(Fédération Handicap International) RECRUTEMENT d’Un Assistant Approvisionnements & achats (h/f)

Mission :
Assister le logisticien base dans la gestion des approvisionnements de la base dans le respect des règles et les procédures de Hl
Responsabilité 1 : Assurer la gestion des approvisionnements de la base (la zone d'intervention)
Activités:
- Mettre en œuvre les procédures d'approvisionnement de la base et organiser les différentes étapes des achats locaux de biens et services sous la supervision directe du logisticien base: demande et recueil de devis,
- passation des commandes, suivi des livraisons ;
- S'assurer de la validation de chaque document logistique conformément aux procédures internes
- Organiser les distributions de fournitures approvisionnées dans le cadre des projets;
- Procéder à la vérification des dossiers d'achat avant leur classement ;
- Tenir à jour le suivi administratif et le classement des dossiers d'achats selon les règles définies ;
- Procéder à la mise à jour au quotidien et vérifier l’exactitude des informations du tableau de suivi des achats (TSA) pour un - envoi mensuel au logisticien base ;
Responsabilité 2 : suivre les livraisons
Activité :
- Organiser et suivre la livraison des commandes Organiser les distributions de fournitures approvisionnées dans le cadre des projets ;
- Assurer le contrôle qualité des livraisons avec le demandeur ou le service technique compétent Réceptionner et contrôler les factures des fournisseurs
- Transmettre un dossier d’achat simplifié (DAS+BL+Facture) au responsable budgétaire pour visa de réconciliation (visa d’engagement) Transmettre le dossier d’achat simplifié à la finance pour paiement

Responsabilité 3 : Gestion des réceptions, stockage et livraisons
Activités :
- Assurer le suivi de toutes les questions liées au transport de fret ;
- Assurer le contrôle sur la sécurisation du ou des stocks ;
- Assurer la réception, le contrôle et le stockage du matériel.
- Enregistrer chaque mouvement d'article sur les fiches de stock et le tableau de suivi de stock ;
- Installer des fiches d'identification article dans le stock pour l'identification des articles et des bailleurs de fonds ;
- Veiller à ce que la marchandise soit délivrée en conformité avec les normes FEFO (First Expired First Out) et/ou FIFO {First ln First Out) ;
- Préparer le bon de livraison, ainsi que la copie du document de fret pour !out envoi ;
- Suivre de près le niveau des articles soumis à l'expiration, les dates d'expiration; les possibles surplus et ruptures de stocks - Tenir à jour le tableau de suivi de stock (TSS) de manière hebdomadaire et le partager avec les responsables budgétaires

Responsabilité 4 : archivage des dossiers d'achat

Activités:

- Vérifier la présence de tous les documents des dossiers d'achat avant classement
- Numériser tous les dossiers d'achat ;
- Assurer le classement des dossiers clôturés dans les classeurs dédiés ;
- Transférer les dossiers des financements clôturés dans la salle d'archives ;
- Présenter les dossiers d'achat lors des contrôles internes et audits ..
- Autonomie
- Très bonne Maîtrise du français parlé et écrit
- Traitement de l'information
- Autonome sur fonctionnalités avancées : Word, Excel Internet, Outlook