Avis de recrutement d'un/une Assistant/e responsable de la gestion de l'information

- Gère et coordonne le flux de l'information, en veillant à ce que les collaborateurs-trices le comprennent et appliquent les politiques et procédures appropriées, définit et révise les procédures de gestion de l'information et de communication.
- Met en oeuvre, gère et suit des projets et programmes liés à la stratégie d'information (information Environnement Strategy -IES- Version 2); informe et forme les utilisateurs;
- Gère et contrôle des bases de données et des espaces partagés, notamment l'accès à ces derniers, et met à jour les informations contenues dans les outils de référence.
- Prépare, révise, élabore , édite et finalise les documents du Chef de délégation (courriers, présentations, documents stratégiques, procès-verbaux de réunions et d'autres documents). Veille à ce que l'information soit partagée entre les différentes personnes concernées. Gère l'agenda du Chef de délégation.
- Gère les rendez-vous du Chef de délégation et organise des réunions et événements internes et externes, de façon autonome; représente le CICR auprès de contacts de haut niveau et auprès de ses homologues dans les corps diplomatiques.- Signale les problèmes et les retards; produit et met à jour le calendrier, les emplois du temps ainsi que d'autres outils.
- Soutient la direction en mettant à jour les calendriers, les emplois du temps ainsi que d'autres outils.
- Veille à ce que les collaborateurs-trices soient informé-e-s et/ou formé-e-s sur la gestion de l'information, les protocoles écrits et la correspondance, les règles en matière de signature, la protection, la gestion des documents, l'archivage et les outils de gestion de l'information; veillent également à ce qu'ils/elles respectent les règles et procédures y afférentes.
- Assure le tri, le classement par ordre de priorité, l'acheminement et le suivi des demandes, des appels et de correspondance du Chef de délégation et tient compte des priorités et impératifs de la délégation lorsqu'il/elle prend des décisions.
- Fait partie de l'équipe du Management; prend part à des débats et assure le suivi des décisions et stratégie adoptées.