Avis de recrutement d'un-e Assistant-e Welcome

L'Assistant-e Welcome contribue au bon déroulement des activités de l'Unité Welcome, notamment : la coordination de la prise en charge des collaborateur-trice-s et des invité-e-s du CICR à leur départ et à leur arrivée, ainsi que les formalités de voyage, les visas, les permis de séjour, les enregistrements officiels et l'hébergement.
A cet effet, il-elle :
agissant des attestations, des visas, des permis, des enregistrements, etc.
- Effectue régulièrement des contrôles inopinés pour s'assurer que les solutions d'hébergement sont sûres et adaptées; en cas de problèmes, prévient le département concerné.
- Organise les déplacements du personnel (avion, train, bus, etc.) par le moyen le plus économique/direct et coordonne les trajets depuis et vers l'aéroport, la gare, etc.
- Gère la circulation des informations entre la mission, les sous-structures, les délégations et/ou le siège du CICR concernant les déplacements du personnel.
- Tient à jour toutes les bases de données utiles concernant les collaborateur-trice-s, les missions et autres déplacements, la validité des papiers, les lieux de résidence et toute autre information pertinente (établissements scolaire, compagnies aériennes, numéros de téléphone, etc.).
- ouvre les programmes de briefing/débriefing et organise les visites des bureaux à l'intention des nouveaux arrivants.
- Aide à l'organisation des réunions et séminaires en coordination avec les parties concernées.