Gestion administrative du personnel :
• Accueillir et participer au briefing administratif du nouveau personnel ;
• Recueillir et faire valider administrativement par l’Assistante RH, les demandes de congés validées par le SA(Safety Advisor) ou son remplaçant ;
• Envoyer les éléments de calcul du payroll à l’Assistante RH ;
• S’assurer que les TimeSheets des personnels de la base sont remplies, signées et envoyées à Ouagadougou ;
•Participer aux recrutements locaux et s’assurer que les dossiers RH sont complets pour établissement du contrat ;
• Communiquer régulièrement avec les équipes sur les procédures et règlements internes ;
• S’assurer que les TdR des missions sont rédigés par la base dans les délais avant envoi à la coordination de Ouagadougou ;
• Gérer administrativement les plannings des personnels support de la base.
Gestion financière ;
• Superviser la tenue physique et la sécurité de la caisse ;
• Compléter le journal de caisse à chaque mouvement de trésorerie ;
• S’assurer de la validité des pièces comptables et de leur conformité aux procédures d’INSO ;
• Traduire les pièces en français si nécessaire ;
• Suivre les échéanciers de paiement pour les contrats gérés par la base ;
• Procéder à l’inventaire de caisse quotidien et chaque vendredi avec le SA (contre signature du SA) ;
• Préparer les pièces comptables une fois contrôlées pour envoie à la Finance Officer
Gestion de la trésorerie :
• Etablir les besoins en liquidité de la base en concertation avec le SA et transmettre à la coordination ;
• Être le point focal des mises à dispositions de cash et des transferts ;
• Effectuer les décaissements et le versement des avances, dans le respect des procédures établies ;
Gestion d’équipe :
• Préparer les plannings des gardiens et chauffeurs le 25 du mois pour le mois suivant ;
• Participer au processus de recrutement et d’évaluation des membres de l’équipe logistique ;
Gestion des achats, des assets et des stocks :
• Créer et mettre à jour des listes de prix et les fichiers fournisseurs ;
• Maitriser les procédures d’achat INSO (SOP 2) ;
• Traiter les achats en conformité avec les procédures d’INSO ;
• Constituer et archiver les dossiers d’achats ;
• Suivi des contrats de la base ;
• Négocier les prix, les délais et les modalités de livraison ;
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs ;
• Gérer et suivre les entrées et sorties des différents stocks en nature ;
• Assurer un suivi détaillé et rigoureux des assets de la base (entrée, sortie, état, codification, localisation des assets) ;
Réhabilitations, entretiens et maintenances des locaux :
• Recevoir les demandes de réhabilitation, entretien et réparation des locaux (bureaux et maison) ;
• Contacter les prestataires et négocier les prix liés aux prestations ;
• Participer à la rédaction de contrats de réhabilitation, entretien et réparation ;
• Faire le suivi des travaux en s’assurant de la qualité des matériels/matériaux utilisés ;
• S’assurer que les travaux ont été faits selon les exigences du demandeur et dans « les règles de l’art » ;
Gestion du parc véhicules :
• Planifier et suivre les opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la base sous la validation du SA ;
• Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule ;
• Faire le plein des véhicules en fonction des règles imposées parle SA ;
• Participer au suivi et à la consolidation des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules et matériels thermiques ;
• Prévenir le SA Est des surconsommations de carburant et de pièces détachées ;
• Effectuer le suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules et des chauffeurs.
Préparation logistique des réunions et formations :
• Superviser la préparation de la salle de réunion et s’assurer qu’il y ait le matériel nécessaire : chaises, vidéoprojecteur, bouteilles d’eau etc...;
• S’assurer que les commandes de collations sont faites et livrées le jour des réunions;
• S’assurer que la salle de réunion et les sanitaires sont propres avant d’accueillir le public des réunions et formations.
Divers
• Travaille au bon déroulement des relations entre les services support et programme de la base ;
• Organise une planification claire et rigoureuse des activités des membres de son équipe et assure un suivi régulier sur l’état d’avancement des tâches ;
• Assure une communication écrite régulière et rigoureuse au SA sur l’avancement des activités et les problèmes rencontrés ;
• A la demande de son supérieur et/ou responsable du département, pour le bien de la mission, le/la FOA sera amené(e) à réaliser d’autres tâches non-décrites dans ce document ;
• Fait preuve d’une grande rigueur, de confidentialité et d’honnêteté dans son travail. Il/elle ne pourra divulguer les informations personnelles ou stratégiques de la mission sans en demander l’autorisation explicite de son supérieur ;
• Force de proposition pour améliorer l’environnement et la qualité de travail de l’ensemble de la base.
Prévention des abus :
• Participe activement à la prévention et détection des abus en tout genre (harcèlement, abus de pouvoir, fraude, corruption...) ;
• Participe activement au renforcement de tous les dispositifs anti-fraude et anti-corruption ;
• Participe activement à la promotion et au strict respect:
O De la Politique de sauvegarde et de protection contre l'exploitation et les abus sexuels (PEAS) ;
O De la Politique du Traitement des rapports/signalements en matière de protection ;
O Du Code de conduite ;
O De la Politique de dénonciation ;
O De la Charte Ethique et Juridique pour le Personnel d’INSO ;
O Du Règlement d’Ordre Intérieur d’INSO Burkina Faso ;
• Informe son superviseur ou une autre personne pertinente de tout abus ou de suspicion d’abus.
Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.
