L'International Rescue Committee (IRC) Burkina recrute un(e) Coordinateur/trice Terrain

Leadership, coordination et représentation:
• Assurer le leadership et la direction stratégique dans la zone d'opération, en coordination avec l'équipe de direction (SMT).
• Participer activement à l'élaboration et à la mise en œuvre de la Stratégie 100, y compris les processus de révision. Prendre part dans l’examen du plan des opérations en vue d’assister les activités du programme et la programmation échelonnée selon les SAP approuvés et la stratégie de réponse humanitaire.
• Établir des systèmes adéquats de coordination avec les parties prenantes externes (bilatérales ou autres), y compris, mais sans s'y limiter, l'OCHA, les ONG internationales, les ONG nationales, les agences des Nations unies et les autorités administratives locales, tout en représentant les politiques de l'IRC, la visibilité, la promotion de la stratégie à long terme et la résolution des problèmes/conflits.
• Participer activement aux réunions de coordination externe, y compris la coordination des ONG et les clusters et/ou la CmCoord, en servant de point focal de l'IRC et en assurant le partage de l'information en interne avec le programme pays.
• Assurer une visibilité adéquate de l'IRC au niveau communautaire et promouvoir son acceptation.
• Fournir des messages clés de plaidoyer à l'équipe de direction du pays pour le plaidoyer et les communications au niveau national.
• Être Membre actif et contributeur de l’équipe de direction étendu (SMT-E) et de l'équipe de gestion du pays (CMT).

Gestion et développement du personnel:
• Assurer le renforcement continu des capacités de l’équipe des opérations (SC, Admin, et IT) par une assistance aux superviseurs directs et techniques en assurant des évaluations de la performance du personnel et des plans de développement individuel ;
• Assister le personnel de terrain dans l’exécution des politiques du personnel y compris le coaching, l’évaluation de performance, le développement du personnel et les mesures disciplinaires.
• Assurer une communication efficace et ouverte et des relations professionnelles entre les membres de l'équipe, en promouvant un fort esprit d'équipe et en assurant un suivi et un soutien pour permettre au personnel de s'acquitter avec succès de ses fonctions.
• Assurer la réalisation en temps voulu et la qualité des feuilles de temps, des plans de travail, des congés et des activités de formation/développement du personnel.
• Participer au recrutement du personnel selon l'organigramme autorisé.
• Adhérer aux politiques d'emploi mondiales et nationales et promouvoir l'adhésion à l'IRC Way.
• Mettre en œuvre/maintenir et documenter toutes les procédures administratives pour le bon fonctionnement du bureau de terrain (système de classement, procédures de communication intra-bureau, procédures de flux de papier, utilisation et protocoles informatiques, etc.)
• Mettre en œuvre et tenir à jour le manuel de politique du personnel national ainsi que le règlement intérieur d’RC.
• Mettre en place/maintenir un système d'évaluation régulière du personnel, ainsi que des procédures standard pour la publication de nouveaux postes, les entretiens et la sélection des candidats, conformément aux exigences de l'IRC et des donateurs.
• Maintenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l'équipe, promouvoir un fort esprit d'équipe et fournir une supervision et des conseils pour permettre au personnel de s'acquitter avec succès de ses fonctions.
• Résoudre les conflits et les préoccupations du personnel en temps opportun.
• Promouvoir le renforcement des capacités et la formation continue du personnel
• Assurer et défendre la conformité à IRC Way - le code de conduite de l'IRC - et prendre les mesures appropriées en cas de violation, en collaboration avec le département des ressources humaines.

Gestion de la sécurité et de l'accès humanitaire:
Le Field Co est le garant du niveau le plus élevé possible de gestion de la sécurité grâce à une analyse participative des menaces et des risques et à l'élaboration et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standards.
• Assumer la responsabilité générale de la sécurité et de la sûreté du personnel et des biens du programme dans sa zone de responsabilité.
• Garantir une compréhension et une appropriation généralisées et interdépartementales de la gestion de la sécurité.
• Superviser l'analyse contextuelle et l'analyse des risques en cours, afin de s'assurer que toutes les équipes nécessaires ont accès à l'information pertinente en matière de sécurité dans sa zone d’opération.
• Contrôler/évaluer de manière constante et proactive la sûreté et la sécurité de la zone, en signalant rapidement les préoccupations ou les incidents au Coordinateur Sécurité et Accès et au CD et en assurant la liaison avec d'autres parties externes, le cas échéant, pour maintenir/améliorer l'environnement de sécurité.
• Mettre en œuvre/réviser et maintenir les procédures et protocoles de sécurité écrits.
• Examiner et réviser régulièrement le plan de gestion de la sécurité (SMP) en étroite collaboration avec le Coordinateur de la sécurité et de l'accès (manuel de directives de sécurité, plan d'évacuation ou d’hibernation, plan d'urgence et procédures opérationnelles standard).
• Mettre en oeuvre/réviser/maintenir la stratégie et le plan d’action de l’accès au Burkina Faso
• Veillez à ce que tout le personnel soit formé de manière adéquate à l'utilisation de tous les équipements de communication, et notamment les Thuraya.
• S’assurer que les équipes qui se déplacent au terrain connaissent et respectent le SOP de mouvement pour la région de l’Est et le plan de visibilité d’IRC au Burkina Faso.
• Établir et maintenir une procédure d'intervention d'urgence bien documentée que tout le personnel peut suivre.
• Surveiller la situation sécuritaire en liaison avec les autres agences internationales, les communautés, les bénéficiaires et autres parties prenantes, et participer activement aux réunions de coordination de sécurité et d'accès.
• Veiller au respect des procédures de l'IRC et des exigences des donateurs
• Veiller à ce que les préoccupations et les défis du terrain soient portés à la connaissance des parties prenantes concernées afin de faire évoluer les normes et les procédures.
• S'assurer que tous les nouveaux employés et visiteurs reçoivent un briefing sur la sûreté et la sécurité dans les 48 heures suivant leur arrivée.

