Sous la supervision de la Responsable des opérations (basée à Ouagadougou), le/la Responsable de Zone Grand Est sera responsable du développement, de la mise en œuvre et du suivi des projets de sa zone faisant partie de la stratégie opérationnelle d'Humanité & Inclusion, en coordination avec l'ensemble des services partagés.
Responsabilité 1 : Garantir la qualité des projets et l'application de la stratégie opérationnelle dans la mise en œuvre des projets d'Humanité & Inclusion basés dans sa zone de responsabilité.
Activités:
• Apporte un support méthodologique et analytique tout au long du cycle de projet aux chefs de projets dans la supervision des projets: phase de lancement, planification des actions, plan de monitoring et évaluation, suivi des indicateurs, suivi des incidents critiques, élaboration de termes de référence, revue à mi-parcours ... ;
• Effectue un suivi régulier des activités sur le terrain (si les conditions sécuritaires le permettent) pour appuyer/accompagner l'équipe dans la mise en œuvre de leurs actions et pour évaluer la pertinence des interventions en termes d'approche communautaire, de prise en compte des vulnérabilités et de réponse aux besoins;
• Analyse les défis rencontrés, proposer des solutions et des réorientations si nécessaires en lien avec son supérieur hiérarchique (y compris contribuer à l'élaboration des demandes d'avenant auprès des bailleurs de fonds) ;
• S'assure, avec l'appui de l'Unité technique régionale et du service Suivi- Evaluation-Redevabilité-Apprentissage (MEAL), que Jes normes de qualité technique (politique de planification, suivi et évaluation PSE) sont appliquées dans les projets de sa zone d'affectation et suit le déploiement des évaluations et des recommandations des missions supports et des audits-bailleurs ;
• S'assure, en collaboration avec les services finances, RH et logistique de la bonne gestion financière, RH et logistique par les chefs de projets de chacun des projets ;
• Coordonne les activités de reporting interne et auprès des bailleurs de fonds entre les différentes personnes impliquées (chefs de projet, spécialistes techniques, services partagés) et renforce Jes capacités des chefs de projet en matière de reporting ;
• Révise les rapports et s'assure de la qualité de ceux-ci avant transmission au Responsable des Opérations/Responsable Pays et dans le respect des échéances fixées ;
• Assure la conformité avec les règles de l'organisation et des bailleurs du projet, y compris la visibilité ;
• Facilite les audits internes (opérationnels, financiers et organisationnels) et assure le déploiement de leurs recommandations dans sa zone de responsabilité. '
Responsabilité 2 : Animer la coordination interne et représenter HI auprès des partenaires et parties prenantes sur sa zone afin de permettre une réponse adaptée aux besoins identifiés.
Activités:
• Anime la coordination entre les équipes projets et les services partagés {finances, logistique, ressources humaines et sécurité) au quotidien et à travers des réunions régulières pour faciliter la mise en œuvre et le suivi des activités;
• Représente HI, sur délégation du Directeur Programme régional ou Responsable des Opérations Pays, auprès des autorités et des instances locales ainsi que des acteurs humanitaires et de développement focaux et internationaux dans sa zone;
• Représente HI dans les différents forums opérationnels et techniques de coordination pertinents de sa zone d'intervention et contribue à la visibilité des activités d'HJ ;
• Représente HI et contribue à la stratégie partenariale de l'organisation dans sa zone de responsabilité en identifiant. des partenaires potentiels et en organisant, en fonction des besoins, des rencontres ou des réunions avec des partenaires ;
• Contribue, le cas échéant, à renforcer la relation d'HI avec ses bailleurs de fonds (remontée d'informations, préparation de visite bailleurs, etc.).
Responsabilité 3 : Contribuer à la vie du programme afin d'assurer une cohérence entre le contexte, les interventions et la stratégie opérationnelle du programme
Activités:
• Participe aux mécanismes de gouvernance dirigés par son responsable hiérarchique ;
• Contribue, au moins une fois par an, concernant ses projets et ses données, au pilotage annuel de la Stratégie Opérationnelle et à la planification des programmes de l'année suivante (à savoir les missions support et les évaluations) ;
• Oriente, en collaboration avec le Directeur Programme Régional/ Responsable des Opérations/Pays, les réflexions sur les propositions de nouvelles interventions ou de continuité de projets en fonction de la stratégie opérationnelle des projets ;
• Propose, sur la base des réflexions stratégiques et analyses du contexte d'intervention et si nécessaire, des ajustements dans les projets;
• Garantit une veille permanente des besoins d'intervention dans sa zone de responsabilité, le cas échéant, organise et mène la réalisation des évaluations et des diagnostics préalables à la conception d'interventions;
• Contribue a la conception et à la rédaction des nouveaux projets et de documents de qualité à l'attention des bailleurs dans sa zone d'affectation.
• Mobilise les ressources internes locales adéquates pour la conception des projets (chefs-de projet. spécialistes techniques, services partagés, etc.) ainsi que les ressources externes au programme (partenaires, parties prenantes, etc.) ;
• Assure le déploiement et la conformité avec les cadres globaux, les politiques institutionnelles et les normes de HI sur sa zone d'affectation en coordination" étroite avec le Responsable des Opérations/Pays, l'Unité technique, Ie Département Suivi-EvaJuation-Redevabilité-Apprentissage et les services partagés ;
• Met en œuvre, en lien avec son responsable hiérarchique-et le département sécurité et accès humanitaire, l'analyse et le suivi des risques et des opportunités liées à la présence et aux activités de HI et propose des actions de réduction des risques à son niveau;
• Participe, en lien avec son N+ 1 et le service sécurité et accès humanitaire, à la mise en œuvre du plan de sécurité, à son actualisation et contribue à bâtir une culture de la sûreté et de la sécurité dans sa zone;
•Pilote, dans le cas de consortium où HI a le lead, les mécanismes de coordination opérationnelle entre les partenaires du consortium afin d'assurer la complémentarité des activités et le respect des exigences du bailleur de fonds et des accords de partenariat.
Responsabilité 4 ; Assurer le management de son équipe
Activités;
• Anime et organise les espaces et temps collectifs de travail garants de bonnes synergie et d'échanges d'informations et de pratiques entre les membres de son équipe ;
• Participe au dimensionnement et à la planification des besoins en ressources humaines de son équipe et assure et/ou supervise le recrutement de son équipe; -
• Veille au développement professionnel; à l’autonomie et au bien- être au travail de son équipe ;
• Assure la cohérence-entre les besoins de HI et les compétences et la motivation de ses équipes, développe et suit le plan de développement des compétences, assure les briefing de son équipe, participe à la formation continue de celle-ci et propose des formations sensibilisations spécifique si nécessaire ; -
• Définit les objectifs individuels notamment à travers les P'PI), évalue les performances individuelles et contribue à l'évolution de carrière ; Incarne et transmet les valeurs de l’organisation, veille au respect du code de conduite et des politiques institutionnelles, de l'état/d'esprit et des comportements: individuels et collectifs, et à l'application des mesures disciplinaires,. Le cas échéant;
• Assure la bonne collaboration entre son équipe, et les autres équipes / services de l'organisation ;
• S'assure que les membres de l'équipe comr;.trennent et respectent les règles de sécurité définies dans le Plan de sécurité ;
• Veille à l'utilisation correcte des outils drd gestion RH (demande d'absence, récupération, c:.ongés ... ) ;
• Assure ou organise l'intérim de sec:; collègues durant leurs absences (congés, maladie, formation ... ).
