Sous la responsabilité du Coordonnateur de Programmes de ADIJR et la supervision direct du/de la Chargé (e ) de Projet, l'Assistant (e) administratif (ve) et financier (ère) assure une fonction administrative, comptable et financière. Il (elle) veille au respect des procédures de gestion de l'association et celles de ses bailleurs de fonds.
Responsabilité/taches
Gestion financière
• Il (elle) s'assure que les procédures financières mises en œuvre dans le cadre des projets sont en conformité avec los procédures et les règles convenues avec les bailleurs de fonds;
• Il (elle) prépare les budgets de ADIJR et ceux des projets ;
• Il (elle) établit les demandes d'avances selon les périodes indiquées;
• Il (elle) détient les chéquiers et en assure régulièrement le renouvellement;
• Il (elle) veille aux réallocations des fonds aux partenaires dans les délais;
• Il (elle) est la personne contact avec les bailleurs sur tous les aspects financiers et administratifs;
• Il (elle) participe à la mobilisation des ressources;
• Il (elle) contrôle et surveille les entrées et les sorties de fonds des comptes bancaires ou des caisses ;
• Il (elle) analyse et commente les écarts entre prévisions et réalisations financières;
Acquisition des bons et services
• Il (elle) veille au respect des procédures d'acquisitions de biens et de services prévues;
• Il (elle) procède au contrôle du respect des clauses contractuelles à l'occasion des commandes de services ou de biens avant tout décaissement de fonds;
• Il (elle) récence périodiquement les besoins en matériel et consommables de l'association et en estime les coûts
• Il (elle) établit les lettres de demande de prix et les bons/lettres de commande ;
• Il (elle) élabore les dossiers d'appel d'offre et consultation restreinte ;
• Il (elle) tient à jour le répertoire des fournisseurs de l'association ;
• Il (elle) effectue la recherche des fournisseurs (recherche des pro-forma, des offres de services, etc.)
• Il (elle) procède aux révisons des prix des fournitures et matériels selon l'évolution du marché de concert avec les fournisseurs agréés ;
Gestion comptable
• Il (elle) fait la mise à jour des différents plans (analytique, comptable. tiers, budgétaire..);
• Il (elle) assure la centralisation de la comptabilité de l'ADIJR au siège;
• Il (elle) veille à la vérification de la conformité et de l'affectation de la dépense,
• Il (elle) veille à la tenue des comptes sur le logiciel;
• Il (elle) veille à la tenue des livres et registres comptables par le/la Comptable
• Il (elle) prépare les salaires, du personnel;
• Il (elle) établit les états financiers ;
• Il (elle) contrôle les pièces pour s'assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne Imputation ;
• Il (elle) s'assure régulièrement que les pièces justificatives des transactions de l'association et tous documents financiers ou d'ordre comptable sont classés ou archivés suivant des principes efficaces;
• Il (elle) contrôle les opérations de décaissement en particulier le paiement des décomptes et des factures,
Gestion Administrative
• Il (elle) veille à l'application des procédures administratives, financières et comptables de l'association et propose leur mise à jour régulière;
• II (elle) s'assure que les dispositions conventionnelles avec les bailleurs de fonds sont respectées;
• Il (elle) veille au respect de la législation du travail el de la fiscalité;
• Il (elle) établit une communication régulière avec les partenaires fiscaux, sociaux et les banques pour faciliter l'accès à l'information et la réalisation des opérations ;
• Il (elle) veille au reversement systématique des retenues à la source;
• Il (elle) assure la préparation et la soumission des demandes d'exonération;
• II (elle) participe au processus de recrutement du personnel et en assure la documentation;
• Il (elle) prépare et suit les contrats de travail du personnel;
• Il (elle) prépare et suit les contrats de prestations des services;
• Il (elle) tient à jour le dossier individuel du personnel;
• Il (elle) veille à la bonne organisation administrative des formations et ateliers organisés par l'association;
• Il (elle) assuré le planning et le suivi des congés et autorisations d'absence du personnel;
- Il (elle) assure les sauvegardes Informatiques périodiques des documents administratifs et financiers;
• Il (elle) participe à la bonne organisation du secrétariat;
• Il (elle) participe aux cadres de concertation internes et externes,
Gestion des stocks, des équipements et infrastructures
• Il (elle) veille à ce que les stocks et les équipements acquis Soient régulièrement protégés contre les risques de tous genres (vols, destructions, etc.) El soient contrôlables à tout moment; il veille ainsi à l'assurance, à la visite technique, à l'inventaire et au suivi de la gestion des biens;
• Il (elle) veille à la maintenance préventive et curative des locaux et des équipements;
• Il (elle) veille à ce que la gestion des stocks soit assurée au moyen d'outils adéquats; à ce titre,
• Il (elle) établit une fiche détenteur du matériel par bureau et par agent, établit et tient à jour les fiches de maintenance des matérielles informatiques, ménagers et roulants,
• Il (elle) veille à la tenue à jour du registre des immobilisations.
• Il (elle) prend toute mesure permettant de localiser et d'identifier les équipements dès leurs acquisitions (codification)
• Il (elle) veille à ce que le personnel de l’association utilise ces biens en bon père de famille ;
Rapports
L'assistant (e) administratif (ve] et financier (ère) a la responsabilité de produire les états financiers et leur transmission dans les délais impartis:
• les états financiers produits par l'ADIJR en sa qualité d’association à but non lucratif;
• les rapports financiers produits par l'ADIJR dans le cadre de l’exécution des projets.
Contrôle interne
• Il (elle) veille à l'application des procédures de gestion comptable et financière, conformément au manuel de Procédure de l'ADIJR ;
• Il (elle) fait des propositions d'actualisation du manuel de procédure financière, comptable et administrative;
• Il (elle) assure le contrôle (ordinaire et inopiné) des caisses, des comptes banque, des factures et autres pièces justificatives, des approvisionnements et du patrimoine fixe;
• Il (elle) assure le contrôle et le suivi de l'exécution budgétaire à partir des éléments fournis par le comptable;
• Il (elle) assure la supervision, suivi budgétaire, matériel et contrôle financier des structures partenaires de l'association ;
• Il (elle) développe des stratégies pour remédier aux insuffisances Identifiées lors des contrôles internes et externes;
• Il (elle) participe aux audits financiers ;
• Il (elle) s'assure que toutes les recommandations des audits sent mises en application de façon permanente:
• Il (elle) est garant(e) du classement adéquat des Pièces justificatives pour les besoins des audits annuels et des contrôles des partenaires.
Autres tâches
• II (elle) assiste administrativement la hiérarchie dans l'exécution de ses fonctions (Travaux administratifs. etc. ....);
• Il (elle) assiste la hiérarchie lors des réunions techniques;
• Il (elle) assure les liens fonctionnés avec les autres responsables de services et membres du Conseil d'Administration ;
• Il (elle) exécute toutes autres activités concourant à la bonne marche de l'association dans le domaine de ses compétences ;
