Centre Africain d’Etudes de Formation Continue
RCCM: BFOUA2017B8586-IFU: 00097577S-CNSS :1290420Z,
09 BP 580 Ouagadougou 09, E-Mail : caefc.formation@gmail.com,
/Tel:(00226)76965992/79936172/71967506
www.caefc.net
I.CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Dans un environnement où la gestion rigoureuse et efficace des projets est devenue une exigence primordiale pour les organisations, les ONG, les programmes de développement et les associations, il est essentiel d’adopter des solutions numériques adaptées pour assurer un suivi et une évaluation (S&E) performants. Le manque d'outils intégrés pour collecter, analyser et visualiser les données en temps réel constitue un frein majeur à la prise de décisions basées sur des données fiables. L’intégration de KoboToolbox et de Microsoft Excel, deux plateformes robustes et complémentaires, permet d’automatiser ces processus et d'améliorer la traçabilité, la rapidité d'exécution et l'efficacité dans la gestion des projets.
II.OBJECTIF GLOBAL
Mettre en place un dispositif digitalisé de suivi et évaluation des projets et programmes pour optimiser la gestion des données, améliorer la transparence et renforcer l'efficacité des prises de décisions grâce à l'utilisation de KoboToolbox et Microsoft Excel.
III.OBJECTIFS SPÉCIFIQUES
Digitaliser le processus de collecte des données pour une meilleure accessibilité et organisation.
Automatiser l'analyse des données afin d'optimiser la réactivité et la pertinence des interventions.
Faciliter la visualisation des indicateurs de performance à l’aide de tableaux de bord dynamiques.
Renforcer les capacités des équipes en matière d'utilisation des outils numériques pour le S&E.
IV.RÉSULTATS ATTENDUS
Un système de collecte et de gestion des données entièrement digitalisé.
Des tableaux de bord interactifs et automatisés pour suivre les indicateurs clés de performance.
Une amélioration significative dans la qualité et la rapidité de la prise de décision.
Un dispositif de suivi et évaluation optimisé, fonctionnel et capable de fournir des rapports réguliers et détaillés.
V.STRATÉGIE DE MISE EN ŒUVRE
La mise en œuvre du dispositif passera par plusieurs étapes :
Diagnostic des besoins : Analyser les besoins spécifiques des projets et des programmes concernés.
Conception du dispositif digitalisé : Créer un cadre de collecte de données via KoboToolbox adapté aux besoins des bénéficiaires.
Mise en place des tableaux de bord : Utilisation d’Excel et Power BI pour l’analyse et la visualisation des données collectées.
Formation des équipes : Renforcer les capacités des acteurs dans l’utilisation des outils de collecte et d’analyse.
Suivi et accompagnement : Assurer une assistance technique post-implémentation pour garantir l'efficacité du dispositif.
VI.RÔLE ET IMPORTANCE DE POWER BI ET KOBOTOOLBOX DANS LA GESTION DES DONNÉES
1)Importance de la plateforme KoboToolbox
KoboToolbox est une plateforme dédiée à la collecte de données de terrain, notamment dans des environnements complexes. Ses fonctionnalités permettent de structurer la collecte de données via des formulaires personnalisés, d’assurer une collecte hors ligne, et de centraliser rapidement les informations sur des serveurs sécurisés. Il est particulièrement adapté aux ONG et aux projets nécessitant une collecte de données terrain rapide, fiable et synchronisée en temps réel.
2)Rôle de Microsoft Excel
Microsoft Excel, de son côté, est un outil polyvalent et familier qui permet d'analyser, de trier et de manipuler les données avec une flexibilité incomparable. Excel permet la création de tableaux de bord personnalisés, l'analyse statistique et l'automatisation des processus de suivi à travers des macros et des formules complexes. Son intégration avec KoboToolbox renforce la gestion des données de suivi.
Excel reste un des outils les plus puissants et accessibles pour l’analyse des données. Il permet aux utilisateurs de manipuler de grands volumes de données, de créer des graphiques interactifs et de produire des rapports détaillés. L’utilisation d’Excel dans le suivi et l’évaluation permet de garantir une gestion flexible et évolutive des indicateurs.
3)Synergie entre KoboToolbox et Excel
L'association entre KoboToolbox et Excel offre un dispositif puissant pour la gestion complète des projets et programmes. KoboToolbox collecte et centralise les données sur le terrain, tandis qu’Excel les analyse et les transforme en informations exploitables via des tableaux de bord personnalisés. Ce duo assure une gestion efficace, de la collecte des données à la visualisation des performances.
VII.COÛT DE MISE EN ŒUVRE DU DISPOSITIF DIGITALISÉ
Le coût de mise en œuvre prendra en compte :
L’acquisition ou la location de serveurs pour héberger les données.
La formation des équipes à l'utilisation des outils.
La conception et la mise en place des formulaires et tableaux de bord personnalisés.
Le suivi et l'assistance technique post-implémentation.
VIII.COUT DE MISE EN ŒUVRE DU DISPOSITIF DIGITALISE
Pour les services, la tarification dépend du lieu ; de la durée ; de la remise d’un support de formation à chaque participant., de la rédaction du support, Etc.
IX.OUTILS A UTILISER
KoboToolbox : Pour la collecte et la gestion des données de terrain.
Microsoft Excel : Pour la création de tableaux de bord interactifs et l’analyse des données.
Formation et Support : Pour garantir la maîtrise des outils par les utilisateurs finaux.
X.LIVRABLES
Outils Configurés : Formulaires de collecte sur KoboToolbox et tableaux de bord sur Power BI.
Rapports : Rapports personnalisés et interactifs sur Power BI, basés sur les données collectées.
Manuel de Formation : Documentation détaillée pour la formation des utilisateurs.
Rapport de Mise en Œuvre : Rapport final sur le déploiement du dispositif, incluant les recommandations pour l’amélioration continue.
En mettant en place ce dispositif digitalisé de suivi et évaluation, CAEFC vise à fournir aux projets, programmes, ONG et associations un outil puissant pour améliorer la gestion, le suivi et l’analyse de leurs interventions, contribuant ainsi à des résultats plus efficaces et transparents.
Notre service est à n’importe quel moment disponible pour vous accompagner dans la Mise en Place d’un Dispositif Digitalisé de Suivi et Évaluation à l’aide de la plateforme KoboToolbox et Microsoft Power Bi de vos projets ou programmes.
