• Le Chef de Base est chargé de mettre en œuvre le programme de Search dans sa zone conformément aux politiques et directives définies.
• Sous la supervision et l’orientation du Country Manager, le titulaire du poste assure la gestion quotidienne de la base et aussi des projets qui lui seront confiés. Il a une relation matricielle avec le Country Manager pour la gestion des projets. Il supervise tous les staffs de la Base
Principales Responsabilités
• Superviser et gérer les activités de la base;
• Gérer le programme de la base;
• Gérer les finances de la base;
• Développer les ressources humaines;
• Supporter la mobilisation des ressources;
• Gérer les partenaires et les parties prenantes;
• Créer et entretenir les relations publiques;
• Participer à l'équipe de gestion nationale.
1. Superviser et gérer les activités de la base
• Assurer la Représentativité de Search Burkina au niveau de la zone;
• Assurer le fonctionnement Administratif efficient de la base;
• Coordonner la mise en œuvre efficace des activités de tous les projets rattachés de la base;
• Assurer le suivi de toutes les planifications des projets gérés à partir de la base;
• Assurer le suivi de l’engagement et de la relation avec les acteurs clés et les parties prenantes dans sa zone d’intervention
• Suivre les opérations financières de la base
• Suivre les opérations logistiques et des achats de la base
• Assurer le rôle du premier Responsable Sécuritaire de la zone pour les staffs;
• Contribuer à l’analyse sécuritaire, à la mise en place des normes sécuritaires et au suivi des recommandations et décisions sécuritaires;
• Partager avec le bureau national toutes les préoccupations qui se produisent dans la zone.
2. Gérer le programme de la Base
• Concevoir une stratégie de travail et de gestion du projet ;
• Supporter le Coordonnateur Programmes dans l’organisation des ateliers de lancement, de suivi et de clôture des projets ;
• Effectuer des visites fréquentes dans les communautés. Sur la base de ces visites, fournir une rétroaction et s'assurer que le personnel de la zone est guidé en conséquence.
• S'assurer que tous les projets et programmes sont alignés sur les programmes et résultats de base de Search et conformément à sa stratégie et ses politiques,
• Maintenir un taux de consommation sur tous les projets et projets financés par les donateurs d'au moins 90%
• Faire la planification annuelle des activités du projet et du budget ;
• Actualiser la planification chaque trimestre;
• Faire un plan de communication et d’engagement avec les acteurs clés et parties prenanantes;
• Suivre la mise en œuvre des planifications par le chef de projet et les assistants au projet ;
• Maintenir un contrôle interne continu à tous les niveaux de mise en œuvre des projets ;
• Développer des initiatives pour diffuser la stratégie Search dans la zone.
3. Gérer les finances de la Base
• Assurer la gestion financière mensuelle et trimestrielle de tous les projets;
• Obtenir les relevés BVA pour tous les projets, vérifier leur exactitude et participer et co-organiser les réunions mensuelles de suivi budgétaire (BVA);
• Préparer les projections mensuelles de trésorerie pour tous les projets avec les délais requis et surveiller tous les décaissements;
• Participer activement à la préparation de l'audit, à la réponse de la direction et au suivi du plan d'actions ;
• Garantir l'exactitude et la soumission dans les délais requis des rapports financiers et périodiques.
4. Développer les ressources humaines
• S'assurer que tous les membres de l'équipe de la zone sont correctement engagés dans l'exécution efficace des tâches ;
• S'assurer que les membres de l'équipe de secteur connaissent et comprennent leurs rôles et responsabilités et ceux des autres membres;
• Coordonner le travail de l'équipe pour s'assurer que les objectifs de l'équipe sont atteints;
• Renforcer les capacités du personnel dédié au projet ;
• Définir des objectifs de performance pour le personnel;
• Évaluer les performances du personnel et fournir les informations en temps opportun;
• Organiser des réunions périodiques sous forme de 1 to 1 pour discuter des performances du personnel sous supervision et faire de recommandation au SRH ;
• Organiser des activités de cohésion d’équipe et de renforcement de la confiance entre staffs ;
5. Gerer les partenaires et les parties prenantes
• Produire une matrice des acteurs clés et des parties prenantes des projets;
• Produire une stratégie sur l’engagement des acteurs clés et des parties prenantes des projets;
• Tenir des rencontres regulières avec les partenaires de mise en oeuvre des projets;
• Représenter Search à toutes les rencontres humanitaires, sécuritaires et de developpement pertinentes;
• Développer les capacités des partenaires en matière de planification, de suivi et d'évaluation;
• Partager avec les partenaires les politiques et procédures de Search.
6. Créer et entretenir les relations publiques
• Diffuser des informations afin que les partenaires, les autorités locales et les communautés soient pleinement au courant de la stratégie de Search et de son travail dans la zone;
• Initier des activités spécifiques et utiliser du matériel approprié pour accroître le niveau de sensibilisation aux principaux résultats de la mission de Search au sein des communautés;
• Cultiver et entretenir de bonnes relations avec le gouvernement et d'autres organisations afin d'optimiser les opportunités de marketing et de financement;
• Favoriser la bonne volonté et la coopération en représentant Search de manière professionnelle et correcte
• Soutenir le développement de réseaux avec d'autres acteurs travaillant dans le domaine de la cohésion sociale et de la transformation des conflits.
7. Participer à l'équipe de gestion nationale
• Participer activement à la gestion et au développement de l'organisation en devenant membre actif de l'équipe de gestion nationale;
• Contribuer à la formulation et à la mise en œuvre de politiques, procédures et exigences légales pour les opérations dans le pays;
• Donner des commentaires et des contributions concrètes pour toutes les décisions prises par l'équipe de gestion nationale;
• Soumettre régulièrement des documents conceptuels, partage des projets innovants et réussis et participe activement à un réseau d'apprentissage avec d'autres pour améliorer les résultats organisationnels.
Une description de poste ne pouvant être exhaustive le/la titulaire du poste pourra être amené à effectuer d'autres tâches à la demande du superviseur en lien avec son poste en dehors de celles énumérées ci-dessus
