Avis de recrutement d'un (01) Assistant Administratif (H/F)

L'Assistant(e) Administratif (ve) sera intégré(e) dans l'équipe projet et sera en charge de fournir un support administratif complet à l'équipe projet et aux employés de SES TechCom Afrique.
Ce support comprendra toutes les tâches liées à la gestion des déplacements, ainsi que d'importantes tâches liées à la gestion et à la comptabilité de SES TechCom Afrique.

Le titulaire du poste devra véhiculer une excellente image de SES TechCom Afrique au sein de SES et envers tous les acteurs et partenaires extérieurs. Ses principales missions sont les suivantes :
Gestion des déplacements
- S'assurer que les membres de l'équipe locale SES reçoivent en temps voulu les "Ordres de mission" dont ils ont besoin, prendre en charge les autorisations de déplacement et les rapports de dépenses, suivant les procédures et outils de SES.
- S'assurer que les indemnités journalières et autres dépenses soient bien remboursées/payées aux membres de l'équipe locale.
Comptabilité
- Organiser le paiement des factures suivant l'accord du management.
- Archiver les originaux des quittances de paiements.
- Suivre la bonne réception des "ordres d'achat" pour les matériaux et services commandés au Burkina Faso.
Administration assistance du projet
- Fournir une assistance administrative au projet : participer aux réunions d'équipe; rédiger les mémos et minutes des réunions, assurer la correspondance et les rapports, prendre la dictée, préparer la documentation (impressions, dossiers), prendre en charge l'organisation logistique des réunions.
- Supporter l'équipe de projet locale ainsi que tout employé SES sur demande : réservation des voitures de projet LuxDev avec chauffeurs, réservation des chambres d'hôtel si nécessaire, réception et expédition de courrier et colis.
- Fournir chaque jour les "Fiches de présence" (feuilles d'émargement) pour l'équipe locale : s'assurer que les documents sont bien complétés et signés (indiquant l'heure d'arrivée, de pause-déjeuner et de départ du bureau) et maintenir un planning des congés.
- Gérer les badges d'accès.
- Assurer toutes les tâches liées à la réception du bureau (garder les clés et le registre d'accès, répondre aux appels téléphoniques, emails, courriers et gérer l'accès au bureau si nécessaire).
Fournir un soutien aux membres de l'équipe locale pour la préparation des livrables liés au projet (impressions, classement, envois...).
-S'assurer du bon fonctionnement logistique du bureau (stock de papier d'impression, papier wc, produits d'entretien, café et thé, etc.).
- Assurer l'archivage et la numérotation des documents et dossiers.
- S'assurer que toutes les tâches sont effectuées conformément aux règles et procédures de SES.
- Superviser le service de nettoyage pour s'assurer que les bureaux restent propres et ordonnés.
Prendre en charge d'autres activités en fonction des besoins.