Informations sur l'emploi
Titre du Poste : Sous-chef de bureau avec une connaissance de la gestion d'atelier
Niveau Requis : Licence, Diplôme universitaire supérieur
Année d'Expérience Requise : 4 ans, 7 ans
Lieu du Travail: Dori, Burkina Faso
Date de Soumission : 24/02/2023
Description de l'emploi
L’Initiatives Africaines pour l’Aide et le Développement (AIRD) est une ONG apolitique, non religieuse et à but non lucratif avec des bureaux de programme pays au Burkina Faso, au Burundi, au Cameroun, en République centrafricaine, au Niger, au Tchad, en République démocratique du Congo, Libéria, République du Congo, Tanzanie, Éthiopie, Soudan du Sud et Ouganda. L’objectif de l’AIRD est d’offrir un soutien technique opérationnel, y compris, mais sans s’y limiter : la chaîne d’approvisionnement, la logistique et les infrastructures en partenariat avec des organisations de secours et de développement qui se concentrent sur les zones sinistrées, infestées de pauvreté et axées sur le développement. AIRD fournit pour et par l’intermédiaire de partenaires, y compris, mais sans s’y limiter, les agences des Nations Unies, les organisations donatrices internationales et nationales et les gouvernements.
L’AIRD cherche à recruter un
sous-directeur de bureau/d’atelier.
Résumé du poste
Fournir des services de gestion globale, logistiques, financiers et administratifs pour soutenir les opérations au niveau du sous-bureau, ce qui peut inclure la supervision des bureaux extérieurs.
Gestion opérationnelle
• S’assurer que les opérations reçoivent des services de gestion, administratifs, financiers et logistiques rapides, efficaces et efficients afin d’atteindre les objectifs du projet
• Participer à la préparation du budget du sous-bureau avec le soutien du représentant
• S’assurer que les systèmes et procédures de gestion, de soutien administratif et logistique sont suivis
• Mettre en œuvre des systèmes et des procédures de gestion, de soutien administratif et logistique appropriés en coordination avec le directeur des opérations
• Préparer et soumettre des rapports périodiques consolidés (rapport de situation hebdomadaire, rapport mensuel, bilan de mi-année et rapport final de performance)
• Gérer l’équipe de soutien et d’administration
• Superviser les entrées du livre de caisse et le codage financier au bureau auxiliaire et sur le terrain
• Favoriser une bonne communication et coordination entre l’équipe de support, d’administration et l’équipe technique opérationnelle
• Mettre en œuvre les SOP des ressources humaines, des achats, de la logistique et des finances dans l’ensemble des programmes de l’AIRD
• Participer à des réunions, réseaux, séminaires et conférences pertinents et bénéfiques pour l’AIRD, sa mission et son mandat
• Contribuer aux initiatives de collecte de fonds, le cas échéant
• Restez informé des activités de l’AIRD Garage
• Superviser, soutenir toutes les questions relatives au garage et prendre les mesures appropriées pour améliorer les performances de l’atelier en fonction des résultats et des moyens disponibles dans le sous-bureau
• Mettre à jour, organiser et définir les objectifs du personnel dans les garages en définissant les responsabilités selon le niveau d’activité du garage
• Mettre en œuvre et surveiller les activités de réparation et d’entretien de l’atelier
• Assurez-vous pendant le service de réparation que le journal de bord est mis à jour à chaque trajet, qu’il est conservé dans chaque véhicule et qu’il est régulièrement examiné pour en vérifier l’exactitude et l’éligibilité. Cela comprend la vérification si toutes les périodes de service sont reflétées sur le journal de bord
• S’assurer que les procédures de gestion du garage et celles des pièces de rechange sont correctement mises en œuvre au niveau du sous-bureau
• Evaluer et exprimer les besoins en pièces détachées au niveau de la Sous-délégation
• Assister le directeur des opérations dans l’élaboration des besoins en pièces de rechange à communiquer au donateur Gestion de la construction
• Gérer la gestion de projet quotidienne pour toutes les activités de construction et de lavage sous le sous-bureau en coordination avec l’ingénieur civil.
• Superviser et coordonner les travaux d’ingénierie, de planification, de conception et de construction assignés
• Respecter la qualité, le budget et le calendrier
• Coordonner le processus d’administration et d’approbation des projets et fournir des mises à jour
• Coordonner le développement de contrats pour une variété de projets de construction et WASH en coordination avec l’ingénieur civil
• Assurer la liaison avec les partenaires pour assurer une mise en œuvre correcte et complète du projet
• Entreprendre des études techniques et de faisabilité, y compris des enquêtes sur site, des calculs complexes et répétitifs
• Compiler les spécifications de travail et superviser les procédures d’appel d’offres
• Mise en œuvre de la procédure opérationnelle standard d’approvisionnement de l’AIRD
• Évaluer la durabilité et l’impact environnemental des projets Warehouse Management
• Superviser, surveiller et coordonner les mouvements de fournitures
• Maintenir une documentation appropriée et mettre à jour les fiches de stock et les fiches d’inventaire
• S’assurer du bon rangement des articles selon les exigences de chaque référence
• Préparer et soumettre un rapport consolidé sur les mouvements de stock sur une base mensuelle Gestion de la flotte et du carburant.
