IntraHealth dirige le projet « Hub régional francophone d’Afrique de l’Ouest pour la planification familiale post-grossesse, la nutrition et l’ensemble des soins essentiels à apporter au nouveau-né », financé par la Fondation Bill et Melinda Gates. Ce projet vise à renforcer les capacités des services intégrés Planification familiale / Santé Maternelle, Néonatale et Infantile et des services de nutrition dans les neuf pays francophones d’Afrique de l’Ouest, notamment en établissant un hub de ressources techniques et financières destiné à offrir une assistance technique, un soutien financier et une coordination pour les services intégrés.
Sous l’autorité et la supervision directe du Directeur de projet, le Responsable Administratif et Financier a pour rôle de veiller à la régularité, la sincérité et la fiabilité des informations financières et comptables du projet par rapport aux normes, politiques et procédures en vigueur. Il/elle est également chargé de la préparation, du contrôle, de l’enregistrement et de la centralisation de toutes les informations financières et de s’assurer que les opérations administratives, financières et comptables sont conformes aux politiques et procédures en place. Les missions et responsabilités du poste incluent la supervision des transactions financières, les approvisionnements, les sous-subventions, les contrats de consultation et d’achats, la gestion administrative du personnel du projet. Il/Elle devra de la bonne utilisation des ressources des bailleurs de fonds en vue du respect des objectifs du projet et d’une limitation du risque de fraude.
- Assurer la gestion administrative, financière et comptable du projet conformément aux politiques et procédures d’IntraHealth et du bailleur de fonds.
- Assurer la production des rapports financiers et rapports aux bailleurs de fonds en collaboration avec l’équipe de projet en veillant à la qualité des informations financières
- Assurer le suivi du Dashboard et de la performance financière de l’équipe de projet et fournir régulièrement une analyse financière y compris les taux d’exécution selon les indicateurs de résultats
- le suivi du respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses) et de passation de marchés dans toutes les composantes du projet
- la supervision de la tenue de la comptabilité générale et budgétaire du projet
- Appuyer le Directeur de Projet et le personnel dans l’élaboration des budgets prévisionnels.
- Assurer la compilation des données prévisionnelles, la préparation des demandes mensuelles de fonds, l’obtention des approbations nécessaires en interne avant leur soumission au point focal en charge des finances
- Assurer le suivi mensuel des dépenses par rapport au budget préalablement approuvé, analyser les écarts significatifs constatés et en discuter avec le personnel de de projet
- Détecter les problèmes potentiels relatifs au niveau d’exécution budgétaire et suggérer des actions correctrices
- Mettre en place des processus solides de contrôle et de suivi afin d’assurer une gestion budgétaire cohérente, de qualité et exacte.
- Mettre en place un système efficace de contrôle des paiements aux fournisseurs et prestataires de services avant leur saisie dans le logiciel comptable.
- En collaboration avec le siège d'IntraHealth, maintenir à jour les budgets du plan de travail et effectuer les prévisions budgétaires dans la base de données IHBIRD pour faciliter l'intégration des données et la préparation des rapports budgétaires
- Préparer les audits du projet et le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées par les auditeurs externes et missions d’évaluation de IntraHealth
- Veiller au respect des procédures et politiques durant les processus d’achat et tout autre opération nécessitant l’application des politiques et procédures d’IntraHealth
- Mettre en place un système d’archivage des documents administratifs et financiers du projet.
- à la mise à jour permanente du fichier des inventaires des immobilisations du projet, à la sécurité et à l’entretien des équipements achetés dans le cadre de la mise en œuvre du projet
- Accomplir, dans le cadre de ses compétences, toute autre mission et activité en fonction des besoins du projet confiée par le Superviseur direct
IntraHealth International, Inc. est un excellent endroit pour travailler et se targue de son ensemble complet d'avantages sociaux. Nous offrons des salaires compétitifs et un environnement de travail dynamique et inclusif qui soutient les agents de santé afin qu'ils puissent améliorer la vie des personnes à travers le monde.
