matière de délégués du personnel ;
. Organise et encadre les élections des délégués du personnel ;
. Est l’interlocuteur privilégié des délégués du personnel ;
. S’assure que chaque réunion avec les DP donne lieu à un procès-verbal signé.
9. Politique RH
. Participe à l’amélioration et au développement de la politique RH dans le pays ;
. S’assure d’une application nationale de cette politique ;
. Propose à l’Operations Manager Mali/BFA, toute modification de la politique RH qui lui semble nécessaire/intéressante ;
. S’assure que tous les documents RH sont en cohérence avec la politique du moment ;
. Avec le soutien de l’Operations Manager Mali/BFA, améliore et met à jour la grille de salaire, le Règlement Intérieur & autres documents ;
. Forme les administrateurs terrain ainsi que les managers et responsables à cette politique (lors de leur arrivée ou lors de mise à jour).
10. Formations
. S’informe et propose à l’Operations Manager Mali/BFA et/ou aux managers des formations possibles pour les employés ;
. Suit et valorise les formations suivies par les employés.
11. Abus
. Participe activement à la prévention et détection des abus en tout genre (harcèlement, abus de pouvoir, corruption…) ;
. Informe l’Operations Manager Mali/BFA (ou son supérieur si l’Operations Manager Mali/BFA est concerné) de tout abus ou de suspicion d’abus.
12. Fins de contrat
. Calcule et édite les Soldes de tout Compte (STC) ;
. S’assure avec le Responsable Finance que les employés en fin de contrat quittent INSO libres de dettes envers l’organisation ;
. Récupère le badge et le matériel INSO en lien avec la logistique ;
. Édite les certificats de travail et les met à la signature du Directeur ;
. S’assure que tous les documents nécessaires sont édités et dument signés lors des fins de contrat ;
13. Archivage
. Assure la supervision de tout l’archivage RH sur la mission (électronique et papier) ;
. S’assure de la confidentialité de cet archivage, en particulier lors du travail sur les dossiers du personnel.
14. Animation du Département
. Le cas échéant, supervise, forme, manage l’équipe RH/Admin sous sa responsabilité ;
. Organise son département en vue de l’atteinte des objectifs.
15. Expatriés
. Assiste l’Operations Manager Mali/BFA dans la gestion administrative des expatriés ;
. Prépare les documents nécessaires des expatriés qui arrivent dans le pays ;
. Se renseigner sur les évolutions de législation et en informe l’Operations Manager Mali/BFA ;
. Met à jour le tableau de suivi des expatries ;
. Appui les expatries dans le calcul des times shit mensuels.
II) ADMINISTRATION
. Prépare les contrats de bail dans le pays et en assure le suivi ;
. Réalise l’archivage des baux (contrats, paiements, amendements…) ;
. Suit, avec le Finance officer, les cautions versées ;
. Assiste l’Operations Manager Mali/BFA dans la gestion administrative de la mission.
III) LOGISTIQUE
. Participe à la mise en place des procédures d’achat et de logistique (à la fois internes et celles des bailleurs) ;
. Participe au renforcement de tous les dispositifs anti-fraude et anti-corruption ;
. Tient à jour les dossiers d’achat et d’audit ;
. Tient à jour les contrats et accords avec les fournisseurs et prestataires de service ;
. Participe aux enquêtes qualité prix sur les fournisseurs locaux et tiendra à jour le registre des fournisseurs ;
. Participe à la supervision de la gestion de la flotte de véhicule en coordination avec les besoins opérationnels ;
. Participe aux audits liés aux achats et à la logistique ;
. Supervise et appui les assistants logistiques dans leurs taches.
IV) Divers
. Travaille au bon déroulement des relations entre les services support & programme de la mission ;
. A la demande de son supérieur, pour le bien de la mission, sera amené(e) à réaliser d’autres tâches non-décrites dans ce document ;
. Puisque occupant un poste stratégique dans le pays, il/elle fera preuve d’une grande rigueur, de confidentialité et d’honnêteté dans son travail. Il/elle ne pourra divulguer les informations personnelles ou stratégiques de la mission sans en demander l’autorisation explicite de son supérieur.
