Sous la supervision directe du/de la Représentant(e) Résident(e), les tâches de l’Administrateur/trice chargé(e) des Ressources Humaines, de la Logistique et des Achats sont les suivantes :
Tâches générales : Assister le/la Représentant(e) Résident(e) dans la gestion administrative et logistique et dans la gestion des Ressources Humaines du bureau-pays.
Gestion administrative
– S’assurer que HKI fonctionne conformément à la législation et la fiscalité en vigueur et aux règlements de HKI et des bailleurs de fonds en matière de gestion administrative ;
– Mettre en place des systèmes de contrôle adéquats afin que les fournitures, biens et équipements d’HKI soient gérés rigoureusement et que les processus d’achat et de réception des biens soient transparents ;
– S’assurer de la mise à jour des documents de base (manuel de procédures, règlement intérieur, statut du personnel, conventions d’établissement, conventions avec les ministères de tutelle et les régions d’intervention etc.) ;
– S’assurer de la qualité de tous les contrats et documents administratifs avant leur signature ;
– S’assurer qu’HKI dispose de toutes les assurances requises ;
– Coordonner les processus d’achat des produits ou des services : valider les processus d’achat, suivre la liste des fournisseurs, valider les documents d’appel d’offres et les PV du comité de sélection avant soumission à l’approbation de la Direction, viser les factures avant paiement ;
– Superviser les demandes d’exonération et les procédures de dédouanement des biens importés ;
– Superviser la préparation et l’exécution des contrats de prestation de service et de consultation ;
– Appuyer l’installation des expatriés à leur arrivée et leur déménagement à leur départ (maison, équipement, vigiles, containers…) ;
– Proposer et préparer les notes de service en collaboration avec le/la Représentant(e) Résident(e) ;
En étroite collaboration avec le/la Représentant(e) Résident(e), s'assurer que les contacts avec les autorités locales, civiles et militaires soient courtois et réguliers, que le plan de sécurité et les autres documents y afférents soient régulièrement mis à jour et qu'un système de monitorage et de prévention des risques soit opérationnel;
– Superviser le personnel de la section administration, ressources humaines et logistique ;
– Représenter HKI dans les instances de la DSPONG et du SPONG.
Gestion logistique
– Superviser l’ensemble des activités logistiques, en particulier l’organisation des missions nationales et voyages internationaux ;
– S’assurer de la maintenance des équipements et du parc roulant en temps opportuns ;
– Assurer un approvisionnement régulier d’HKI en fournitures, produits d’entretien et autres et assurer un stockage adéquat ;
– S’assurer que toute la documentation officielle des véhicules est à jour et disponible dans les véhicules et maintenir un dossier (papier et électronique) pour chaque véhicule ;
– S’assurer que les carnets de bord et la consommation du carburant et de lubrifiant sont régulièrement analysés et signaler toute anomalie ;
– S’assurer que chaque achat d’équipement soit correctement enregistré dans l’inventaire et qu’un inventaire physique soit réalisé chaque année ;
– Organiser la vente aux enchères des équipements vétustes.
Gestion des Ressources Humaines
– Appuyer le recrutement du personnel local et s’assurer que le processus est correctement documenté ;
– Contribuer à la prévention, à la gestion et à la résolution des problèmes et des conflits interpersonnels ;
– Assurer la veille légale et fiscale afin de garantir la conformité du bureau-pays avec le droit du travail et rencontrer l’inspection du travail si besoin ;
– S’assurer que les dossiers du personnel soient complets, à jour, et bien organisés ;
– Veiller à l’orientation du nouveau personnel et faciliter son intégration ;
– S’assurer que les conditions de travail du personnel répondent aux normes ;
– S’assurer de la qualité des contrats du personnel local et de leur légalité et mettre en place un système de suivi des fins de contrats ;
– S’assurer que la gestion des fins de contrat et des droits soit faite dans le respect des procédures en vigueur ;
– Superviser la planification des congés, leur documentation et le suivi des soldes ;
– S’assurer que toutes les évaluations du personnel soient réalisées annuellement ;
– S’assurer que les timesheets soient bien remplies et dans les délais par l’ensemble du personnel ;
– S’assurer que les documents obligatoires, tel que le registre employeur, soient tenus à jour ;
– Coordonner les rencontres avec les délégués du personnel ;
– S’assurer que la gestion de la paie corresponde aux dossiers du personnel ;
– Veiller à la signature régulière par l’ensemble du personnel des certificats exigés par HKI comme le certificat sur le conflit d’intérêt, sur le code de bonne conduite, sur le manuel de RH etc…
– Superviser l’organisation des événements comme la rencontre annuelle du personnel, la remise des attestations d’ancienneté, les pots d’au revoir…
– Compléter les rapports périodiques nécessaires.
