L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour leur sauver la vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.
Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.
Et nous n’abandonnons jamais.
Pour chaque enfant, un champion
Sous la supervision et la direction du superviseur, l’associé administratif est chargé d’exécuter une grande variété de tâches administratives procédurales et spécialisées pour le bureau extérieur respectif nécessitant une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratifs de l’UNICEF.
Comment pouvez-vous faire une différence?
Approvisionnement
-
Guider les gestionnaires dans le processus d’APC/ASS conformément aux politiques et directives émises par la RFA, la division des approvisionnements et la DHR.
-
Facilite le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service à la section. Cela comprend la préparation et le dépôt des documents, le remplissage des formulaires et des modèles nécessaires, le téléchargement des TOR ™dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.
Communications et flux de travail
-
Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des extrants.
-
Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.
-
Communique des informations de routine et certaines informations non routinières relatives au travail de l’équipe.
-
Établir et tenir à jour les systèmes de classement et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques; et s’assurer que les sites Web inter/intra-net sont à jour et exacts
|
Gestion du calendrier/des réunions/de la correspondance
-
Tient à jour le calendrier du bureau et organise les réunions
-
Prend les procès-verbaux des réunions, en assurant l’exactitude, l’attention aux détails et la cohérence.
Événements/Logistique
-
Soutenir les activités de renforcement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en dialoguant avec les facilitateurs, les traiteurs et les hôtes.
-
Organise les horaires en assurant la liaison avec les participants en fonction de la disponibilité.
-
Assurer la liaison avec les points focaux budgétaires et la section sur les coûts et les besoins.
-
Préparer des documents d’information pour les participants et télécharger des documents approuvés sur l’intranet.
-
Préparer et tenir à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.
Voyager
-
Fournit une assistance de voyage aux membres du personnel de la section pour les arrangements de voyage et les droits en fonction des règles et des politiques de l’organisation ™. Assurer la liaison avec les points focaux de voyage pertinents pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
-
Briefs/dénonciation des membres du personnel sur des questions relatives à des questions administratives connexes telles que les visas, l’habilitation de sécurité et les procédures de documentation.
-
Extrait, saisit, tient à jour et vérifie l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation afin d’assurer l’exactitude des transactions liées aux frais de déplacement et aux déplacements du personnel.
-
Assists in the preparation of budgets on travel costs and maintain travel plan and budgetary control records.
-
Monitors travel certification and report back to the team.
Invoice Processing
-
Responsible for collecting invoices and filing documents for approval and, thereafter processing in VISION.
-
Uploads electronic files and verifies results to destination system.
-
Responds to client transaction status and other inquiries.
Supplies/Equipment
-
Supports management of administrative supplies, office equipment, and updating inventory of items.
-
Monitors and supervises adequate and appropriate use of supplies. Ensures that services and maintenance of premises are in accordance with organizational standards.
-
Organise l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.
Fréquentation
Pour vous qualifier en tant que champion pour chaque enfant que vous aurez...
-
L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail, tels que l’administration publique, les affaires, les études sociales.
-
Un minimum de 6 ans d’expérience de travail administratif ou de bureau pertinente est requis.
-
La connaissance de la préparation et de l’intervention en cas d’urgence est considérée comme un atout.
-
La maîtrise de l’Français et de l’anglais est requise.
Pour chaque enfant, vous démontrez...
Les valeurs de l’UNICEF que sont le soin, le respect, l’intégrité, la confiance et la responsabilité (CRITA).
Les compétences de base de l’UNICEF requises pour ce poste sont les suivantes :
▪ Nourrit, dirige et gère les gens (1)
▪ Démontre la conscience de soi et la conscience éthique (2)
▪ Travaille en collaboration avec d’autres personnes (2)
▪ Établir et maintenir des partenariats (2)
▪ Innove et embrasse le changement (2)
▪ Pense et agit stratégiquement (2)
▪ Volonté d’obtenir des résultats percutants (2)
▪ Gère l’ambiguïté et la complexité (2)
Compétences fonctionnelles
. Analyse
. Apprentissage et recherche
. Planification et organisation
. Suivez les instructions et les procédures
Pour consulter notre cadre de compétences, veuillez visiter ici.
L’UNICEF s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion au sein de sa main-d’œuvre et encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, d’origine religieuse et ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.
Les candidates sont fortement encouragées à postuler
L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF adhère également à des principes stricts de protection de l’enfance. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification du ou des titres de compétences et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.
Remarques:
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.
Les rendez-vous à l’UNICEF sont soumis à une autorisation médicale. Les rendez-vous peuvent également être soumis à des exigences d’inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi à l’UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant d’accepter une affectation à l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de rendez-vous, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu, ou si les conditions d’inoculation nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.
