Avis de recrutement N°002-19/OXFAM/BF d'un(e) Assistant(e) de Direction
Ouagadougou
29/01/2019 - 09:50
Annonceur
OXFAM
Professionnel
info.burkina@oxfam.org
00226.25.36.20.68
OXFAM est un mouvement mondial de personnes qui travaillent ensemble pour mettre fin à l´injustice de la pauvreté. Cela signifie que nous luttons contre l´inégalité qui maintient les personnes dans la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies lorsque survient une catastrophe. Nous aidons les personnes à bâtir une vie meilleure pour elles-mêmes et pour les autres. Nous travaillons sur des questions telles que les droits d´accès à la terre, le changement climatique et la discrimination contre les femmes. Et nous ne nous arrêtons que lorsque chaque personne dans le monde pourra jouir d´une vie sans pauvreté. Unissez-vous à nous !
Dans le cadre de nos activités au Burkina Faso, nous recherchons un(e) :
OXFAM recrute un (e) Assistant(e) de Direction
Poste de remplacement
Contrat de droit burkinabé
Niveau E1
Date de début souhaité : Février 2019
Emploi
ONG
Administration
Technicien / BAC+2
Ouagadougou, Burkina Faso
Non précisé
1
OXFAM
OXFAM
OBJECTIF / MISSION DU POSTE
Assurer l’Organisation administrative de la Direction Pays (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
Contribuer à organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
Assurer l’interface avec des interlocuteurs tant à l’interne, à l’externe et à l’international.
PRINCIPALES RESPONSABILITES/TÂCHE
Effectuer les opérations classiques de secrétariat : saisie, photocopie, archivage, rédaction de correspondance, scannage, accueil des visiteurs ;
Mettre à jour des bases de données et fichiers : liste de contact de l’équipe pays, liste des numéros internes ;
Gérer le standard téléphonique et filtrer les appels afin d’orienter adéquatement les interlocuteurs ou transmettre les messages pertinents au reste de l’équipe ;
Traiter le courrier arrivée et départ, postal et électronique : réception, enregistrement, dispatching et classement ;
Accueillir les visiteurs, les informer et les diriger correctement ;
Contribuer à la bonne circulation de l’information au sein de l’Organisation ;
Rédiger et diffuser les notes de services, les soumettre au contrôle et à la signature du Directeur pays ;
Elaborer trimestriellement les factures pour les services partagés ;
Gérer le planning des rendez-vous et des réunions de travail du Directeur Pays ;
Apporter un appui lors des processus de sélection (diffusion des offres, réception des candidatures, …) ;
Participer à la préparation et à l’organisation des ateliers d’envergure nationale, et internationale ; établir et gérer les budgets y afférents ;
Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles ;
Rédiger et / ou centraliser les compte-rendu et procès-verbaux de rencontres ;
Assister le Directeur Pays et les membres de l’équipe dans la préparation et l’organisation de leur déplacements professionnels (voyages et missions de travail) : réservation de billet, réservation d’hôtel, demande de visa, remplissage des formulaires de participation ;
Gérer les stocks de fournitures du bureau ;
Apporter un appui comptable par la remise des chèques aux fournisseurs ;
Participer à l’organisation d’activités socio-professionnelles du personnel
Autres
Faire du code de conduite le guide d´orientation de vos pratiques et comportements.
- Une lettre de motivation adressée au Directeur Pays ;
- Un CV détaillé actualisé avec une photographie incorporée et indiquant les contacts (téléphone, email) de trois (3) personnes de référence ;
- Les photocopies des diplômes et attestations.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
Oxfam souscrit au principe d´égalité entre les femmes et les hommes, droits de la personne, diversité et inclusion.
Compétences essentielles
Avoir un niveau minimum BAC + 2 en Secrétariat de Direction ; Bureautique ; ou Gestion administrative ;
Avoir au moins deux (2) années d’expérience à un poste similaire ;
Bonne maîtrise des programmes informatiques Office (Word, Excel, Power Point, Outlook), de l’Internet etc. ;
Bonne maitrise de l’expression orale et écrite ; Bonne capacité rédactionnelle.
Capacité à gérer, prioriser la charge de travail et à respecter les délais ;
Capable de travailler au niveau multidisciplinaire ;
Sens de la confidentialité et de la discrétion.
Engagement avec l’ensemble des objectifs et des politiques d’OXFAM concernant la promotion des droits des femmes et les intérêts des personnes marginalisées
Compétences souhaitables
La connaissance de l’Anglais est un atout considérable ;
Connaissance du logiciel de gestion des projets.
Aptitudes et capacités
Personne intègre avec de solides valeurs personnelles, alignée sur notre mission et notamment engagée en faveur de l´égalité des sexes et les droits des femmes ;
Conscience de soi,
Bonne capacité d’écoute ;
Sens de l’humilité et de la courtoisie ;
Sens de la construction de relations,
Capacité de planification et d’organisation,
Flexibilité et capacité d’adaptation ;
Capacité de travail sous pression.
Les personnes intéressées peuvent déposer leur dossier de candidature au Secrétariat du Directeur Pays à Ouagadougou, immeuble sis à la Zone du Bois ; téléphone 00(226) 25362068, 10 BP 13491 Ouagadougou 10 ou transmis à l’adresse email info.burkina@oxfam.org
Veuillez intituler l’objet pour les dossiers physiques et électroniques comme suit : Candidature au poste d’Assistant(e) de Direction
Oxfam souscrit au principe d´égalité entre les femmes et les hommes, droits de la personne, diversité et inclusion.
Nous vous offrons :
La possibilité de faire partie d´une organisation internationale solide et qui constitue une référence dans le secteur de la coopération, l´action humanitaire et la justice sociale ;
Vous intégrer dans un environnement de travail respectueux, sûr, ouvert au dialogue et qui offre des possibilités de croissance personnelle et professionnelle.
