Avis d’Appel à candidatures pour le Recrutement à l’externe de deux (2) secrétaires de Direction

Les missions du ou de la secrétaire de Direction sont les suivantes :
- Assister le Directeur de la Délégation régionale dans la gestion de son agenda et dans le suivi et la collecte des informations de gestion ;
- Organiser et assurer les travaux du secrétariat du Directeur de la Délégation régionale
- Coordonner les activités des agents rattachés au secrétariat du Directeur de la Délégation régionale
- Assurer le rôle de communication entre le Directeur de la Délégation régionale autant avec l’intérieur qu’avec l’extérieur.
Activités principales
Sous la direction des directeurs de la DCPSO, de la DCPE ou de la DCPN, le ou la secrétaire de direction a pour tâches principales :
Au titre de la coordination du Secrétariat de Direction de la Délégation régionale :
- Superviser les activités des agents rattachés au secrétariat de direction de la Délégation régionales : agents de liaison, secrétaire réceptionniste, standardiste ;
- S’assurer de l’efficacité des travaux réalisés par chaque agent ;
- Tenir des réunions périodiques de régulation avec les agents rattachés au secrétariat de Direction de la Délégation régionale ;
- Evaluer les performances des agents du secrétariat de la Délégation régionale ;

Au titre de l’accueil et des communications téléphoniques:
- Organiser et tenir l’agenda du Directeur de la Délégation régionale ;
- Accueillir, orienter ou introduire les visiteurs du Directeur de la Délégation régionale ;
- Gérer les appels téléphoniques et la messagerie électronique de la Délégation régionale;

Au titre des saisies, reproductions et rangements:
- Assurer la rédaction administrative de la Délégation régionale ;
- Assurer ou superviser et contrôler la saisie des documents administratifs :notes, circulaires, contrats, courriers, rapports…
- Contrôler la Qualité des documents (lettres, notes…) soumis au visa ou à la signature du Directeur de la Délégation régionale par les responsables des autres structures ;
- Superviser les photocopies et suivre le planning d’entretien périodique des équipements reprographie ;
- Assurer le classement, l’archivage du courrier et de la documentation de la Direction de la Délégation régionale ;

Au titre du courrier et de la tenue des stocks de consommables

- Assurer la gestion et le traitement du courrier de la Délégation régionale ;
- Superviser et contrôler le poste courrier
- Suivre l’expédition du courrier Départ
- Suivre les documents annotés par le Directeur de la Délégation régionale et en assurer la traçabilité ;
- Tenir le stock des fournitures de bureau de la Direction et déclencher les réapprovisionnements périodiques.