Avis de recrutement d'un Secrétaire Administratif et Logistique (H/F) - ICI PE RECRUT 2019/03

Sous la responsabilité du Chargé d'Affaires, le Secrétaire administratif (H/F) doit :

Domaine secrétariat :
- Travailler dans le domaine des services de secrétariat auprès du Chargé d'Affaires et du personnel chargé des politiques;
- Garder l'ordre du jour du Chargé d'Affaires, organiser les rendez-vous (par téléphone et par courrier électronique), être responsable du maintien du service postal OUA, organiser un agenda d'équipe coordonné, assurer la distribution de la correspondance entrante entre les responsables des politiques;
- Préparer les réunions / activités organisées par le bureau de l'ambassade, en veillant à ce que les installations nécessaires (y compris les repas, le cas échéant);
- Etablir les déclarations de voyage et de VAR du Chargé d'Affaires et assiste les responsables des politiques dans cette tâche;
- Maintenir la base de données de contacts, fournir des mailings si nécessaire;
- Préparez des notes verbales et si nécessaire, aidez lles autres à utiliser le français avec prudence dans leur correspondance.

Domaine administratif :
- Il s'occupe également de la comptabilité de base, des questions relatives à l'administration et à autres questions relatives au personnel;
- Présentation périodique des déclarations et des pièces justificatives à / via la poste principale de Bamako;
- Informer les employés détachés sur les questions de logement. Cela pourrait inclure fournir des informations sur les maisons, organiser des rendez-vous, être utile pour demander des devis sur les déménagements, coordonner le dédouanement des marchandises, etc;
- Contacts de maintenance avec le propriétaire du bureau de la chancellerie et, si nécessaire, avec les propriétaires de résidences du staff détaché;
- Gérer (inventaire / papeterie) les logements de la chancellerie / services (équipement technique, machines de bureau) en vérifiant et en mettant à jour les relevés d'inventaire;
- Préparer les commandes, les contrats de maintenance, de service sur appel, passer les commandes dans les limites prescrites et soumettre les commandes pour des montants plus élevés au Chargé d'Affaires;
- Donner support utilisateur et est le premier point de contact pour les problèmes informatiques (TIC);
- Coordonner et conseiller sur l'utilisation des médias sociaux par le bureau diplomatique.

Domaine logistique :
- Organiser des billets d'avion ou d'autres moyens de transport pour le personnel des voyages nationales / régionales;
- Organiser et surveiller la livraison des documents importants aux institutions gouvernementales (notes verbales, documents d'importation / exportation);
- Être responsable de la mise à jour des installations de premiers secours en tant que prestataire de services d'urgence interne (BHV);
- Organiser un soutien logistique (transport, logement, restauration, etc.) pour les missions (commerciales) en visite à Ouagadougou / Burkina Faso, ainsi que pour les événements et activités organisés par le bureau de l'ambassade.