Développement du programme et soutien à la conception:
• En étroite collaboration avec le(s) coordinateur(s) technique(s) concerné(s), le coordinateur de programme principal et les gestionnaires de terrain, diriger les équipes sur le terrain dans l'élaboration de nouvelles propositions et initiatives tant au niveau support et opération que programme.
• Participer à l'élaboration des budgets pour les propositions de programmes, en collaboration avec les unités chargées des subventions et des finances.
• En collaboration avec le DDO et du Coordinateur Sécurité et Accès, mener des évaluations de faisabilité opérationnelle pour toute nouvelle zone géographique d'intervention dans la région de l’Est (ou toute autre région du Burkina Faso), en fournissant des recommandations pour les modalités de mise en œuvre appropriées.
• Assurer la fourniture régulière de mises à jour contextuelles au SMT et aux coordinateurs techniques concernant la stratégie et la mise en œuvre du programme, afin de contribuer aux adaptations et réponses nécessaires.

Gestion du cycle de projet:
• En étroite collaboration avec les gestionnaires de terrain, superviser la mise en œuvre quotidienne de toutes les activités sur les sites de terrain, en fournissant une supervision constructive à chaque département pour réaliser la stratégie du programme de l'IRC.
• Travailler en étroite collaboration et coordonner avec la chaîne d'approvisionnement de l'IRC, le personnel des finances et des subventions pour s'assurer que les activités et les dépenses du programme sont traitées à temps, y compris la participation active aux réunions d'ouverture/fermeture et aux examens.
• S'assurer que tous les programmes ont des plans d'activité, des plans de dépenses, des plans de suivi et d'évaluation clairs, conformes aux accords avec les donateurs et aux politiques et procédures de l'organisation, en veillant à ce qu'ils soient régulièrement contrôlés et mis à jour.
• En étroite collaboration avec les coordinateurs techniques, diriger la coordination des évaluations des besoins en veillant à l'identification proactive des besoins émergents.
• Participer régulièrement au système d'évaluation de projet et de suivi de l'avancement (POM, PIM) ;
• Avec le soutien des équipes de programme, veiller à ce que la responsabilité envers les bénéficiaires, la sensibilité et l'intégration de la dimension de genre soient prises en compte de manière adéquate dans les programmes de l'IRC.

Réponse aux situations d'urgence et crises émergentes:
• Contribuer activement au processus de planification stratégique de l'intervention d'urgence et travailler en collaboration avec la direction et tous les départements de l'IRC.
• En collaboration avec les points focaux de l'équipe d'urgence pays (CET) et l'équipe SMT, agir en tant que chef de file pour la coordination de la mise en œuvre de l'intervention d'urgence de l'IRC et rendre compte de l'avancement des activités et des besoins émergents.

Opérations et finances:
• Promouvoir la coordination et le travail d'équipe entre le personnel chargé des programmes et des opérations dans le bureau local afin d'améliorer la qualité du soutien aux opérations.
• Superviser directement les officiers finance, supply chain, et sécurité et accès de la région de l’Est et notamment sur les points suivants : fixation d’objectifs SMART, plan de travail clair à la semaine ou au mois, et suivi des performances.
• Assurer le développement, la mise en œuvre et le suivi des politiques et procédures financières et opérationnelles pour garantir la conformité avec les politiques de l'IRC et des donateurs dans tous les programmes.
• Mettre en œuvre et maintenir des contrôles financiers internes vérifiables en conformité avec les politiques et procédures de l'IRC
• Superviser et maintenir un système de gestion de trésorerie
• Veiller au respect des responsabilités du titulaire du budget, y compris les examens mensuels du budget par rapport aux chiffres réels et veiller au nettoyage du système en ligne (BvA).
• S'assurer que les politiques et procédures de la chaîne d'approvisionnement de l'IRC et des donateurs sont pleinement respectées, y compris les procédures d'achat et le système de gestion des entrepôts.
• Mettre en œuvre et superviser la maintenance d'un système de suivi et d'identification de tous les actifs de l'IRC.
• S'assurer que des rapports précis sur la chaîne d'approvisionnement, y compris l'inventaire des biens, l'inventaire des entrepôts/stocks, le suivi des demandes d'achat, la gestion de la flotte et des générateurs, sont produits à temps.
• S'assurer que tous les contrats avec les fournisseurs et les vendeurs sont légaux et protègent l'IRC dans toute la mesure du possible.
• En collaboration avec le DDO, participer à la mise en œuvre du nouveau logiciel (INTEGRA) de planification des ressources de l'entreprise (ERP) de l'IRC.
• Veiller à la provision de moyens de transport fiables et sûrs qui permettent tout départements, et particulièrement pour les équipes programmes, afin d'exécuter leurs projets de façon efficace et dans des endroits parfois éloignés et sur des terrains variés.
• Effectuer des évaluations de la capacité de la flotte et assurer une bonne gestion de celle-ci, y compris l'entretien, la formation des conducteurs, etc.
• En se fondant sur des évaluations exhaustives des besoins, s'assurer que tous les besoins en données digitales et en information des équipes des opérations et des programmes sont comblés.

Principales relations de travail :
• Superviseur Hiérarchique : Directrice pays
• Position sous supervision directe : Tous les staff supports et programmes sur la base
• Autres contacts internes et / ou externes
• Internes : Equipes régionales d’IRC
• Externes : Bénéficiaires, services techniques étatiques, autorités administratives locales etc.