I. Mission 1 : Le/la Coordinateur/trice Administratif/tive et Financier/ière (CAF) est chargé (e) de la bonne gestion financière et administrative ainsi que du contrôle interne de la délégation de Educo au Burikina Faso. Il/Elle s’assure de la conformité des procédures engagées, est responsable des ressources humaines placées sous sa responsabilité et est l’interface entre la délégation et le siège et/ou les bailleurs pour le reporting financier.
Mission 2 : Il/elle assure la collaboration et la coordination financière et budgétaire des fonds internes et externes.
II. Tâches essentielles
1. Stratégies et politiques institutionnelles
- Participer à l'élaboration et à la révision des orientations stratégiques pour le pays ;
- Participer au développement et à l’évolution des stratégies et des politiques institutionnelles ;
- Mener et coordonner des évaluations des besoins en utilisant des outils validés par le siège et identifier les champs d'action prioritaires et possibles pour Educo dans son secteur d'intervention.
2. Management des ressources humaines
- Coordonner et accompagner l'équipe administrative et financière en assurant sa supervision et son accompagnement technique (Responsable Administratif et Financier, Administratrice financière chargée des financements externes et Responsable de l’Audit, du Contrôle et du Reporting) ;
- Participer au processus de recrutement du personnel financier et des autres staffs à la demande de la Direction Nationale ;
- Evaluer périodiquement les performances des agents placés sous sa responsabilité ;
- Identifier les besoins de formation des équipes ou des partenaires et participer à la mise en place du plan de renforcement des capacités ;
- Vérifier et approuver le calcul des salaires et des soldes de tout compte avant soumission au Directeur National ;
- Organiser les réunions hebdomadaires de son équipe et participer aux réunions périodiques avec les équipes des programmes ;
- Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe ;
- Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail de son équipe,
- Assurer le renforcement des capacités de son équipe (formation, partage d’expérience et assistance dans son domaine).
3. Gestion financière et budgétaire des projets internes
- Préparer les demandes de fonds à envoyer au siège ;
- Préparer les budgets annuels et des projets dans les délais prévus, suivre leur exécution et les mettre à jour au besoin;
- Vérifier la validité des pièces comptables et valider la conformité des écritures comptables, ainsi que les imputations dans les lignes budgétaires ;
- Assurer des résultats comptables de qualité et réunir des informations financières correctes pour la préparation des rapports financiers ;
- Valider les demandes mensuelles de trésorerie et contrôler la trésorerie à niveau pays ;
- Élaborer/actualiser et suivre le processus de sécurité de l’argent ;
- Surveiller et de valider la clôture comptable ;
- Vérifier et valider le calcul des impôts et taxes et s’assurer des déclarations et paiements aux organismes concernés ;
- Veiller au respect de la législation (code du travail, code des impôts…)
- Superviser l’organisation des missions du personnel Educo sur le plan administratif et financier ;
- Respecter les procédures internes d’EDUCO ;
- S’assurer de la diffusion et du respect des procédures administratives et financière et veiller à leur actualisation ;
- Participer aux négociations et développements de partenariats aux niveaux local, régional, national et international ;
- Assurer, pour son domaine d’activité, la représentation de Educo auprès des autorités nationales et au niveau local, en appui à la coordination des programmes ;
- Superviser l’application et le respect des termes de tout contrat de financement, contrôler l’engagement global des dépenses et le risque financier ;
- Assurer le correct archivage et la sécurité des documents (versions physiques et numériques) de l’organisation ;
- Assurer la capitalisation de la gestion administrative et financière des projets internes pour le partage avec les autres délégations d’Educo .
4. Gestion administrative et financière des projets bailleurs
- Accompagner l’Administratrice Financière chargée des financements externes dans l’élaboration et le suivi budgétaire et comptable ainsi que pour les actions relevant du domaine administratif des projets financés par les bailleurs ;
- Accompagner l’Administratrice Financière chargée des financements externes dans la préparation des demandes de fonds à envoyer aux bailleurs/donateurs ;
- Assurer la capitalisation de la gestion administrative et financière des projets bailleurs pour le partage avec les autres délégations d’Educo ;
- Assurer le suivi financier des projets subventionnés par les bailleurs ;
- Veiller au respect des procédures bailleurs ;
- Participer aux recherches de financement et négociations avec les bailleurs de fonds.
5. Suivi, reporting et audit
- Suivre et produire les rapports mensuels des avances et dépenses de terrain ;
- Réviser et valider les rapports financiers adressés aux bailleurs
- Produire périodiquement des rapports de suivi et des situations d’avancement/taux d’exécution budgétaire pour la Délégation et le Siège ;
- S’assurer que les rapports financiers sont de qualité et produits à temps (interne Educo et bailleurs)
- Préparer les audits comptables et financiers ;
- Veiller à la mise en application des recommandations des auditeurs.
6. Appuis techniques aux partenaires de mise en œuvre des programmes
- Accompagner les Partenaires dans l’élaboration et le suivi budgétaire ainsi que pour les actions relevant du domaine administratif ;
- Assurer le suivi qualité et valider les Rapports Financiers soumis par les Partenaires de co-exécution des Programmes Educo au Mali.
