IntraHealth dirige le projet « Hub régional francophone d’Afrique de l’Ouest pour la planification familiale post-grossesse, la nutrition et l’ensemble des soins essentiels à apporter au nouveau-né », financé par la Fondation Bill et Melinda Gates. Ce projet vise à renforcer les capacités des services intégrés Planification familiale / Santé Maternelle, Néonatale et Infantile et des services de nutrition dans les neuf pays francophones d’Afrique de l’Ouest, notamment en établissant un hub de ressources techniques et financières destiné à offrir une assistance technique, un soutien financier et une coordination pour les services intégrés.
L’Assistant(e) Administratif et Logistique aura pour rôle de fournir une assistance opérationnelle, administrative et logistique pour assurer la mise en œuvre du projet et le fonctionnement optimal du Hub. Il/Elle devra assurer une exécution efficace et à temps opportun des tâches qui lui sont confiées conformément aux politiques et procédures d’IntraHealth et du bailleur de fonds.
L’Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique travaillera sous la supervision directe du Responsable Administratif et Financier et en collaboration étroite avec les membres de l’équipe de projet.
1- xécuter toutes les opérations administratives et logistiques du Projet y compris la gestion du courrier, la préparation et la coordination des visites de terrain, des voyages et missions du personnel du Projet et des partenaires, des réunions de coordination du Projet, des réunions avec les partenaires et le suivi des recommandations,
2- Assister les employés et leurs personnes à charge en traitant les demandes de visa, de permis de travail, de carte d’identité et d’autres documents conformément aux exigences du gouvernement national.
36 Réceptionner et traiter, dans les délais requis, les requetés pour l’acquisition de biens/services, s'occuper de la préparation et du suivi des achats des biens et services (spécifications, factures pro forma, mémos, requêtes de paiements, contrats, etc.).
4- Recevoir, contrôler et vérifier toutes les livraisons d’équipements, de meubles et fournitures consommables et organiser leur affectation aux utilisateurs.
5- S’occuper des formalités de dédouanements, préparer et soumettre toute la documentation nécessaire et assurer leur suivi auprès des autorités nationales.
6- Surveiller et évaluer la performance des contrats de services et les services externes du bureau (sécurité et nettoyage) afin de garantir une performance optimale et le respect des termes contractuels.
7- S’assurer que les locaux sont bien entretenus et que les travaux d’entretien et de maintenance sont effectués avec toute la diligence requise.
8- Assurer le classement de tous les documents administratifs, les contrats de services et autres contrats (eau, électricité, téléphone, gardiennage, entretien etc…), et s’assurer qu’ils sont renouvelés en temps opportun.
9- Superviser la tenue et la mise à jour de tableaux de bord, des registres de véhicules et préparer les projets de rapports sur l’historique des véhicules et de plans de maintenance.
10- Assurer la tenue et la mise à jour du fichier d’inventaire des mobiliers, équipements, matériels et stocks du projet en veillant à l’identification des équipements dès leur livraison et au suivi de leur mouvement et participer à l’inventaire physique annuel.
11- Veiller au respect de procédures administratives et financières et de gestion des ressources humaines de l’Organisation
12- Exécuter toute autre tâche opérationnelle, administrative et logistique confiée par le supérieur hiérarchique dans le cadre du fonctionnement et de la mise en œuvre du projet.
IntraHealth International, Inc. est un excellent endroit pour travailler et se targue de son ensemble complet d'avantages sociaux. Nous offrons des salaires compétitifs et un environnement de travail dynamique et inclusif qui soutient les agents de santé afin qu'ils puissent améliorer la vie des personnes à travers le monde.
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Education & Expérience
- Etre titulaire d’un diplôme de premier cycle universitaire (DUT, DUG, BTS) en Gestion, Administration des Affaires, Administration publique, logistique, Economie, Gestion de Projets. La possession d’une licence professionnelle ou universitaire serait un atout
- Avoir au moins quatre (04) années d’expérience de travail administratif et/ou logistique dans une grande entreprise, dans des programmes/projets de développement, dans des organisations internationales, des Organisations non gouvernementales.
