Avis de Recrutement d’un assistant administratif

Sous la supervision du Directeur Général, l’Assistant Administratif sera chargé de :
1- La Gestion administrative et le rôle d’attaché de Direction
- Organiser les audiences et rendez-vous du Directeur Général ;
- Servir de bras droit du Directeur Général et contribuer directement à la réalisation de ses objectifs ;
- Assurer l’expédition des affaires courantes, pendant l’absence de la secrétaire de Direction ;
- Rédiger des courriers administratifs ;
- Conduire le Directeur Général dans la ville de Bobo Dioulasso et environs en cas dez besoin ;
- Exécuter toutes tâches qui lui sera confiée par le Directeur Général dans le cadre de la réussite de sa mission ;
2- La Gestion des missions
- Etablir les demandes d’achat des billets d’avion ou de bus pour les voyages à l’étranger et à l’intérieur du pays siège ;
- Collaborer avec les compagnies aériennes ou agences de voyages partenaires pour les options de réservations de vols optimales et efficientes ;
- Faires les réservations de chambres d’hôtels à l’intérieur et à l’extérieur du pays siège ;
- Suivre et faire le point mensuel ou périodique des achats des billets utilisés et non utilisés.

3- La Gestion du protocole
- Organiser le volet logistique des réunions, évènements et cérémonies officielles ;
- Participer à la préparation des documents administratifs de travail destinés aux sessions du conseil d’Administration et du Conseil scientifique ;
- Servir d’intermédiaire entre le CIRDES et le Ministre des Affaires étrangères du pays siège et animer un réseau de contacts dédiés à assurer la bonne organisation des évènements officiels (membres des organes du CIRDES, ministères de tutelle des pays membres) ;
- Apporter le soutien nécessaire pour faire bénéficier les privilèges et immunités contenus dans l’accord de siège ;
- Assurer la pause-café pendant les réunions à la Direction ;
- Tenir et mettre à jour la liste diplomatique des pays membres (Ministères, ambassades ou consulats des pays membres).

4- La Gestion du centre d’accueil des stagiaires
- Organiser l’accueil et l’hébergement des stagiaires au centre d’accueil conformément à la décision d’accueil des stagiaires ;
- Superviser l’agent posté au centre d’accueil en veillant à la propreté et à l’hygiène des lieux ;
- Recenser en collaboration avec l’agent posté au centre d’accueil les différents besoins et contribuer de concert avec la Direction administrative et financière à leur satisfaction ;
- Etablir les quittances d’hébergement et verser systématiquement tout encaissement à la caisse ;
- Faire l’état mensuel des encaissements versés à la caisse.