• Planifier les opérations de transport et de carburant en coordination avec le responsable de la logistique sur le terrain
• Surveiller le mouvement des véhicules pour assurer la livraison en temps opportun des services au client et aux bénéficiaires
• Veiller à ce que les chauffeurs respectent les lois des pays et agissent à tout moment avec courtoisie et professionnalisme Ressources Humaines
• Participer à l’intégration du nouveau personnel dans le sous-bureau
• Mener des évaluations du personnel hiérarchique selon les systèmes AIRD
• Soutenir la sélection, le recrutement et les systèmes et procédures disciplinaires du personnel du sous-bureau en coordination avec le directeur financier
• Participer au renforcement des capacités du personnel national, à l’identification des besoins de formation du personnel et à la fourniture d’un soutien au mentorat, le cas échéant Rapports et communications
• Assurer la communication et la coordination quotidiennes avec l’équipe de gestion du pays, participer aux réunions du CMT et coordonner les réunions et les briefings de gestion du sous-bureau
• Assurer la production opportune et détaillée des rapports internes du programme AIRD
• Représenter l’AIRD dans les relations avec les autorités locales, d’autres organisations et ONG dans la zone d’opérations du sous-bureau
• Veiller à ce que toutes les parties concernées soient tenues informées des activités de l’AIRD, le cas échéant
• Soutenir le CPD dans son rôle de relations publiques/communications dans le pays Activité liée aux donateurs et aux partenaires
• Coordonner la collecte d’informations et rédiger des propositions de financement et des budgets
• Identifier et collecter des informations sur les futurs donateurs potentiels et les opportunités de financement
• Créer et entretenir des relations avec les donateurs, les partenaires et les autres parties Gestion de l’information
• Développer et maintenir des systèmes pour enregistrer les activités, les résultats et l’impact du programme
• Fournir des documents pertinents, des études de cas, des photographies, des événements et des contacts avec les médias conformément au profil, à l’identité et au message de l’AIRD
• Développer des formats de rapports internes appropriés et assurer des flux d’informations internes efficaces
• Contribuer aux plans d’affaires et aux budgets du programme
• Soutenir le directeur des opérations, au besoin, dans la planification et la mise en œuvre d’activités et d’événements dans la zone du programme
• Appui au suivi et à l’évaluation des activités du programme
• Entreprendre toute autre tâche appropriée au poste, selon les besoins
Langues requises : Doit être à l’aise avec l’anglais et le français (écrit et parlé)
Qualifications minimales
• Au moins 4 à 7 ans d’expérience pratique dans la réponse humanitaire
• Diplôme d’ingénieur mécanique
• Baccalauréat minimum et/ou diplôme d’études supérieures dans un domaine pertinent
• Familiarité avec le processus de réforme humanitaire
• Compétences avérées en matière de réseautage et d’établissement de relations
• Solides compétences analytiques et de collecte d’informations
• Sensibilité culturelle
• Expérience de travail significative dans un secteur à but non lucratif
• Excellentes compétences en communication (orale et écrite) en anglais/français
• Maîtrise de l’utilisation de la suite d’applications MS Office et d’autres systèmes informatiques
• Capacité à rédiger des propositions, des rapports et de la correspondance clairement articulés
• De solides compétences en analyse, en communication et en résolution de problèmes sont nécessaires, ainsi que la capacité d’identifier et d’articuler les problèmes potentiels et de proposer des solutions possibles de manière concise et claire.
• Expérience de travail avec des partenaires de développement internationaux, des organisations non gouvernementales internationales (ONGI) et des donateurs (en particulier l’expérience du HCR) est un atout
• Disposé à voyager pour les exigences du programme
Caractéristiques personnelles
• Comportez-vous de manière éthique : comprenez le comportement et les pratiques éthiques, et assurez-vous que votre propre comportement et celui des autres est conforme à ces normes et s’aligne sur les valeurs de l’organisation
• Établir des relations : Établir et maintenir des relations de travail positives à la fois en interne et en externe, pour atteindre les objectifs de l’organisation
• Communiquer efficacement : parler, écouter et écrire clairement en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces
• Créativité/Innovation : Développer des moyens nouveaux et uniques d’améliorer les opérations de l’organisation et de créer de nouvelles opportunités
• Favoriser le travail d’équipe : travailler en coopération et efficacement avec les autres pour fixer des objectifs, résoudre des problèmes et prendre des décisions qui améliorent l’efficacité organisationnelle
• Leadership Influencer positivement les autres pour obtenir des résultats qui sont dans le meilleur intérêt de l’organisation
• Prise de décision : évaluer les situations pour déterminer l’importance, l’urgence et les risques, et prendre des décisions claires, opportunes et dans le meilleur intérêt de l’organisation telle qu’autorisée
• Organisation : définir des priorités, élaborer un calendrier de travail, déployer les bonnes ressources et suivre les progrès vers les objectifs
• Planifier : déterminer des stratégies pour faire avancer l’organisation, fixer des objectifs, créer et mettre en œuvre des plans d’action et évaluer le processus et les résultats
• Garantir l’optimisation des ressources, c’est-à-dire le suivi du programme/projet
• Capacité à travailler dans un environnement difficile et avec un minimum de supervision
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