Sous la supervision de la Coordonnatrice Administratrice et Financière, l’Assistant(e) chargé(e) des Achats et la logistique Assurera la/le :
Gestion des achats:
• Réceptionner et enregistrer toute nouvelle réquisition dans le tableau de suivi des réquisitions ;
• Donner toute information utile aux demandeurs sur l’état d’évolution des réquisitions en cours de traitement ;
• Rédiger les demandes de prix dans SAP et les transmettre aux fournisseurs
• Collecter des factures pro-forma ;
• Rédiger les canevas Sheets et faire approuver par le management ;
• Saisir les pro-forma dans SAP et rédiger le bon de commande dans SAP ;
• Suivre l’approbation et la signature des bons de commande ;
• S’assurer de la transmission des bons de commande aux fournisseurs ;
• Suivre les livraisons au niveau du PU et sur le terrain ;
• Suivre l’ensemble des engagements sous forme de bons de commande et informer le superviseur des difficultés rencontrées dans l’exécution pour éviter les goulots d’étranglements ;
• Préparer la situation hebdomadaire des réquisitions et soumettre à son manager ;
• Faire la révision/mise à jour périodique des politiques et procédures locales d’acquisition (Price List, plan d’acquisition, Accord Long Terme, etc.) ;
• Assurer la tenue des outils de collecte de données pour les rapports du Département ;
• Dresser mensuellement la situation exhaustive des engagements du Département ;
• Mettre à jour et diffuser hebdomadairement le suivi des achats et le suivi des contrats ;
Contrôle de la bonne tenue des stocks et approvisionnements conformément aux procédures de l’organisation (nouveau manuel)
• Faire convenablement l’entreposage ;
• Codifier les équipements ;
• Mettre hebdomadairement à jour le rapport de stock et le suivi des stocks ;
• Gérer le flux (fiches de gestion des stocks, bordereau de livraison, bon de sortie, bon de réception) ;
• Participer à l’inventaire annuel ;
• Analyser et anticiper les besoins en consommable (stock minimum…) ;
• Rapporter toute perte ou toute anomalie concernant les stocks.
Gestion des immobilisations (Fixed Assets et Non Fixed Assets):
• S’assurer de l’existence physique et de l’état de toutes les immobilisations du PIIA ;
• Vérifier que toutes les immobilisations disposent d’un numéro d’inventaire et tenir à jour le registre des Fixed Asset et Non Fixed Asset du PIIA ;
• Faire le suivi du mouvement de toutes les immobilisations à l’intérieur comme à l’extérieur du PIIA ;
• Identifier le matériel à déclasser et faire des propositions de cession à l’administration du PIIA ;
• Participer à l’inventaire annuel.
Gestion du parc roulant (véhicules et motos) de la Base :
• Superviser le suivi des véhicules, motos et groupes (états de consommation, documents administratives, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi ;
• Superviser le bon fonctionnement des véhicules, motos et groupes, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires. ;
• Contrôler la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation ;
• Veiller en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules, motos et groupes (personnes autorisées, vitesse maximale autorisée, conditions particulières, équipements de sécurité…) ;
• Elaborer les plannings de mouvement des véhicules et s’assurent de la bonne application de ceux-ci ;
• Organiser et animer des réunions régulières avec ses équipes ;
• Remonter à son responsable hiérarchique tout problème significatif rencontré avec les membres de son équipe.
Gérer les baux :
• Assurer l’entretien des locaux (électricité, climatisation, sanitaires et divers travaux de réparation) en supervisant les prestataires occasionnels et ceux sous contrat à cet effet ;
• Mettre hebdomadairement à jour le suivi de contrats des baux ;
• Suivre les résiliations des contrats de baux et suivre la rétrocession des cautions.
Autres activités générales :
• Rédiger des rapports périodiques (hebdomadaires, mensuels, trimestriels, annuels, etc…) des selon les besoins et les exigences ;
• Participer aux réunions et rencontres internes (réunions hebdomadaires, réunions de coordination du département, …).