Autres Prérequis
Maîtrise courante du Français à l’écrit comme à l’oral
Maitrise de l’anglais à l’écrit comme à l’oral
Aptitude confirmée dans la manipulation de l’outil informatique et des logiciels tels que Windows, Word, Excel, Access, Powerpoint.
COMPETENCES
Respect des engagements - Veille au respect des engagements (les siens et ceux des autres) pour l’ensemble des activités et des actions et décisions personnelles, assure le suivi des engagements et se focalise sur les activités ayant l’impact le plus élevé sur l’atteinte des résultats et la réussite d’IntraHealth.
Innovation - Développe des idées, des méthodes, des solutions ou des initiatives nouvelles, meilleures et fondamentalement différentes ayant pour résultats une amélioration de la performance de l’organisation et la réalisation des divers objectifs et engagements à l’échelle mondiale.
Excellence - Connaissance des concepts et des techniques relatifs au service clientèle et capacité à les mettre en application ; capacité à satisfaire les attentes ou les besoins internes ou externes des clients ou à les dépasser et à dispenser d’excellents services de manière directe ou indirecte
Communication efficace (orale & écrite) - Capacité à comprendre les différents concepts, outils et techniques de communication efficace. Aptitude à transmettre et à expliquer des concepts techniques compliqués/complexes dans un langage simple, clair et précis approprié à l'audience. Aptitude à recevoir et à interpréter avec précision et clarté des idées, des informations dans un langage approprié, à travers une communication et un comportement adéquats
Résolution de problèmes - Connaissances des approches, outils et techniques pour identifier ou anticiper sur un problème, trouver les données pertinentes, élaborer une solution, la mettre en œuvre, puis corriger la situation selon les résultats obtenus. Aptitude à appliquer ses connaissances de façon appropriée aux diverses situations de travail, problèmes opérationnels.
Gestion des relations interpersonnelles - Aptitude à interagir efficacement et de manière responsable, constructive et collaborative dans le cadre de relations interpersonnelles de service à l'intérieur d'un(e) équipe / groupe / service / département / division / direction / bureau
Gestion du temps et des priorités - Habileté à gérer simultanément différents objectifs, projets, groupes ou activité tout en respectant les délais fixés ; à faire preuve de jugement, de méthodes, d'organisation, de hiérarchisation des priorités, de gestion rationnelle du temps et des ressources allouées
Compétences spécifiques au poste
Circuits et procédures administratifs et financiers
Procédures de passation des marchés de biens/services
Objectifs et fonctions d’un programme technique
Approche de planification et de gestion axée sur les résultats
Organisation et de gestion du temps,
Bonne connaissance dans la gestion et le suivi des projets
Gestion et suivi des partenaires, des partages de coûts
RESUME DES AVANTAGES
IntraHealth International, Inc. est un excellent endroit pour travailler et se targue de son ensemble complet d'avantages sociaux. Nous offrons des salaires compétitifs et un environnement de travail dynamique et inclusif qui soutient les agents de santé afin qu'ils puissent améliorer la vie des personnes à travers le monde.
IntraHealth International est fière d'être un employeur qui offre une opportunité de chances égales. Tous les candidats qualifiés recevront une considération pour l'emploi sans égard à la race, à la couleur, à la religion, au sexe, à l'orientation sexuelle, à l'identité de genre, à l'origine nationale, au statut d'invalidité, au statut de vétéran protégé ou à toute autre caractéristique protégée par la loi et nécessitant une action positive pour assurer l'égalité dans tous les aspects de l'emploi. Il s'agit également d'inclure une enquête sur la divulgation et la discussion de leur rémunération ou de la rémunération d'autres candidats ou employés
Pour postuler et en savoir plus sur les carrières à IntraHealth @: http://www.intrahealth.org/section/careers
En savoir plus sur “Qui Sommes-nous” @: http://www.intrahealth.org/section/about-us1
Les personnes répondant aux profils recherchés et intéressées sont invitées à soumettre leur candidature en ligne.
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