Sous la supervision du chef(fe) de projet, l’Adjointe(e) chef(fe) de projet PAPIRUS, aura pour mission principale d’appuyer le/la chef(fe) de projet, dans l’organisation des objectifs et priorités du projet concerné et contribuer à la supervision et au suivi de toute ou d’une partie des activités du projet ; notamment l’encadrement de l’équipe multisectoriel mobile dans ses différents aspect( représentation, opérationnel, ressources humaines, financière…).
Responsabilité 1 : Contribuer à la mise en œuvre optimale du projet par une bonne gestion de projet dans ses différents aspects (opérationnel, technique, partenarial, Administratif, financier, logistique).
1- Contribue sous la supervision du du chef(fe) de projet, à la gestion opérationnelle du projet dans le respect du cadre technique et du référentiel de qualité HI.
- Participe à la planification mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle des activités du projet, en particulier des déploiements de l’équipe mobile(évaluations et réponses rapides) ;
- contribue au suivi des indicateurs du projet(et développer des outils le cas échéant) conformément à la politique de planification, suivi et évaluation PSE de HI et en utlisant sa boîte à outils ;
- effectue sur demande du chef(fe) de projet de visites de suivi et d’appui dans les zones d’intervention du projet et rencontrer les bénéficiaires et partenaires pour garantir la recevabilité des actions menées ;
- participe à l’analyse des défis rencontrés, proposer des solutions et des réorientations si nécessaires en lien avec son supérieur hiérarchique ;
- contribue à l’animation des revues de projet trimestrielles sur la base d’une mise à jour de l’outil PM Box ;
- participe sur demande du chef(fe) de projet à la rédaction des rapports internes et externes liés au projet dans le respect des échéances, des exigences des bailleurs et des standards de qualité ;
- facilite la collaboration et les synergies(planification et mutualisation des ressources) avec les autres équipes projets HI ;
- participe à la coordination entre l’équipe projet et l’unité technique en fonction des besoins afin de garantir la qualité des interventions.
2- Contribue sur demande du chef(fe) de projet à la gestion financière du projet
- Contribue à l’élaboration du budget de référence (R1) et la révision budgétaire de son projet(R2,R3, point de chute) ;
- participe à la planification budgetaire annuelle et aux prévisionnels budgétaires mensuels ;
- assure le suivi régulier des dépenses des projets, analyse les écarts, anticipe les évolutions et propose des ajustements budgétaires ;
- contribue au respect des procédures financières internes et bailleurs (règles d’éligibilité et de flexibilité) ;
- participe sur demande du chef (fe) de projet, au suivi financier des contrats signés avec les partenaires et prestataires ;
- appuie le responsable finances si nécessaire dans la préparation des rapports financiers ;
3- Contribue sur demande du chef(fe) de projet à la gestion logistique du projet.
- réalise en concertation avec le service logistique le plan d’approvisionnement du projet ;
- veille à la bonne utilisation du matériel remis pour l’exécution du projet, et notamment celui mis à la disposition des partenaires et bénéficiaires du projet ;
- s’assure que les mise à disposition sont réalisées selon les procédures en vigueur sur le programme ;
- veille à l’application des logos HI et bailleur(s)- sur les matériels acquis dans le cadre du projet.
4- Contribue sur demande du chef(fe) de projet au reporting du projet.
- Rédige et partage les rapports d’activités ;
- s’assure de la disponibilité de l’ensemble des pièces justificatives (TDR, liste de participants) ;
- réalise et partage les fiches de liaison mensuelles ;
- participe à la rédaction des rapports narratifs à l’attention du bailleur ;
- contribue à la réalisation du rapport financier à l’attention du bailleur ;
5- Contribue sur demande du chef(fe) de projet à la gestion des relations partenaires.
- organise les rencontres périodiques avec les partenaires du projet ;
- assure le suivi des contrats signés avec les partenaires ;
- réalise annuellement l’auto-évaluation de la qualité du projet en collaboration avec les partenaires et le chef (fe) de projet ;
- contribue au développement des liens opérationnels avec les principales parties prenantes du projet ;
6- Contribue sur demande du chef (fe) de projet à la communication et les relations externes liées au projet ;
- représente HI dans le cadre des concertations nationaux et réunions relatives à la thématique du projet pour y faire valoir les objectifs globaux de l’intervention et partager les comptes rendus des rencontres;
- mentionne l’organisation et le(s) bailleur(s) dans tous les documents et outils élaborés dans le cadre du projet.
7- Contribue sur demande du chef (fe) de projet à la qualité du projet.
- sollicite son N+1 et les spécialistes techniques liés au projet quand nécessaire ;
- assure la facilitation des missions de supervision et des spécialistes techniques.
Responsabilité 2 : Assurer un management efficace des ressources humaines sous sa responsabilité .
- Participe au recrutement de son équipe(sélection des candidatures, rédaction et/ou contribution au test technique, entretien…) ;
- Assure et/ou supervise l’encadrement et l’animation de son équipe (objectifs individuels et/ou collectifs, points individuels et/ou collectifs, évaluations, …) ;
- accompagne aussi souvent que possible son équipe sur le terrain suite aux alertes et/ou pour les besoins du projet ;
- Développe l’autonomie et contribue au développement de ses collaborateurs ;
- S’assure de la mise en place des mécanismes de communication, des transferts d’information et de coordination au sein de son équipe ;
- Donne des signes de reconnaissance individuels et collectifs ;
- S’assure de la transmission, de la compréhension, de l’application et du respect des politiques et des règles de sécurité de HI au sein de son équipe ;
- Collabore avec le service RH au suivi des contrats et des congés de son équipe ;
- Participe à la gestion de carrière de son équipe : définition des besoins de formation & accompagnement de l’évolution professionnelle ;
- assure la demande de son manager hiérarchique l’intérim de ses collègues durant leurs absences.
