Missions :
Assurer la gestion logistique de la base de Djibo, dans le respect du cadre interne de l'association et des règles des bailleurs de fonds et dans un souci de support constant aux activités développés.
Responsabilité 1 : Assurer le pilotage des activités logistique sur la base de Djibo .
Activités :
Assurer l’application des procédures logistiques, approvisionnement (Achat, Stock, Transport), équipements, parcs de véhicules, énergies et télécommunications, archivage, dans le respect du cadre légal, des règles internes et des règles bailleurs ;
Assurer l’analyse et le suivi des indicateurs logistiques sur la base de Djibo ;
Procéder au dimensionnement des capacités logistiques sur la base de Djibo ;
Contribuer aux rapports bailleurs et la préparation des audits pour la partie logistique.
Responsabilité 2: : Assurer la planification et garantir la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Activités :
Participer à l’élaboration et la mise à jour des plans d’approvisionnement des projets de la base ;
Assurer l’approvisionnement de la base dans le respect des règles internes, bailleurs et légales et adresser les besoins d’achat en capitale à l’assistant logistique approvisionnement après les validations requises ;
Assurer le traitement et le suivi des Demandes d’Achats et de Service (DAS) et contrôler les dossiers d’achat en amont et en aval ;
Effectuer les achats locaux ;
Effectuer l’archivage des dossiers d’achat ;
Établir les contrats fournisseurs et prestataires ;
Suivre les mouvements des stocks (entrées et sorties).
Responsabilité 3: : Superviser la gestion du parc de véhicules, son utilisation et, la gestion des autres modes de transport dans le respect des cadres internes et du plan sécurité.
Activités :
Organiser les mouvements des véhicules de manière hebdomadaire et les communiquer à l’assistant logistique SG/GPV et au responsable Logistique ;
Assurer l’expédition des équipements vers la capitale ou vers Dori pour maintenance ou réparation ;
Assurer les missions suivantes et leur report dans le tableau de suivi des véhicules :
maintenance optimale des véhicules
suivi & contrôle de l'utilisation et de la consommation des véhicules
approvisionnement et contrôle des prises de carburant des véhicules ;
Assurer le suivi des accidents de la route ;
Garantir le classement et l’archivage des dossiers, contrats et documentation en lien avec les véhicules et déplacements.
Responsabilité 4: Assurer la gestion des équipements techniques
Activités :
Participer à la validation des choix de matériels adaptés, dans le respect des procédures d’approvisionnement ;
Mettre en œuvre des procédures de gestion des équipements ;
Suivre l'installation, la maintenance, le suivi et la traçabilité des parcs ;
Superviser la gestion des sources d’énergies ;
S'assurer de la bonne application de la charte informatique et le suivi des accès mails et internet ;
Contrôler la consommation des équipements et procéder si besoin à des ajustements sur utilisation de ces équipements ;
Contribuer aux rapports financiers bailleurs, propositions de financements et élaboration/révision budgétaires pour la partie gestion des équipements.
Responsabilité 5: Réaliser le reporting de des activités logistiques de la base
Activités :
Effecteur la mise à jour du Tableau de Suivi des Equipements (TSE) et la transmettre au Responsable Logistique ;
Effectuer la mise à jour du Tableau de Suivi des Véhicule (TSV) et la transmettre au Responsable Logistique ;
Effecteur la mise à jour du Tableau de Suivi des Achats(TSA) et la transmettre au Responsable Logistique ;
Réaliser les inventaires physiques réguliers et établir le rapport des stocks et les envoyer à la capitale dans le respect des échéances ;
Faire le suivi de la consommation du groupe électrogène.
Responsabilité 6: Assurer la mise en œuvre des procédures de sécurité
Activités :
Informer son superviseur, le FSO et l’assistant Logistique SG/GPV de tout mouvement de véhicules vers Dori ou Ouagadougou ;
S’assurer que les moyens humains et matériels sont adaptés au niveau de sécurité jugé optimal ;
Communiquer sur une base régulière avec les gardiens et les chauffeurs sur les risques et attitudes à observer ;
Tenir le FSO et le Responsable logistique informés de tout incident de sécurité ;
Faire circuler les informations relatives à la sécurité des déplacements, des équipements et des bâtiments sur la base ;
Participer à l’analyse du contexte sécuritaire ;
Faire respecter les consignes de sécurité par les vigiles ;
Responsabilité 7: Assurer/Garantir la gestion des services généraux (bureaux, locaux de stockage)
Activités :
Identifier et anticiper les besoins de la base en termes de locaux ;
Assurer le suivi des contrats de charge des locaux du site (eau, électricité…) ;
Garantir la sécurisation des locaux .
Responsabilité 8: : Manager l’équipe logistique de la base de Djibo
Activités :
Fixer des objectifs et évaluer ses collaborateurs directs en lien avec le Responsable logistique ;
Veiller à la gestion de carrière de son équipe, en lien avec le Responsable des services support de la base ;
S’assurer des transferts d’informations et de responsabilités entre les personnes de son équipe dans les meilleures conditions possibles.
Responsabilité 9: Assurer la gestion administrative du département logistique de la base de Djibo.
Activités :
Collaborer à l’établissement du budget prévisionnel relatif à la logistique à la base de Djibo ;
Assurer le classement et l’archivage des documents logistiques courants ;
Informer le supérieur hiérarchique de tout dysfonctionnement ;
