Avis de recrutement d'un Chargé(e) de l'Administration et de la logistique (remplacement)

Sous la supervision directe du Directeur Financier et des Opérations, le/la Chargé(e) de l'Administration et de la Logistique apportera un appui à la mise en œuvre des programmes Jhpiego / Burkina Faso en gestion administrative et logistique.

Principales fonctions et responsabilités :
- Planifier et organiser son travail, établir des priorités pour assurer l'acquisition en temps voulu de l'équipement et des services requis pour les activités de Jhpiego Burkina
- Fournir un soutien administratif au Bureau Pays, aux consultants et aux visiteurs
- Résoudre les problèmes administratifs et de bureau et assurer le bon fonctionnement du bureau
- Coordonner et aider à la formation et à la logistique des événements
- Organiser les déplacements du personnel local, régional et international, ce qui comprend la réservation de billets d'avion, les réservations d'hôtel, les visas, etc. au besoin.
- Aider à vérifier toutes les factures de voyage et joindre la documentation d'accompagnement pertinente, responsable de la mise à jour en temps opportun du registre des billets d'avion
- Fournir un soutien logistique au personnel de bureau de Jhpiego / Baltimore et au personnel régional au Burkina Faso.
- Superviser le personne d'entretien du bureau pour s'assurer que le bureau est propre et sécurisé.
- Superviser les chauffeurs et le réceptionniste du bureau de Jhpiego Burkina Faso.
- Préparer les documents d'appel d'offres tels que (Demande d'achat, Procès-verbaux de réception, analyse des offres et devis, BVS, etc. ...), lancer les publications en cas de besoin.
- Créer et classer tous les documents d'appels d'offres.
- Collecter et tenir à jour les données sur les fournitures, les biens et les services. Tenir un registre des références pertinentes aux fonctions d'approvisionnement et de sous-traitance (contacts avec les consultants locaux, adresses des fournisseurs, etc.).
- Recevoir et distribuer les fournitures de bureau, y compris la vérification de l'inventaire et la préparation des rapports de réception pour introduire les fournitures dans le système de contrôle des stocks.
- Planifier et faire l'inventaire de tout le matériel et des fournitures de bureau, s'assurer que le bureau fonctionne et préparer des ordres d'exécution pour les réparations si nécessaires.
- Travailler avec des hôtels, des organisations non gouvernementales locale, le Ministère de la Santé, le personnel et les consultants pour assurer tout le soutien logistique nécessaire aux ateliers, formations ou autres activités dans le pays avec le soutien du service financier (y compris la location de locaux et de matériel audio-équipement visuel, livraison de matériel, etc.).