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Education & Expérience
- Etre titulaire d’un diplôme universitaire (BAC+4ans au minimum) en Sciences Economiques, Gestion, Finances, Comptabilité
- Avoir au minimum cinq (05) ans d’expérience professionnelle dans le secteur de la gestion administrative et financière dans une structure privée ou publique ou dans un projet ou programme de développement et avoir exercé le poste de Responsable administratif et financier pour au moins une période de trois (03) années
- Avoir une expérience de travail dans l’interprétation et l’application des règles et réglementations de la Fondation Bill & Melinda GATES
Autres Prérequis
- Maîtrise courante du Français (à l’écrit comme à l’oral)
- Très bonne connaissance pratique de l’Anglais (à l’écrit comme à l’oral)
- Avoir une bonne connaissance des mécanismes de financement et la pratique des procédures et systèmes de gestion financière et comptable des projets ; la connaissance des procédures de gestion financières et comptables des Bailleurs de Fonds internationaux, notamment celles de la Fondation Bill & Melinda Gates constitue un atout
- Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique et une connaissance approfondie des différents logiciels et navigateurs courants (World, Excel, PowerPoint, logiciels de gestion, Exploreur, Outlook ...), la connaissance du logiciel de gestion financière et comptable Quickbooks constitue un atout.
Compétences organisationnelles et fonctionnelles
Respect des engagements - Veille au respect des engagements (les siens et ceux des autres) pour l’ensemble des activités et des actions et décisions personnelles, assure le suivi des engagements et se focalise sur les activités ayant l’impact le plus élevé sur l’atteinte des résultats et la réussite d’IntraHealth.
Innovation - Développe des idées, des méthodes, des solutions ou des initiatives nouvelles, meilleures et fondamentalement différentes ayant pour résultats une amélioration de la performance de l’organisation et la réalisation des divers objectifs et engagements à l’échelle mondiale.
Excellence - Connaissance des concepts et des techniques relatifs au service clientèle et capacité à les mettre en application ; capacité à satisfaire les attentes ou les besoins internes ou externes des clients ou à les dépasser et à dispenser d’excellents services de manière directe ou indirecte
Gestion relations avec les clients (internes & externes)- Capacité à déterminer les besoins actuels des clients et à y répondre, ainsi qu’à entretenir une relation de partenariat dans le cadre des divers engagements pris, notamment au travers d’efforts de communication, de présentation, de discussion et de gestion des nouvelles relations.
Vision stratégique - Compréhension approfondie de la vision et de la mission d’IntraHealth, des compétences de l’organisation, des tendances du secteur et des facteurs critiques de réussite pour assurer la pérennité et la compétitivité d’IntraHealth à long terme ; capacité à appliquer ces connaissances et cette expertise pour analyser les situations dans leur ensemble et avec précision et prendre des décisions productives afin que les diverses stratégies soient mises en œuvre à travers des plans de travail réalisables.
Sens des affaires - Connaissance approfondie et compréhension des concepts, des outils et des processus de l’entreprise nécessaires à une prise de décisions organisationnelles efficaces ; capacité à appliquer ces connaissances dans divers contextes ; capacité à utiliser divers outils, techniques, processus et ressources afin d’identifier, d’évaluer et de sécuriser de nouvelles perspectives pour l’organisation
Communication efficace - Capacité à appliquer des concepts, des outils et des techniques de communication efficaces ; capacité à transmettre, recevoir et interpréter avec précision des idées, des informations et des besoins à travers une communication et un comportement adéquats en français et en anglais
Performance et gestion d’équipes - Connaissances des techniques les plus adaptées pour renforcer efficacement les liens entre les membres des diverses équipes et capacité à former et à gérer des unités efficaces axées sur l’obtention de résultats, tout en veillant à ce qu’elles respectent leurs engagements ; capacité à appliquer le système, les pratiques et les outils de gestion de la performance de l’organisation afin de développer et d’améliorer la performance des équipes et la performance individuelle et organisationnelle.
Gestion des conflits - Capacité à comprendre comment anticiper, reconnaître et gérer de manière efficiente les conflits existants ou potentiels avec ou entre ses collaborateurs, à fournir de la rétro information à ses collaborateurs avec tact durant des situations difficiles et parfois inconfortables.
Pour postuler et en savoir plus sur les carrières à IntraHealth @: http://www.intrahealth.org/section/careers
En savoir plus sur “Qui Sommes-nous” @: http://www.intrahealth.org/section/about-us1
Les personnes répondant aux profils recherchés et intéressées sont invitées à soumettre leur candidature en ligne.
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