OBJECTIF / MISSION DU POSTE
L’Assistant(e) Logistique contribuera à appuyer les activités logistiques pour toute la mission au Burkina Faso en assurant qu´il y est une continuité de l´intégration dans les programmes de développement et d´action d´urgence.
La mission de l’Assistant(e) Logistique portera sur deux (2) aspects principaux :
- S’assurer que les opérations d’Oxfam au Burkina soient menées à bien en garantissant une logistique appropriée (gestion de l’équipement, approvisionnement, Voyages etc. …) en suivant les directives données par le Logistics Manager ;
- Appuyer d’autres missions logistiques, en cas de nécessité et si sa charge de travail le permet.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS/TÂCHES
- L´assistant Log Service Généraux a pour mission principale la mise à disposition des besoins logistiques pour le projet et structures, en particulier vers la mise en œuvre de toutes les normes Oxfam en matière de transport, énergie, le suivi de tous les équipements sous sa responsabilité, des mouvements, la gestion du stock des pièces de rechange et du carburant et des personnes sous son / sa responsabilité ;
- Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec le Logistics Manager ; l´équipe logistique et les autres membres de l’équipe Oxfam ;
Il/Elle sera appelé à être la personne de contact logistique pour toutes les questions liées à l’organisation des voyages à l’international.
1. Gestion des structures
- Installation et maintien des structures d’Oxfam bureau, maison (s) et entrepôt (s) - et (leurs) composé(s) ;
- Organisation et suivi des réparations et entretien de tous les équipements utilisés dans ces structures.
2. Gestion des équipements (Energie, Programme)
- Assurer la bonne installation et l’utilisation (selon les standards Oxfam) de tous les équipements sous sa responsabilité ;
- S’assurer que le personnel suit les règles pour le maintien et le bon fonctionnement des équipements nécessaires au bureau de la Coordination (générateurs) ;
- En cas de mauvais fonctionnement, ou panne, il/elle doit informer le plus rapidement possible le Logistics Manager ; et agir en conséquence (remplacement, réparation, ...) ;
- Assurer l’entretien en temps opportun des équipements sous sa responsabilité ;
- Assurer le bon état de protection, la maintenance et / ou le stockage de tous les équipements sous sa responsabilité ;
- Suivre les consommations (Carburant, pièces détachées) des équipements ;
- Mettre en place la configuration de l’énergie nécessaire pour les structures OXFAM et assurer leur bon fonctionnement.
3. Gestion des Mouvements, du parc de véhicules et utilisation du système de Terramare
- En Collaboration avec le Logistics Manager ; Planifier les déplacements des véhicules Oxfam en fonction des besoins du programme et de la sécurité (en lien avec le Security Manager) ;
- Appuyer les staff interne et externe d’Oxfam dans les démarches administratives dans la préparation des voyages à l’international ;
- Suivre le document « Procédures d’utilisation des véhicules Oxfam », pour les mouvements ;
- En collaboration avec le Logistics Manager ; s’assurer que les chauffeurs suivent les règles contenues dans le document « Procédures d’utilisation des véhicules Oxfam » ;
- S´assurer du ravitaillement des voitures en carburant ;
- Suivre les consommations carburant des véhicules ;
- Vérifier la préparation de la voiture de planification & de / prêt pour tous les mouvements ;
- Responsable d’entrer des données de Terramare ;
- Approvisionner le système de tracking des véhicules en connexion internet.
4. Approvisionnement
- Bien et services en lien avec la structure
- Maintenir les contacts avec les fournisseurs de la structure du bureau ;
- Identifier trimestriellement les besoins de la structure et élaborer sa commande liée à la gestion des infrastructures et le soumettre au Log Manager ;
- S´assurer du bon archivage et des documents relatifs aux contrats de la structure ;
- Assurer le suivi administratif des contrats.
- Contrats de prestation
- Rédiger les contrats de travaux, accords de service et contrats de location et les soumets au Logistics Manager ;
- Mettre à jour de manière hebdomadaire le tableau de suivi des contrats de prestation de la structure ;
- En collaboration avec la /le log supply assistant, met à jour mensuellement les listes de contacts des prestataires de services (incluant prix, services, disponibilité, garantie…) ;
- Établit toute la documentation (réquisitions, reçu de paiement…) relatives aux paiements des journaliers et des contrats.
5. Gestion des Ressources Humaines sous sa responsabilité
- S’assurer que le personnel qui dépend de lui, accompli les tâches qui sont décrites dans leur profil de poste. En cas de problèmes, informer le Logistics Manager ;
- Remettre au Logistics Manager, le planning des vacances du personnel qui dépend de lui, et organiser en fonction de cela les possibles remplacements ou redistribution de tâches ;
- Organiser les possibles redistributions de tâches des personnes restant sur le terrain, lorsque nous réalisons des évacuations préventives de personnel non essentiel ;
- S’assurer que le personnel qui dépend hiérarchiquement de lui, suit les règles de sécurité Oxfam Intermón.
6. Reporting
- Préparer les informations (Mise à jour des Chronos) et collecter les données logistiques en vue de la réalisation du Rapport Logistique mensuel rédigé par le Logistics Manager ; contribuer à la collecte et à la centralisation des informations.
7. Tâches non spécifiques
- Engagement avec Oxfam : capacité et volonté pour défendre les intérêts de l’organisation ;
- Connaître, partager, s’engager et défendre les principes humanitaires et opérationnels d’Oxfam et faire connaître l’organisation aux différents partenaires et interlocuteurs ;
- Etre disposé à aider le reste de l’équipe pour des activités non prévues par son profil de poste, quand cela n’interfère pas avec son travail et les responsabilités de sa position.
8. Autres
- Veiller au respect du Code de conduite de votre équipe en vous engageant à être exemplaire dans vos pratiques et comportements.
La possibilité de faire partie d´une organisation internationale solide et qui constitue une référence dans le secteur de la coopération, l´action humanitaire et la justice sociale ;