Sous l'autorité du Coordonnateur Régional et en lien avec la chargée de Gestion Financière & Administrative sdu Siège, le Responsable Administratif Régional assure la gestion financière, administrative et logistique du bureau du Burkina Faso et assiste les coordinateurs locaux du Mali & du Niger.
Missions :
Gestion administrative
- Veiller au respect des règlements, des procédures internes et des procédures bailleurs, ainsi que des lois locales;
- Assurer le suivi administratif des experts/consultants et des participants aux activités menées (feuilles de temps, per diem, feuilles de présence, etc....);
-Assurer l'indexation et l'archivage des documents administratifs et financiers;
- Veiller à ce que les véhicules at autres biens mobiliers et immobiliers de l'organisation soient assurés;
Comptabilité
- Mettre à jour les journaux de caisse et de banque;
- Vérifier la conformité des pièces justificatives;
- Préparer les bons à payer (BAP) et mises en paiement;
- Être responsable de la tenue et la sécurité de la caisse;
- Effectuer les pointages et les rapprochements bancaires;
- Effectuer la clôture comptable mensuelle et annuelle sur la zone;
- Assurer la transmission des pièces justificatives au siège à Paris.
Budget
- Participer à l'élaboration des budgets des projets, de la structure et de leur suivi;
- Contrôler les coûts de fonctionnement de la structure;
Trésorerie
- autoriser les dépenses sur la base des règles administratives et dans le respect du budget;
- Autoriser les paiements, après avoir vérifié l'existence de pièces justificatives probantes et la disponibilité des crédits;
- Préparer les prévisionnels de trésorerie et envoie les demandes de fonds;
- Préparer et effectuer les retraits et transferts à la banque dans le respect des politiques internes;
- S'assurer de la sécurisation des fonds et liquidités et de leur bonne utilisation.
Ressources humaines
- S'informer et informer son/sa responsable et le siège des procédures et rapports RH légaux;
- Revoir, suivre et mettre en oeuvre la politique RH et de protection sociale dans le pay;
- Participer aux recrutements;
- Garantir l'intégration des nouveaux salariés et superviser les sessions d'intégration;
- Assurer la gestion administrative du personnel, y compris l'archivage;
- Superviser le processus de paie et valider les demandes d'avances et les fiches de paie et les soumettre pour valisdation finale à son/sa responsable;
Logistique
- Assurer la préservation et la gestion des biens immobiliers de la structure en collaboration avecson/sa responsable et de l'efficience des moyens généraux;
- Assurer la gestion de la maintenance de l'ensemble des installations (sécurité, téléphone, éléctricité eau, groupe électrogène, etc.);
- Assurer le suivi des grands travaux d'aménagement et d'agencement;
- S'assurer de l'entretien des locaux, de la maintenance de l'ensemble des installations (sécurité, téléphone, électricité eau, groupe électrogène, etc.) et des normes d'hygiène;
- Effectuer les processus d'approvisionnement conformément aux procédures internes et bailleurs;
- effectuer les inventaires physiques;
- Suivre le parc auto et la mise en place de log books;
- Effectuer et suivre les plannings des gardiens et chauffeurs;
- Superviser le transport et l'hébergement des visiteurs partenaires.
