Avis de recrutement d'un Finance Manager Pays

 GESTION FINANCIÈRE ET BUDGÉTAIRE :

Procédures et Outils

Le/La Finance Manager est responsable de la mise à jour, de la diffusion et de faire appliquer les politiques et procédures financières d’Oxfam et de toute autre procédure ayant un impact sur la gestion financière.

• Suivre et mettre à jour les Procédures de Gestion Financières d’Oxfam au Burkina Faso.
• Suivre et mettre à jour la politique de sécurité de l’argent ;
• Garantir que les critères et normes des différents bailleurs de fonds pour chaque projet sont respectés et appliqués par les équipes Oxfam ;
• Proposer des outils facilitant la gestion financière des programmes, en interne et pour les partenaires ;
• S’assurer que l’équipe de management et les équipes connaissent les procédures et politiques financières et les appliquent correctement ;
• Établir des procédures de communication interne qui permettent de garantir la circulation efficace de l´information financière entre les différentes équipes de terrain, les responsables des programmes et des départements et vers l’Affilié d’Exécution.

Planification financière et suivi financier

Le/La Finance Manager met tout en œuvre avec son équipe afin d’assurer une utilisation efficiente et optimale des ressources et permet ainsi d’accompagner la qualité programmatique et d’affirmer la stratégie financière de la mission en générale.

• Responsable de coordonner l´élaboration de la planification financière du pays et des budgets des programmes, avec l’allocation des projets aux différents bailleurs de fonds possibles avec les Finances Officer Programme et en collaboration avec les Responsables de programmes ;

• Assure que les budgets proposés aux bailleurs respectent les normes bailleurs avec l’aide de l’équipe Funding, et que les financements participent au Cost Recovery des coûts RH et de fonctionnement généraux de la mission ;
• Valide les disponibilités sur les lignes financières avant l’engagement des dépenses, en respect des procédures internes et des normes bailleurs ;

• Coordonne l’élaboration et l’analyse du suivi budgétaire bailleurs mensuel avec les différents acteurs : Finances Officer Programmes, Programmes Officer et alerte l’équipe directive (Business Support Manager / Directeur des Programmes) sur les risques potentiels et propose des mesures correctives ;

• Réalise et analyse les suivis budgétaires du budget annuel, alerte l’équipe directive (Business Support Manager / Directeur des Programmes) sur les risques potentiels et propose des mesures correctives ;
• Réalise, analyse et partage le rapport trimestriel financier avec une approche d’analyse de risques.
• Coordonne et fait le suivi des missions de suivi des partenaires réalisées par son équipe financière et participe au plan d’action global d’accompagnement des partenaires ;
• Garant de la correcte reddition de comptes interne et externe et dans les délais : planifie, coordonne et aide à prioriser son équipe sur les différents travaux externes pour lesquels Oxfam est redevable ;
• Coordonne avec son équipe les audits financiers des programmes et travail sur le plan d’action à mettre en place au niveau financier suite aux recommandations des auditeurs, avec une vision globale et d’ensemble ;
• Conjointement avec le/la Business Support Manager, le/la Finance Manager visitera les différents bailleurs de fonds dans le pays pour connaître leurs lignes de financement et établir des contacts avec eux en cas de besoin d’un cofinancement.
• Visite régulière de monitoring des bases et projets sur le terrain.

 COMPTABILITÉ ET TRÉSORERIE

Le/La Finance Manager est responsable de la fiabilité des informations financières au travers d’une comptabilité répondant aux normes établies par l’institution ainsi que d’une gestion de trésorerie ajustée et optimale :

• Garantir que le système est correctement actualisé, paramétré et planifié pour faciliter l’enregistrement de la comptabilité et garantit l´enregistrement périodique des écritures ;
• S’assure que le registre des écritures est fait selon les manuels financier et comptable d’Oxfam.
• Garanti et contrôle les clôtures comptables mensuelles ;
• Responsable que l’archivage des pièces justificatives de l’ensemble de la mission se réalise suivant les procédures en application et garanti la qualité des pièces.
• Responsable de tous les paiements faits dans le pays.
• Coordonne l’élaboration des prévisions/besoins de trésorerie mensuelle de l’ensemble de la mission ; la validation par le Business Support Manager et de faire la demande de trésorerie au siège (système en ligne) ;
• Coordonne et valide les Planifications et gestions des transferts de fonds aux bases et/ou partenaires de mise en œuvre.

 GESTION DE L’ÉQUIPE

• Gère les processus de recrutement du personnel sous sa responsabilité (personnel finances sur le bureau pays mais aussi sur la base le cas échéant).
• S’assure que le personnel sous sa responsabilité est accompagné et formé de manière appropriée, et a des évaluations de performance de façon régulière.
• Oriente et donne le support technique nécessaire à son équipe
• Coordonne, oriente et planifie avec son équipe le travail à réaliser en fonction des différentes échéances, priorités et contexte.

 Autres :

• Remplit toutes les autres fonctions déléguées par son superviseur hiérarchique ; Maintient tous les paiements d’impôts à jour en fonction des obligations d’Oxfam dans le pays ;
• Rapporter périodiquement au Business Support Manager et aux référents de l’Affilié d’Exécution les incidences, les nécessités et les progrès sur les thèmes sous sa responsabilité ;
• Participer et contribuer à d’autres projets transversaux dans le pays et la région ou dans des institutions considérées pertinentes par le Directeur Pays ;
• Adhère aux principes et valeurs d’Oxfam, les respecte et promeut la justice de genre et les droits des femmes.
• Comprend les principes de l’équité, de la diversité, de l’égalité des genres, de la sécurité des enfants et de la santé et du bien-être du personnel, et a à cœur de les respecter.